De 5 beste stappen om een boekhoudprogramma te kiezen

Een boekhoudprogramma is voor veel ondernemers een must om de administratie bij te houden, offertes en facturen te versturen en de btw aangifte te doen. Het voordeel anno 2022 is dat de keuze reuze is wat betreft boekhoudprogramma’s. Voor iedere ondernemer zit er wel een programma tussen dat aansluit bij de wensen.

Maar dit voordeel is ook een nadeel. Met het grote aanbod van nu is het kiezen van een boekhoudprogramma is niet zo gemakkelijk meer. Daarom hieronder 5 stappen die je helpen tot het maken van een keuze voor een boekhoudprogramma.

1. Welke opties heb je?

Voordat je kiest voor een boekhoudprogramma moet je erachter komen of dit inderdaad voor jou de beste manier is om de administratie te doen. Je kunt namelijk ook Excel gebruiken. Of als je liever helemaal niet met de boekhouding bezig bent, dan is een boekhouder wellicht iets voor jou.

1.1 Excel voor starters prima

Voor startende ondernemers met weinig financiële mutaties is Excel prima om in te werken en vaak nog gratis ook. In Excel kun je templates gebruiken om de boekhouding in te vullen. Het is wel handig om enige kennis van Excel te hebben, wil je dit als boekhoudprogramma gebruiken.

Verwacht je dat de financiële activiteiten snel zullen toenemen, dan wordt Excel al snel te beperkt. Een foutje is snel gemaakt. En overzicht bewaren in de spreadsheets van het Office programma is moeilijk.

1.2 Boekhouder neemt je alles uit handen

Voor degenen die de elke maand weer enorm opkijken tegen de boekhouding, helpt een boekhoudprogramma wel, maar is een boekhouder of accountant de beste oplossing. Het is een investering, maar dan heb je helemaal geen omkijken meer naar de boekhouding.

Een kenner op dit gebied zorgt ervoor dat de boekhouding in orde is. En jij kunt je focussen op wat ondernemer zijn zo leuk maakt.

1.3 Boekhoudprogramma uitkomst voor de meeste ondernemers

Voor iedere ondernemer die zo weinig mogelijk energie in de boekhouding wil steken, maar het in eigen hand wil houden, zijn er boekhoudprogramma’s. En niet zo weinig ook. Voor iedere ondernemer zit er wel een boekhoudprogramma tussen wat past binnen de wensen en het budget.

2. Waarom een boekhoudprogramma?

Een boekhoudprogramma is meer dan alleen een plek waar je kunt berekenen wat de winst is en hoeveel de omzet is gestegen. Het is een soort opslagplek voor alles wat met boekhouding te maken heeft.

Eenvoudige boekhoudsoftware maakt het erg aantrekkelijk voor ondernemers die geen tijd kwijt willen raken aan de boekhouding, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en kleine mkb’ers op een rij.

2.1 Voorkomt boetes van de Belastingdienst

Dat klinkt basaal, maar niet alleen het opslaan van bonnetjes en facturen is van belang. Als ondernemer ben je namelijk verplicht om alle administratie zeven jaar te bewaren. En het liefst op een overzichtelijke manier.

De Belastingdienst kan namelijk te allen tijde aanbellen om jouw administratie te checken. En als deze er niet is, of niet op orde, dan zal de Belastingdienst je hiervoor flink beboeten. Alleen daarvoor al is een boekhoudprogramma belangrijk.

2.2 Boekhoudprogramma maakt cijfers inzichtelijk

Daarnaast helpen deze programma’s met het inzichtelijk maken van de cijfers die je met de onderneming draait. Hoe uitgebreider het pakket, hoe uitgebreider en gedetailleerder cijfers geanalyseerd kunnen worden. Ook hier weer bepaal je zelf hoe ver je daarin wilt gaan.

Naast opslag en cijfers, kun je vaak ook offertes en facturen opmaken en de btw aangifte versturen vanuit het boekhoudprogramma. Op die manier loop je niet te prutsen in Word of een ander opmaakprogramma.

2.3 De btw aangifte wordt een peulenschil

Tot slot is een boekhoudprogramma ook nog erg handig voor het doen van de btw aangifte. De meeste ondernemers moeten eens in de drie maanden de btw aangifte invullen en opsturen. Als je te maken hebt met veel bonnetjes en facturen kan dit ingewikkeld zijn.

Een goed boekhoudprogramma maakt het invullen van de btw aangifte een peulenschil.

En twijfel je over de aangifte, dan kun je bij verschillende programma’s een boekhouder laten meekijken. Je vult zelf de cijfers in en laat daarna een boekhouder alles checken. Hiermee bespaar je het geld van het laten doen van de boekhouding, maar voorkom je fouten en problemen.

3. De kosten van een boekhoudprogramma

Het gebruik van Excel is gratis. Helaas is een boekhoudprogramma dat vaak niet. Je betaalt maandelijks een vast bedrag. Dat bedrag is afhankelijk van het pakket dat je afneemt. En net als met alles: hoe uitgebreider, hoe duurder.

3.1 Gratis programma voor starters

Voor zelfstandig ondernemers is het zelfs mogelijk om toch gratis zo’n programma te gebruiken. Je bent dan wel beperkt in de mogelijkheden. Denk hierbij aan een maximum aan facturen dat je kunt versturen.

Je kunt hier prima mee beginnen. Check dan wel van tevoren wat de doorgroeimogelijkheden zijn bij de aanbieder van het boekhoudprogramma. Kun je gemakkelijk een pakket upgraden.

Het is namelijk erg vervelend als je na een tijdje het maximum overschrijdt en dus alle gegevens moet overzetten naar een ander programma.

3.2 Afweging functionaliteiten van een boekhoudprogramma

Het is overigens belangrijk dat je niet alleen kijkt naar het maximum aantal facturen dat je kunt versturen met een boekhoudpakket. Andere functionaliteiten zijn ook van belang.

Wil je vanuit je boekhoudprogramma de btw aangifte kunnen doen, dan zoek je naar een programma dat dit aanbiedt.

Verwacht je snel te groeien en denk je dan de hulp van een boekhouder nodig te hebben? Kies dan voor een programma waar een boekhouder op termijn kan gaan meekijken. 

3.3 Kies voor wat bij jou past

Het is net als het kiezen van een mobiel abonnement, een alles-in-1 pakket voor TV, internet en bellen of het kiezen van een leaseauto. Je moet afwegingen maken tussen dingen die jij belangrijk vindt.

Vaak is het mogelijk om een boekhoudprogramma een tijdje uit te proberen. Maak van deze mogelijkheid gebruik. Los van dat het een investering is, voorkom je zo ook dat je na een jaar al je gegevens moet overzetten omdat je toch niet helemaal tevreden bent met het huidige pakket.

4. De vele voordelen van een boekhoudprogramma

Ze zijn her en der al voorbijgekomen, samengevat zijn de voordelen van een boekhoudprogramma:

• Een boekhoudprogramma verschaft inzicht in de cijfers en overzicht van jouw onderneming.
• Het is een opslagplaats voor alle administratie en voorkomt problemen met de Belastingdienst.
• Het is een plek waarvandaan je facturen en offertes kunt versturen.
• Het helpt je bij het invullen van de btw aangifte.
• Het is goedkoper dan een boekhouder.
• Een boekhoudprogramma maakt het mogelijk dat een boekhouder meekijkt.
• Het is gemakkelijk om mee te werken.
• Het is online overal te bereiken.

4.1 Weinig kennis vereist, en altijd bereikbaar

De laatste twee voordelen hadden we nog niet genoemd. Allereerst is het vrij gemakkelijk om met een boekhoudprogramma aan de slag te gaan. Het wijst zich vanzelf. Stap voor stap kun je de boekhouding invullen en bijhouden.

En nogmaals, als je er niet helemaal zeker van bent, kun je een boekhouder mee laten kijken.

Daarnaast is een dergelijk programma overal te gebruiken. Ben je veel onderweg, dan kun je via een netwerkverbinding toegang krijgen tot de boekhouding. Dit kan via de smartphone (door middel van een app) of via een laptop of tablet.

5. Een keuze maken

Zoals gezegd moet je uiteindelijk zelf een keuze maken. Kies voor een boekhoudprogramma dat bij jou past en waarbij je de mogelijkheden hebt om uit te breiden.

Ben jij iemand die graag werkt met uitgebreide rapportages van cijfers, dan ligt jouw focus op die functionaliteit. En werk je veel via de smartphone of tablet, kies dan voor een boekhoudprogramma met een app.

5.1 Wensen hebben een prijskaartje in de boekhouding

Het is dus aan jou om de juiste keuze te maken. En wat voor jou werkt, hoeft voor de onderneming van een vriend niet te werken.

Het juiste programma om de boekhouding in bij te houden voor jou komt jouw wensen tegemoet. Maar let wel, aan elke wens hangt een prijskaartje. Hoe uitgebreider, hoe duurder. En dus moet je goed nadenken over hoe belangrijk een bepaalde functie voor jou is.