De 7 beste tips voor betrouwbaar en efficiënt tijd schrijven

Administratie zoals tijd schrijven is saai. Als jij voor je project, organisatie of voor jezelf tijd moet schrijven dan is het vaak een moetje.

Ook met jouw medewerkers. Het is een strijd om alles correct te registreren en om alle uren bij te houden. Een klus die niemand graag doet en tijd schrijven gebeurd daardoor niet altijd even zorgvuldig.

Communicatie en een tegemoetkoming om het erg gemakkelijk te maken voor jouw medewerkers is essentieel. We geven je graag een zevental tips om de urenregistratie voor jou en jouw medewerkers te laten slagen. Laten we snel van start gaan. 

1. BENADRUK dat tijd schrijven sleutel is tot gezonde bedrijfsvoering

Het is belangrijk dat je duidelijk uitlegt waarom het registreren van de uren en een urenregistratiesysteem zo belangrijk is voor de organisatie. En dat de uren registratie domweg omzet oplevert!

Het klinkt super controlerend, maar tijd schrijven is key voor een gezonde bedrijfsvoering. Het staat niet voor niets hoog op de wensenlijst van bedrijven.

En daaraan gekoppeld is het een belangrijk doel om een efficiënte administratie te kunnen voeren. Want je wilt eenvoudigweg toch weten waar de tijd blijft?

Want weten waar uren aan besteed worden is een simpele manier om te zien wat er gebeurt in alle uren en om te ontdekken of er een productiviteitsverbetering kan worden gerealiseerd.

Op individueel niveau is dit van belang, op (project)team niveau en uiteindelijk ook op bedrijfsniveau.

Urenregistratie levert domweg omzet en is key voor een gezonde bedrijfsvoering

1.1 Uren schrijven is factureren

Als je op uurbasis factureert dan is het cruciaal, dat je een goede en betrouwbare urenregistratie hebt.

Het helpt om de omzet en de winstgevendheid te meten en ook om op tijd te factureren. Want hoe sneller de uren geregistreerd zijn, hoe eerder gefactureerd en betaald wordt door de klant.

Het tijd schrijven is eigenlijk een indirecte manier van factureren. Als alle uren goed zijn ingevoerd en ook goed zijn verantwoordt, dan wordt de factuur sneller geaccepteerd  en wordt hij ook snel voldaan.

2. Beloon discipline en geef zelf het goede voorbeeld

In lijn met de eerste tip, is tip twee een logisch gevolg. Het is belangrijk, dat de basis goed is en daardoor de achterliggend vervolgstappen niet in de knoei komen. 

Het werkt werkvreugd verlagend als je iedereen iedere week achter de broek aan moet zitten om de uren te schrijven. Het kost tijd van de manager daarmee inefficiënt.

Het is voor hem of haar demotiverend maar ook voor de persoon die herinnerd wordt. Keer het om en zorg daarom voor een positieve incentive voor iedereen die het goed en op tijd doet.

Of een ludieke straf, zoals een paar euro in de snoeppot doen is een goede optie.  O ja, geef zelf het goede voorbeeld!

3. Keep it simple is mogelijk

Hoe gemakkelijker tijd schrijven te doen is, des te minder fouten er gemaakt worden en en sneller het ingevoerd wordt. Er zijn verschillende soorten uren welke geregistreerd worden.

Beperk het aantal urensoorten en let op met de interne projecten. Want dan is het risico aanwezig dat er ‘maar wat’ gekozen wordt. En dan klopt de sturingsinformatie en facturering niet meer.

Laat de medewerkers een paar steekwoorden als toelichting achter de ingevulde uren plaatsen. Slimme software die hier voor ontwikkeld is kan hier behulpzaam zijn.

Zo is bijvoorbeeld in TimeChimp het mogelijk om medewerkers de uren via een app, agenda, timesheet of timetracker te laten registeren. 

Beperk het aantal urensoorten en let op met de interne projecten. Voorkom het risico dat er ‘maar wat’ gekozen wordt.

4. Combineer tijd schrijven en projectmanagement

In de eerste plaats helpt het om ieder project te voorzien van een eigen budgetbegroting. Ten tweede hebben medewerkers vaak individuele doelen om een aantal uren te behalen voor klanten of een bepaalde omzet target. Zo kan je bedrijf omzet en winstdoelen begroten.

Wanneer deze doelen niet goed afgesproken en/ of gecommuniceerd worden dan lukt het niet de twee bovenstaande doelen te realiseren.

Het is dus belangrijk om de begrotingen van een project vooraf goed vast te leggen en voor de projectleden toegankelijk te maken. Het is ook belangrijk om inzichtelijk te maken of en hoe de doelen behaald zijn.  

Maak dit volledig en transparant inzichtelijk op zowel projectniveau en ook op het niveau van de medewerker. Neem dit ook mee als je een urenregistratie tool wilt selecteren. 

4.1 Evalueer het tijd schrijven regelmatig

Als je dit zo ingeregeld en afgesproken hebt, dan is makkelijk om nu vragen waar de tijd blijft per medewerker en dat in te zien.

Ga regelmatig de doelen en de resultaten evalueren stel ze bij indien nodig. Of voeg nieuwe doelen toe.

5. Registreer ook de niet-factureerbare uren.

Het lijkt efficiënt tijd schrijven om alleen de te factureerbare uren vast te leggen. Doe dat niet want het zorgt voor een incompleet beeld van hoe de totale tijd besteed wordt.

Het is daarom belangrijk om gewoon alle uren vast te laten leggen. Met dat inzicht is er eventueel een mogelijkheid om de omzet te verbeteren en te verhogen. 

5.1 Volledig tijd schrijven

Kies voor “volledig tijd schrijven” waarbij de medewerkers alle uren volgens hun weekrooster vastleggen. Niet geschreven uren zorgen namelijk niet voor meer inzicht.

Mogelijk is er in deze uren wel aan projecten van klanten gewerkt? Deze uren hadden dan ook gefactureerd moeten worden.

Toch? Daarnaast kan het een vertekend beeld geven als niet alle tijd – dus budget – geregistreerd is.

5.2 Dus ook alle uren..

Het is gemakkelijk om te ontdekken of iemand zijn urenregistratie goed heeft gedaan. Het weekrooster van bijvoorbeeld 40 uren moet ook gelijk zijn aan de 40 geschreven uren.

Vandaar het advies om ook de uren te registreren als iemand verlof heeft gehad of ziek is geweest.

Het is zo mogelijk om alle verlofdagen goed bij te houden. Als verlof, verzuim en urenregistratie in een omgeving geregeld is, dan sla je drie vliegen in een klap.

Ja het is een dingetje, want het lijkt op bureaucratie. Dat klopt, ik zou het bij voorkeur professionele bureaucratie noemen. Het helpt!

Want dan is het niet meer nodig om dit in een losse mails of excel bestanden te verwerken. Over efficiëntie gesproken. 

6. Keur op eenvoudige manier de uren goed 

Een belangrijk processtap is de controle. Controleren of iedereen de uren correct zijn verantwoord en goed zijn ingevoerd.

Want daarna volgt de facturatie. Ook hier is het dus weer belangrijk om alle uren goed en correct zijn geschreven.

Het is goed om dit controle proces te automatiseren. Hoe gemakkelijker de urenregistratie, hoe minder lang controle nodig is.

Zeker als jij en de medewerkers tijd schrijven gewend zijn kan de controle kort zijn.

Een controle van de normuren en van de tijdsbesteding welke niet aan klanten wordt gewerkt is verstandig.

7. Automatiseer facturatie vanuit de urenregistratie 

Het schrijven van uren is een factuurspecificatie is voor uw klanten. En dat onze laatste tip voor efficiënt tijd schrijven.

Zorg voor software pakket de geregistreerde uren die in een paar handelingen om kan zetten in facturen. Nog beter: Met slechts een druk op de knop.

Het is vreselijk inefficiënt als je in dit twee systemen moet doen. En je loopt het risico dat je niet alle uren of teveel uren factureert.

Bij handmatig handelingen is een foutje snel gemaakt. Een systeem is gemakkelijker en voorkomt ook dat uren vergeten worden. 

Stop de strijd over tijd schrijven

Als je als zzp’er of als een bedrijf welke uren registreert dan herken je problematiek. Maar het is direct gekoppeld aan de bedrijfsresultaat. Dus dat het goed en op tijd gebeurt is essentieel.

Met de zeven tips komt je al een heel eind.

Voorkom de eeuwige strijd om mensen achter de broek te moeten zitten om de uren goed en correct te registreren.  Tijd schrijven is niet moeilijk!

Meer weten over de winst van productiviteit en hoe een effectieve urenregistratie bijdraagt aan een winstgevende bedrijfsvoering?

Klik op onderstaande oranje buttons en ontdek de mogelijkheden van  TimeChimp.