Wat zit in een boekhoudpakket voor een zzp administratie?

1. Een boekhoudpakket hoeft niet ingewikkeld te zijn

Wanneer je een ZZP’er bent dan moet je ook een administratie bijhouden. Niet alleen is dit voor de belastingdienst verplicht, maar voor jezelf is het ook belangrijk. Je wilt natuurlijk weten wat er verdient wordt en wat voor kosten je maakt.

Voor inzicht in je bedrijf heb je een goede administratie en boekhoudpakket nodig. Uiteindelijk wil je als ondernemer natuurlijk winst maken om zo van de leuke dingen in het leven te genieten.

1.1 Wat zegt de belastingdienst over een zzp administratie?

Er zijn van de belastingdienst geen specifieke eisen.  Maar ze noemen als algemene eis “een deugdelijke administratie te voeren op een manier die controlerende belastingmensen snel inzicht kan geven”.

Zowel digitaal als op papier moet je de administratie 7 jaar bewaren.

Deze 7 jaar bewaartermijn geldt ook voor agenda’s, notities, bankafschriften, kassabonnen, contracten enzovoorts. Door de mogelijkheid om dit digitaal te doen, is dit niet meer zo spannende eis meer.

1.2 De zzp administratie uitbesteden of zelf werken met een boekhoudpakket

Veel zelfstandigen ‘genieten’ niet van hun administratie.  Dus besteden veel ZZP’ers hun administratie volledige uit aan een boekhouder of accountant. Wel heeft dit behoorlijke kosten tot gevolg, terwijl de boekhouding van een ZZP’er helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn.

Wij zullen hierna uitleggen waar een zzp administratie aan moet voldoen. Onder het artikel staan bovendien links naar pagina’s die hier verder op ingaan.

2. Een online boekhoudpakket

Je kunt de boekhouding natuurlijk ook via een papieren systeem doen, maar het kan je veel werk uit handen nemen om een online boekhoudpakket te gebruiken.

Voor de zzp administratie heb je veelal geen duur boekhoudpakket nodig. Meestal is de boekhouding namelijk helemaal niet ingewikkeld. Op onze speciale pagina hebben wij een overzicht van de top 10 online boekhoud pakketten gegeven, waarbij je op basis van eigen wensen een boekhoudpakket kan selecteren.

De pakketten zijn onder andere geschikt voor een starter- en zzp administratie. Hieronder een overzicht wat minimaal in zo’n administratie aanwezig moet zijn.

2.1 Wat moet er in elke administratie aanwezig zijn

Een administratie bevat een aantal basisgegevens, die hieronder kort zullen beschrijven.

2.1.1 De grootboekadministratie

Een grootboekadministratie bestaat uit enkele “verzamelmappen” waarin inkomsten en uitgaven in groepen als geleverde producten, maar ook autokosten, zoals brandstof, onderhoud, zakelijke tankpas enz). Maar ook telefoonkosten (een smartphone, zakelijke mobiel abonnement, accessoires), ontvangen btw, kosten van de bankrekeningen, betaalde btw enzovoorts zijn hierin ondergebracht.

Elk onderwerp heeft een eigen uniek nummer, wat we een grootboekrekeningnummer noemen. Het grootboek is ook wel de schil om de boekhouding. 

2.2.2 Debiteuren en crediteurenadministratie

Facturen van klanten (debiteuren) en van leveranciers (crediteuren) staan hier gespecificeerd met hun bedragen, openstaande posten en btw. Vanuit de in- en verkoopadministratie verkrijg je deze gegevens.

2.2.3 Voorraadadministratie

Wanneer je met inkoop en verkoop van goederen (winkel, webshop) werkt dan zult je minimaal eens per jaar een inventarisatie moeten uitvoeren en de voorraad en deze waarde moeten vermelden in je boekhouding.

Ook kun je een geautomatiseerde voorraadadministratie bijhouden met bepaalde boekhoudpakketten. Wanneer je veel inkoopt en verkoopt kan dit interessant zijn.

2.2.4 In- en verkoopadministratie

De in- en verkoopadministratie is het inboeken van de verkoop- en inkoopfacturen op je grootboekrekeningen.

Verkoopfacturen worden in een boekhoudpakket meestal automatisch aangemaakt bij het maken van facturen. Inkoopfacturen kun je handmatig in het systeem inboeken.

2.2.5 Loonadministratie

Wanneer je personeel in dienst hebt, dan is een aparte loon administratie nodig in je boekhoudpakket.

3. Facturen aanmaken via een online boekhoudpakket

Wanneer je een dienst levert of een product verkoopt dan maak je een factuur die door de afnemer of klant betaald moet worden. Vaak kunt je met een boekhoudpakket facturen maken maar dit kan ook handmatig via Excel, al heeft administratie in excel wel zijn nadelen.

Aan elk factuur worden enkele eisen gesteld door de Belastingdienst, die wij hieronder kort samenvatten:

• Facturen moeten een datum en een doorlopend nummer bevatten
• Op deze factuur staat de naam, het adres en je btw nummer van je onderneming
• Er moet duidelijk vermeld staan wat de verrichte dienst of geleverde product is.
• Prijzen moeten exclusief btw vermeld worden
• De btw bedragen dienen naar percentage gesplitst worden

Papierloze facturatie kan tegenwoordig eenvoudig en goedkoop met een facturatiemodule, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste facturatieprogramma’s voor zzp’ers op een rij.

3.1 Onkosten boeken

Zakelijke gemaakte kosten moeten in de boekhouding vermeld worden. Onkosten kan je van de winst aftrekken waardoor er minder (inkomsten)belasting betaalt hoeft te worden en je de btw voor de inkoop mag terugvorderen.

Deze uitgaven dienen uiteraard een zakelijk karakter te hebben waarbij er volgens “goed koopmansgebruik” gehandeld dient te worden. Autokosten en reiskosten moet je ook in de boekhouding melden, maar ook een afschrijving van de waarde van de inventaris, gereedschap, computer enzovoorts.

3.2 Aangifte van btw

De btw aangifte moet je vanuit de boekhoudpakket regelen. Meestal doe je dit eens per kwartaal. Met een modern boekhoudpakket kan dit vaak met simpele druk op de knop. Hiervan krijg je de print die je kunt overbrengen naar de elektronische aangifte via de website van belastingdienst!

Het verschil tussen de ontvangen btw, vermeld op je verkoopfacturen, en de btw die je betaald hebt bij inkopen of onkosten, is wat je moet betalen aan btw.

Wanneer dit een laag bedrag is dan mag je wellicht van de Kleine Ondernemers Regeling (KOR) gebruikmaken.

Regel je belastingaangifte en betaling op tijd. Te laat aangifte doen word je erg kwalijk genomen en – weet ik uit ervaring – leidt tot een forse boete.

3.3 De winst-en-verliesrekening

Aan het eind van elk kalenderjaar dient er een winst-en-verliesrekening gemaakt te worden waarin te zien welke winst je bedrijf heeft gemaakt. Dit is een verzameling van de cijfers van jouw bedrijf waarin staat hoeveel je hebt verdiend. Het zegt ook iets over het vermogen welke schulden je nog aan leveranciers (crediteuren) moet betalen, hoeveel je nog van klanten (debiteuren) krijgt enz.

Samengevat is het een soort schoolrapport waarin te zien is hoe goed of slecht het met je onderneming gaat.

De winst welke vermeld is in de winst- en verliesrekening is het uitgangspunt voor hoeveel inkomstenbelasting je mag (moet..) betalen.

4. Belasting betalen betekent dat er geld verdiend is

Iedereen moet belasting betalen. Aan de andere kant betekent het betalen van inkomstenbelasting dat je verdiend hebt.

Elk jaar tussen maart en april moet je de inkomstenbelastingaangifte doen. Uitstel vragen is wel mogelijk, mits tijdig aangevraagd.

Het uitgangspunt is dus de winst die in de winst-en-verliesrekening vermeld staat in de zzp administratie.

Op dit basisbedrag kan nog belastingvoordelen hebben zoals zelfstandigenaftrek, MKB winstvrijstelling en startersaftrek.

5. Ga met je boekhoudpakket cloud in

Hierboven is kort uitgelegd wat er allemaal nodig voor een goede zzp administratie. Omdat het je veel kosten bespaard om het zelf te doen, kunt je overwegen een online boekhoudpakket aan te schaffen.

Je zal zelf ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Ook als je alleen facturen maakt of een hele kleine boekhouding hebt, kan het voeren van de administratie in een echt boekhoudpakket veel voordelen opleveren.

Aarzelt je nog? Lees anders eerst het artikel met 7 tips voor online boekhouden.

Weet je het al? Bij e-Boekhouden heb je bijvoorbeeld voor factureren en boekhouden genoeg keuze! Probeer hun pakket geheel vrijblijvend 14 dagen gratis.

Als je minder mogelijkheden nodig hebt, omdat je bijvoorbeeld een beperkt aantal facturen per jaar maakt, selecteer dan je eigen pakket in onze top 10 online boekhoud pakketten.