Het regelen van de zakelijke administratie is bij de meeste ondernemers niet een favoriet actiepunt. En van die ondernemer die zegt dat de administratie hem energie geeft, is de kans groot dat hij een toneelstukje opvoert. Toch moet je dit goed op orde hebben.
De zakelijke administratie is iets dat goed geregeld moet zijn om overzicht te hebben hoe je onderneming er financieel voor staat. Het onjuist of onvoldoende bijhouden en invoeren hiervan kan je veel gedoe, tijd en ook geld kosten. Daarnaast kijkt de Belastingdienst ook altijd scherp mee.
1. Tips voor jouw zakelijke administratie
Daarom vijf tips voor jou om die vermoeiende administratie snelle manier te regelen die jou vooral niet teveel tijd kost. In onze termen ‘administratie met gemak’.
1.1 Regelmaat
Plan voor jezelf gezette tijden in voor het bijwerken van de zakelijke administratie van jouw onderneming. We weten allemaal dat ondernemers weinig tijd hebben. Het is dan ook gemakkelijk om deze taak uit te stellen of zelfs te vergeten.
Maak er bijvoorbeeld een gewoonte van om bijvoorbeeld elke woensdag met een kop koffie om 11:00 de boekhouding bij te werken.
Vervolgens kun je tijdens de lunch de smaak van administratie wegspoelen en weer energie opdoen voor de rest van de dag.
1.2 Open meerdere rekeningen
Overzicht houden over alle kosten en inkomsten op één zakelijke rekening kan best lastig zijn. Het openen van meerdere rekeningen kan je helpen beter overzicht te houden over wat er binnen komt en welke betalingen nog gedaan moeten worden uit verschillende potjes..
1.3 Creëer potjes voor overzichtelijke zakelijke administratie
Als toevoeging op het vorige punt kun je meerdere rekeningen gebruiken om te gaan werken met verschillende potjes. Dit schept helderheid in je administratie. Zo moet je opletten de ontvangen btw niet te snel uit te geven, want deze btw rijkdom is tijdelijk.
Zoals je thuis misschien een speciaal vakantiepotje hebt, kun je voor je onderneming verschillende ‘potjes’ maken voor de btw, inkomstenbelasting, afschrijving zakelijke auto, onvoorziene kosten, en dergelijke.
Op deze manier heb je voor jezelf helder hoe je ervoor staat en wat je te besteden hebt. Het geeft je een beter beeld van het geld dat momenteel in je onderneming zit dan dat je alleen één bedrag ziet staan.
1.4 Bouw een bumper op
Voorzie jezelf van een bumper. Bumper? Een bumper zit op een auto zodat de auto tegen een stootje kan. Datzelfde geldt voor deze bumper. Zie het als een potje voor onvoorziene kosten, een buffer.
Mocht het gebeuren dat je laptop crasht, dan heb je een potje waaruit je meteen een nieuwe kunt aanschaffen. Zo hoef je geen geld van je privérekening te halen en bewaar je de continuïteit van je onderneming.
Ook geeft het meer rust als je een bumper (reservering) meeneemt in de zakelijke administratie.
Regel een bumper in jouw huishoudboekje
1.4.1 Hoeveel moet ik hiervoor opzij zetten?
Dit bepaal je zelf. Hierbij moet je onder andere de apparatuur waarmee je werkt in ogenschouw nemen.
Een ondernemer die afhankelijk is van machines heeft waarschijnlijk behoefte aan een hoger bedrag dan iemand die alleen een laptop nodig heeft voor zijn business.
Een machine is namelijk. duurder om te vervangen dan een laptop. Houd hiermee dus rekening in je zakelijke administratie. Maak ruimte voor het opbouwen van een buffer.
Dit kun je bijvoorbeeld doen door een deel van je winst op te slaan onder de noemer ‘buffer’ of ‘onvoorziene kosten’ of ‘reserveringen’.
1.5 Salaris
Elke ondernemer wil leven van zijn eigen onderneming. Logisch. Maar het gebeurt niet vaak dat de inkomsten van een onderneming regelmatig zijn. Zeker voor kleinere ondernemingen is de ene maand de andere niet.
In dit geval is het handig en goed om in de administratie een vast bedrag aan salaris mee te nemen. Betaal jezelf een steady salaris uit.
1.5.1 Weersta de verleiding van een eenmalig hoog salaris
Mocht de winst de ene maand erg hoog uitpakken, kom dan niet in de verleiding jezelf ook meer uit te keren. Beter is om de regelmaat aan te houden.
In een goede maand stal je de overige winst in het potje salaris. In een magere maand kun je dit dan gebruiken om je eigen salaris uit te betalen.
Kom je er na een aantal maanden achter dat je standaard overhoudt, dan kun je besluiten je eigen uitbetaling op te schroeven. Als je een goede zakelijke administratie hebt, kun je dit snel waarnemen.
2. Zakelijke administratie met gemak
Met deze 5 tips maak je de administratie een stuk gemakkelijker voor jezelf. Misschien ga je het zelfs leuk vinden. Als laatste willen we je meegeven dat een online boekhoudpakket een waardevolle toevoeging is.
Hieronder vind je 3 suggesties.
Eenvoudige boekhoudsoftware maakt het erg aantrekkelijk voor ondernemers die geen tijd kwijt willen raken aan de boekhouding, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en kleine mkb’ers op een rij.
Expert in (online) communicatie, deelt graag kennis in zijn leaseauto artikelen en zakelijke apps op onze website. Ooit begonnen in het team toen hij nog studeerde, nu is hij werkzaam o.a. als professional senior communicatieadviseur.
