Kilometer registratie, waarom is het überhaupt nodig?

Een auto op naam van de zaak zetten en gedeeltelijk privé gebruiken of je privé-auto zakelijk gebruiken, is een lastige materie.

Een erg simpele conclusie is dat wanneer de bijtelling (inclusief bijtelling van de BTW) van een zakelijke auto hoger is dan de werkelijke kosten, het verstandiger is een privé-auto zakelijk te gebruiken.

Als je een bijtelling wilt voorkomen, dan is een rittenregistratie noodzakelijk. De belastingdienst is niet mals bij het uitdelen van boetes (ruim €5700,-) als je dit ontduikt.

Op deze site worden een aantal rittenregistratie inbouw oplossingen met elkaar vergeleken, inclusief uitleg.

Een hulpmiddelom de rittenregistratie bij te houden kan met een zogenaamd GPS Tracking systeem. Hierbij wordt er een kastje met GPS in de auto geplaatst door een dealer of je kan het zelf inbouwen.

Zo’n systeem houdt precies bij waar je heenrijdt, zodat je al de kilometers heel nauwkeurig geregistreerd hebt. Dit kastje mag je overigens niet uitzetten.

Een andere mogelijkheid is om je ritten zelf bij te houden in Excel of een via een softwarepakket (eventueel met een mobiele app).

Gerelateerde artikelen:

• Wat is het nut van een GPS tracking systeem en GPS tracker apps?
• Vergelijk rittenregistratie inbouw systemen

Rittenregistratie bijhouden met TimeChimp

Er is nog een andere manier om je ritten te regsitereren. Het pakket TimeChimp is special gemaakt voor urenregistratie.

Maar omdat er veel vraag was naar een mogelijkheid voor het rittenregistratie bijhouden, is dit ontwikkeld. Ondernemers willen deze informatie graag in dezelfde applicatie hebben, naast hun uren en uitgaven.

Daarnaast moeten sommige ritten die door gefactureerd worden naar de klant, op dezelfde factuur staan als de uren en uitgaven. Ook moeten sommige ritten wel worden gefactureerd en sommige niet. Deze keuze mogelijkheden heeft de klant allemaal. Lees meer op de speciale pagina over TimeChimp.

De kosten van rittenregistratie is helemaal afhankelijk voor welke oplossingen je kiest.

Optie 1: apps

Er zijn eenvoudige kilometerregistratie apps die gratis zijn of een paar euro.

Het nadeel is dat u er aan moet denken de app te activeren als je wegrijdt.

Optie 2: inbouwen GPS tracker

Wil je dat het automatisch gebeurd, dan kunt je kiezen voor een inbouw GPS tracker.
De prijzen variëren sterk; naast eenmalig kosten zijn er maandelijkse kosten.

De kosten van rittenregistratie systemen wat ingebouwd kan worden variëren van €40,- (DriveGuide)  tot €225,- (Nedsoft) per maand, afhankelijk van de gewenst functionaliteit. Op onze speciale pagina worden rittenregistratie inbouw oplossingen met elkaar vergeleken en kunt u het direct aanvragen.

 Optie 3: Gecombineerd met urenregistratie

Als je een inbouw oplossingen te duur of je rijdt meer prive dan zakelijk met je auto, dan is TimeChimp misschien een oplossing.

Het is een gecombineerde uren-, ritten- en uitgaven registratie tool, die al voor 4 euro per maand beschikbaar is. Het is geschikt voor zzp’ers, advocaten, loodgieters, projectmanagers enz. Professionals die uren en kilometers moeten bijhouden.

Als zzp’er hebt bewust gekozen om een auto aan te schaffen en deze op naam uw bedrijf te zetten. Als de zakelijke autokosten hoger zijn dan de bijtelling dan is het snel voordeliger dan een auto privé aan te schaffen.

Waar moet je op letten bij de aanschaf van een zakelijke auto?

Let op rittenadministratie

Als je met de zakelijke auto minder dan 500 privékilometers maakt, dan heb je geen bijtelling. Maar dit moet je wel aantonen.

Daarvoor is een rittenadministratie nodig die onderscheid maakt tussen zakelijke en privé kilometers. Tegenwoordige zijn er handige kilometer registratie apps die je op de smartphone kan gebruiken.

Vind je dat allemaal gedoe, dan kun je een rittenregistratie inbouw oplossing overwegen, waarmee automatisch de afzonderlijke ritten terug te vinden zijn. Op deze manier kun je altijd bewijzen dat je maximaal 500 privékilometers hebt gemaakt.

Prive gebruik afrekenen via de BTW correctie

Indien je meer dan 500 privekilometers rijdt per jaar, dan moet je aantonen welke kilometers zakelijk en welke prive waren. In de BTW aangifte van het vierde kwartaal corrigeer je het privégebruik.

Voorbeeld: je rijdt 80% van uw kilometers zakelijk en 20% prive, dan moet u over die 20% de (21%) BTW alsnog betalen. Je snapt dat via de rittenadministratie die moet kunnen onderbouwen.

Is dit allemaal gedoe voor je, dan is er een forfaitoplossing met een paar rekenvoorbeelden

Forfait regelingen

Met deze regeling wordt 2,7% of 1,5% van de cataloguswaarde (nieuwwaarde) als privégebruik opgegeven bij de fiscus. Als je bijvoorbeeld een auto die nieuw €25.000,- kostte, dan is uw privégebruik € 675,- (2,7% van € 25.000,-).

Dit bedrag betaal je dan in de laatste btw-aangifte van het jaar. Deze regeling is niet aantrekkelijk bij weinig privékilometers en/of relatief veel zakelijke kilometers: dan is voordeliger de werkelijke kilometers bij te houden.

We geven hieronder een paar rekenvoorbeelden om het te verduidelijken.

Rekenvoorbeeld 1: Bijhouden van privékilometersU koopt een auto uit 2012 met catalogus waarde € 32.000,-

• Uw rijdt jaarlijks 34.000 kilometers, waarvan 2.000 kilometers privé.
• De autokosten (brandstof, onderhoud enz) zijn € 5.500,- Dit is inclusief betaalde btw € 1.155,-
• Stel de afschrijving is €4000,- per jaar dan is de btw op de afschrijving € 840,-
• De totale btw op autokosten en afschrijving is € 1995,- (€ 1.155,- + € 840,-).
• Je rijdt 2.000 van de 34.000 kilometers privé, dat is (afgerond) 6%. U moet dan 6% van de btw (€ 1995,-) betalen ofwel € 119,-

Rekenvoorbeeld 2: btw-correctie via 2,7%-forfait regeling

• De cataloguswaarde van de auto is € 32.000,- dan is 2,7% van € 32.000,- = € 864,-.
• Bij het zelf berekenen van de privékilometers betaald u € 119,- aan btw  en dat bij dit forfait € 864,- moet afdragen.
• Het bijhouden van privékilometers geeft in dit geval dus een voordeel van € 865 – 119 = € 746

Rekenvoorbeeld 3: btw-correctie via 1,5%-forfait regeling

• Als uw auto meer dan 4 jaar op de zaak staat, dan mag u de 1,5%-forfait gebruiken in plaats van 2,7%.
• De cataloguswaarde van de auto is weer € 32.000,- dan is 1,5% van € 32.000,- = € 480,-.
• Dit betekent dat het zelf bijhouden van privékilometers nog altijd een voordeel van € 257,- oplevert.

Kortom: naast de tankpas heb je wel rekening te houden met rittenadministratie.

Soms is een forfait regeling aantrekkelijker, maar is afhankelijk van je situatie. Maar laat je niet alleen leiden door de kosten en de fiscale voor- en nadelen. Houd ook rekening met uitstraling en functie van je auto.

Meer weten over rittenregistratie? Bezoek onze kennisbank