6 minuten leestijd

bureaucratische rittenregistratie eenvoudig houden

Wat is er nu leuker dan om in de auto van de zaak te rijden? Het is heerlijk. Er komt echter meer bij kijken dan je op het eerste gezicht verwacht. Het is namelijk niet zo, dat u onbeperkt kunt autorijden in de auto van de zaak. Het wordt namelijk als een vorm van betaling in natura gezien door de Belastingdienst.

Over loon dient u loonbelasting te betalen. Het is dus belangrijk om te weten welke ritten zakelijk zijn geweest en welke ritten privékilometers. Al snel zit u vast aan een rittenadministratie, rittenregistratie, kilometerregistratie of andere fraaie termen om het bij te houden.

Waarom is het belangrijk om die rittenregistratie goed bij te houden? In dit artikel vertellen we u er graag meer over.

Het verschil tussen zakelijke kilometers en privékilometers komt hier natuurlijk ook uitgebreid aan bod. Ook waar u op moet letten om de grootste fouten te voorkomen bij een rittenregistratie. Fouten kosten serieus veel geld.

 

 

De belastingdienst kan uw rittenregistratie opvragen

Wist u dat de Belastingdienst zomaar uw rittenregistratie kan opvragen?

Ondernemers die een zakelijke auto hebben kunnen hiermee te maken krijgen. Ook voor werknemers met een bedrijfsauto is dit het geval.

Het gaat met name om situaties waarbij de zakelijke auto ook privé gebruikt wordt. En privégebruik betekent: bijtelling!

 

Bijtellingscategorieën

De bijtelling is afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig. Hoe lager die is, hoe minder bijtelling u betaalt.

  • Elektrische auto – 0 gr/km – 4% bijtelling
  • Plug-in Hybride – 1 t/m 50 gr/km – 22% bijtelling
  • Zuinige auto – 51 t/m 106 gr/km – 22% bijtelling
  • Resterend – 107 en meer – 22% bijtelling

Het is dus van belang om rittenregistratie goed op orde te hebben. Ook voor de werkgever is het essentieel. Het kan namelijk tot boetes leiden. Laten we daarom eerst bespreken wat een rittenregistratie nu precies is.

 

Wat is rittenregistratie precies?

Met de rittenregistratie kan de bestuurder van de auto (de ondernemer of werknemer) bijhouden hoeveel privékilometers hij met de zakelijke auto maakt.

Wanneer de bestuurder onder de vijfhonderd kilometers per jaar blijft dan geldt er geen bijtelling. Boven de vijfhonderd kilometer per jaar moet de bestuurder een bijtelling betalen.

Die bijtelling is sinds 2018 4% voor de elektrische rijders en de rest betaald 22% van de catalogus waarde als bijtelling. Serieus geld. Sinds 1 janauri 2019 is de bijtelling weer iets hoger voor de elektrische rijders onder ons. 

Voor volledig elektrische auto’s die na 1 januari 2019 op kenteken worden gezet, geldt die 4% bijtelling nog maar over maximaal € 50.000,- van de cataloguswaarde.

Over het merendeel boven dit bedrag is vanaf 1 januari 2019  22 % bijtelling verschuldigd!

 

Boven de vijfhonderd kilometer per jaar moet de bestuurder een bijtelling betalen van 4% of 22% van de cataloguswaarde van de auto.

 

Voorbeeld bijtelling

We nemen als voorbeeld een auto van 40.000 euro met 22 procent bijtelling. Vervolgens berekenen we de bijtelling in drie stappen.

  1. Catalogusprijs van €40.000 x 0,22 = €8800,- per jaar
  2. Op jaarbasis €8800 x 0,4085 inkomstenbelasting = €3594,-
  3. Per maand €3594 / 12 = €299 euro bijtelling per maand

Als u meer dan 66.421 euro per jaar verdient, val je in de belastingschijf van 52 procent. Vervang dan de 0,4085 in de bovenstaande som met 0,52. Dan is bijtelling 4576 euro per jaar, ofwel 381,- euro per maand.

 

Grove schattingen zijn niet voldoende

Wanneer u dus privé in de zakelijke auto rijdt is het belangrijk om een exacte registratie van de ritten bij te houden.

Het is belangrijk om dit goed te doen om zo aan te tonen, dat u onder de vijfhonderd kilometer bent gebleven aan privékilometers.

Vijfhonderd kilometer is niet veel en precisie is daarom nodig. Maak er geen grove schattingen van. Er zijn verschillende software hulpmiddelen om het de bestuurder gemakkelijk te maken. Eerst de gevolgen van slordig omgaan met het registreren van afgelegde kilometers…

 

De gevolgen van een foutieve rittenregistratie

Een tankpas aanvragen levert geld op voor zzp'er en het MKB

De werkgever en werknemer kunnen beide een boete krijgen wanneer er een overtreding is waargenomen van de meldplicht. Wanneer een zakelijke auto meer dan vijfhonderd kilometers privé wordt gebruikt moet dit gemeld worden aan de Belastingdienst.

De boete is gebaseerd op het bedrag wat eigenlijk betaald had moeten worden. Als eerst is er de verzuimboete. Een standaardboete van 10% van het wettelijk maximum van € 5.278,- wordt opgelegd bij een verzuim.

Wordt de bijtelling niet aangegeven dan kan dit oplopen tot wel 100%. Bovenop de naheffing van de bijtelling! Ook kan er met terugwerkende kracht loonbelasting, premie volksverzekering of de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet in rekening gebracht worden. Voldoende argumenten om iedere rit daarom bij te houden. 

 

Als de bijtelling niet wordt aangegeven, dan kan de boete oplopen tot een maximum van €5278,-

 

 

Wat is een zakelijke rit en wat is een privérit?

Eigenlijk is er een dunne lijn tussen zakelijk rijden en privé rijden. Is een rit om te gaan lunchen nu zakelijk of privé?

Toch heeft de Belastingdienst er duidelijke regels voor gemaakt.

Zo is woon-werk verkeer een zakelijke rit. Het moet wel de normale route zijn. Het maakt niet uit hoe vaak iemand van huis naar het werk rijdt of vice versa trouwens.

De ritten om een klant te bezoeken zijn ook zakelijke kilometers. De privékilometers zijn simpelweg alle overige kilometers. Wanneer u dus de auto niet voor het werk gebruikt zijn het privé kilometers.

Veel werkgevers maakt het niet uit hoe u uw auto gebruikt. Vaak mag u de auto meenemen op vakantie naar Zuid-Frankrijk of Denemarken.

Dan zit u natuurlijk al snel over de vijfhonderd privékilometers heen en moet u dit bij de Belastingdienst melden.

 

Let op voor omrijkilometers

Wat als u van uw werk nog snel naar de supermarkt wilt rijden om dan thuis te gaan koken? Of wanneer u de kinderen ophaalt van de opvang of van school? Zijn het dan nog zakelijke kilometers?

De Belastingdienst gebruikt de term “gebruikelijke route”. Het gaat hier om de normale route om van huis naar werk te gaan en weer terug.

Wanneer de supermarkt of school op dezelfde route ligt is dit geen probleem.

Moet u gaan omrijden dan gaat het om zogenaamde omrijkilometers.  Omrijkilometers zijn privékilometers.

 

Let op met creatief omgaan met omrijkilometers zijn privékilometers.

 

 

De auto van de zaak alleen voor woon-werkverkeer gebruiken

Sommige mensen gebruiken de zakelijke auto puur om van huis naar het werk te gaan.

Er is dan geen sprake van privé gebruik. Het is dan mogelijk om de 2,7 of 1,5 procent (forfait) regeling te gebruiken.

Op basis van de cataloguswaarde wordt er dan een berekening gemaakt. De btw op de aanschaf moet dan afgetrokken zijn, net als het onderhoud en het gebruik van de auto.

De eerste vijf jaar moet er 2,7 procent betaald worden aan btw over de aanschafprijs. Na vijf jaar is dit nog maar anderhalve procent. 

U moet zelf een afweging maken of u hier gebruik van gemaakt. De vuistregel is dat als u niet zoveel kilometers maakt, dan kan de forfait regeling goedkoper zijn.

 

Wat vermeldt u in de rittenregistratie?

Ritregistratie volgens belastingdienst

Om de rittenadministratie sluitend te maken, moet u van elke privé rit de kilometers registreren. Maar wat moet u dan allemaal vermelden in de rittenregistratie?

In ons veelgelezen artikel regels rittenadministratie komt het uitgebreid aan bod, maar kort samengevat moet u het volgende bijhouden:

  • Het automerk (bijv Volvo)
  • Autotype (bijv XC90)
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
  • Ritgegevens (zie onder)

 

Welke punten moet u per rit bijhouden?

De ritgegevens moeten van de Belastingdienst weer de volgende punten bevatten:

  • De gebruiker
  • Het ritnummer
  • De datum
  • Of de rit een privérit of een zakelijke rit is
  • De begin- en   eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en het aankomstadres
  • De route (wanneer het geen gebruikelijke route is)

De Belastingdienst kan altijd achteraf de rittenadministratie opvragen en gaan controleren. Het kan tot maar liefst zeven jaar terug.

Wanneer u uw zaken niet op orde hebt dan wordt dit door de Belastingdienst als fraude gezien.

Ook controleert de belastingdienst steeds vaker lease auto’s op parkeerplaatsen bij woonboulevards, pretparken en bij evenementen.

Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) werkt ook samen met de belastingdienst. Het is zo mogelijk om bekeuringen te vergelijken met de rittenregistratie. Als een rit dan ontbreekt op de rittenadministratie dan is het een bewijs om aan te tonen, dat u wel meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé de auto gebruikt.

 

De belastingdienst controleer regelmatig op parkeerplaatsen, woonboulevards en campings. Tja..

 

 

Eenvoudig de rittenregistratie bijhouden?

Het kan veel werk zijn om alle ritten bij te houden. Het is voor iedereen verschillend. Het is mogelijk om het zelf bij te houden op papier en/of in Excel,. Voorbeelden vindt u op onze download pagina.

Het kan dan veel tijd kosten. Er zijn ook andere oplossingen om het goed bij te houden. Laten we een paar opties bespreken.

 

Een blackboxsysteem voor de rittenregistratie

Een blackboxsysteem is de beste en meest gemakkelijke manier om de kilometerregistratie bij te houden. Het is een volledig geautomatiseerd systeem welke via GPS alle ritten bijhoudt.

Het systeem houdt exact bij hoeveel kilometers er met de auto gereden wordt. U hoeft zelf niets bij te houden. Het zal u dus tijd schelen. Het is welke belangrijk om een blackboxsysteem te kiezen wat voldoet aan alle eisen rondom de kilometerregistratie. Zelf moet u per rit aangeven of het een privérit was of een zakelijke rit. Met de hulp van de agenda is dit vaak eenvoudig te doen.

Meer informatie vindt u op onze pagina met rittenregistratie inbouw oplossingen

 

DriveGuide

 

Een urenregistratie software geschikt voor de kilometerregistratie?

Er zijn enkele urenregistratie software pakketten welke ook een rittenregistratie functie hebben. De meest bekende en gebruikte is TimeChimp. Het is dan mogelijk om alle ritten bij te houden.

De software is vaak via een app te bereiken op uw mobiele telefoon. Het is gemakkelijk om zo alle kilometers bij te houden. Ook kunt u direct alle uren zien welke u gewerkt hebt voor een bepaalde klant.

Niet alle urenregistratie software tools hebben ook een kilometerregistratie. Het is niet standaard. Let hier dus wel op.

 

Speciale rittenregistratie apps

Handige apps voor ondernemer

Natuurlijk zijn er ook apps, die het makkelijk maken om de gereden kilometers bij te houden. Nadeel is dat u de app telkens moet activeren als u een rit gaat maken.

Er zijn tientallen apps beschikbaar in de app stores. De meest gebruikte, incl ervaringen, kunt u vinden op onze pagina met rittenregistratie apps

 

 

TimeChimp Basis pakketBusiness pakketEnterprise pakket
 
  • Basispakket:  4 euro per maand/medewerker
  • Doelgroep: zzp of klein team om uren, uitgaven en ritten te registreren
  • Klanten en interne (verlof, ziekte) uren bijhouden op activiteitsniveau
  • Eigen uurtarief per medewerker instelbaar
  • Uitgaven (bonnen, declaraties) en ritten registratie
  • Vertrouwd door 15000+ klanten, beoordeling 8,7 (FeedbackCompany)
  • Aanvragen via deze site 14 dagen gratis proefperiode

Start Nu  In 2 minuten aangevraagd!

 

timechimp

Basis pakket: Snelle uren, ritten en uitgavenregistratie

 
  • Businesspakket: 7 euro per maand/medewerker
  • Doelgroep: zzp & teams om te registreren, offreren en factureren
  • Naast Basis, zelf offertes en facturen maken
  • Projectmodule: budgetteren, (voortgang)rapportages , medewerkers toewijzen, uren goedkeuren
  • Facturatiemodule:  op basis van activiteit of aantal uren maken
  • Vertrouwd door 15000+ klanten, beoordeling 8,7 (FeedbackCompany)
  • Aanvragen via deze site 14 dagen gratis proefperiode

 

Start Nu In 2 minuten aangevraagd!

timechimp

Business pakket: werken op projectbasis , uren intern willen goedkeuren en direct willen factureren naar de klant.

 
  • Enterprisepakket: 10 euro per maand/medewerker
  • Doelgroep: Teams om te registreren, offreren en factureren via een portaal
  • Naast Basis & Business een klantenportaal en resourceplanning
  • Klantenportaal: alle registraties en factureren inzien en goedkeuren
  • Resourceplanning:  medewerkers aan projecten toewijzen
  • Vertrouwd door 15000+ klanten, beoordeling 8,7 (FeedbackCompany)
  • Aanvragen via deze site 14 dagen gratis proefperiode
Start Nu In 2 minuten aangevraagd!

timechimp

Enterprise pakket:  resources willen inplannen en klanten uren willen laten goedkeuren.