7 minuten leestijd

bureaucratische rittenregistratie eenvoudig houden

Wat is er nu leuker dan om in de auto van de zaak te rijden? Het is heerlijk. Er komt echter meer bij kijken dan je op het eerste gezicht verwacht. Het is namelijk niet zo, dat u onbeperkt kunt autorijden in de auto van de zaak. Het wordt namelijk als een vorm van betaling in natura gezien door de Belastingdienst.

Over loon moet je loonbelasting te betalen. Het is dus belangrijk om te weten welke ritten zakelijk zijn geweest en welke ritten privékilometers. Al snel zit je vast aan een rittenadministratie, rittenregistratie, kilometerregistratie of andere lange termen, om het bij te houden.

Waarom is het belangrijk om die rittenregistratie goed bij te houden? In dit artikel vertellen we je er graag meer over.

Het verschil tussen zakelijke kilometers en privékilometers komt hier natuurlijk ook uitgebreid aan bod. Ook waar u op moet letten om de grootste fouten te voorkomen bij een rittenregistratie. Fouten kosten serieus veel geld.

 

 

De belastingdienst kan jouw rittenregistratie opvragen

Wist je dat de Belastingdienst zomaar je rittenregistratie kan opvragen?

Ondernemers die een zakelijke auto hebben kunnen hiermee te maken krijgen. Ook voor werknemers met een bedrijfsauto is dit het geval.

Het gaat met name om situaties waarbij de zakelijke auto ook privé gebruikt wordt. En privégebruik betekent: bijtelling!

 

Bijtellingscategorieën

De bijtelling is afhankelijk van de CO2-uitstoot van het voertuig. Hoe lager die is, hoe minder bijtelling je betaalt. Concreet:

  • Elektrische auto (EV): 0 gr/km – 4% bijtelling
  • Plug-in Hybride (PHEV):  1 t/m 50 gr/km – 22% bijtelling
  • Zuinige auto: 51 t/m 106 gr/km – 22% bijtelling
  • Resterend: 107 en meer – 22% bijtelling

Het is dus van belang om rittenregistratie goed op orde te hebben. Ook voor de werkgever is het van belang. Het kan namelijk tot serieuze boetes leiden. Laten we daarom eerst bespreken wat een rittenregistratie nu precies is.

 

 

 

Wat is rittenregistratie precies?

Met de rittenregistratie kan de bestuurder van de auto (de ondernemer of werknemer) bijhouden hoeveel privékilometers hij of zij met de zakelijke auto maakt.

Wanneer de bestuurder onder de vijfhonderd kilometers per jaar blijft dan geldt er geen bijtelling. Boven de vijfhonderd kilometer per jaar moet de bestuurder een bijtelling betalen.

Die bijtelling is sinds 2018 4% voor de elektrische rijders en de rest betaald 22% van de catalogus waarde als bijtelling. Serieus geld. Sinds 1 januari 2019 is de bijtelling weer iets hoger voor de elektrische rijders onder ons. 

Voor een volledig elektrische auto’s (EV) die na 1 januari 2019 op kenteken worden gezet, geldt die 4% bijtelling nog maar over maximaal € 50.000,- van de cataloguswaarde.

Over het merendeel boven dit bedrag is vanaf 1 januari 2019  22 procent bijtelling verschuldigd!

 

We nemen als voorbeeld een auto van 40.000 euro met 22 procent bijtelling. Vervolgens berekenen we de bijtelling in drie stappen.

  1. Catalogusprijs van €40.000 x 0,22 =  8800 euro per jaar
  2. Op jaarbasis €8800 x 0,4085 inkomstenbelasting = 3594 euro
  3. Per maand €3594 / 12 =  299 euro bijtelling per maand

Als je meer dan 66.421 euro per jaar verdient, val je in de belastingschijf van 52 procent. Vervang dan de 0,4085 in de bovenstaande som met 0,52. Dan is bijtelling 4576 euro per jaar, ofwel 381 euro per maand.

 

 

Grove schattingen zijn niet voldoende

Wanneer je dus privé in de zakelijke auto rijdt is het belangrijk om een exacte registratie van de ritten bij te houden.

Het is belangrijk om dit goed te doen om zo aan te tonen, dat je onder de vijfhonderd kilometer bent gebleven aan privékilometers.

Vijfhonderd kilometer is niet veel en precisie is daarom nodig. Maak er geen grove schattingen van. Er zijn verschillende software hulpmiddelen om het de bestuurder gemakkelijk te maken. Daar kom ik op terug, maar eerst de gevolgen van slordig omgaan met het registreren van afgelegde kilometers…

 

Boven de vijfhonderd kilometer per jaar moet de bestuurder een bijtelling betalen van 4% of 22% van de cataloguswaarde van de auto.

 

De gevolgen van een foutieve rittenregistratie

Een tankpas aanvragen levert geld op voor zzp'er en het MKB

De werkgever en werknemer kunnen beide een boete krijgen wanneer er een overtreding is waargenomen van de meldplicht. Wanneer een zakelijke auto meer dan vijfhonderd kilometers privé wordt gebruikt moet dit gemeld worden aan de Belastingdienst.

De boete is gebaseerd op het bedrag wat eigenlijk betaald had moeten worden. Als eerst is er de verzuimboete. Een standaardboete van 10% van het wettelijk maximum van maar liefst 5.278 euro wordt opgelegd bij een verzuim.

Wordt de bijtelling niet aangegeven dan kan dit oplopen tot wel 100%. Bovenop de naheffing van de bijtelling! Ook kan er met terugwerkende kracht loonbelasting, premie volksverzekering of de inkomensafhankelijke bijdrage zorgverzekeringswet in rekening gebracht worden. Voldoende argumenten om iedere rit daarom bij te houden. 

 

Als de bijtelling niet wordt aangegeven, dan kan de boete oplopen tot een maximum van 5278 euro

 

 

Wat is een zakelijke rit en wat is een privérit?

Eigenlijk is er een dunne lijn tussen zakelijk rijden en privé rijden. Is een rit om te gaan lunchen nu zakelijk of privé?

Toch heeft de Belastingdienst er duidelijke regels voor gemaakt.

Zo is woon-werk verkeer een zakelijke rit. Het moet wel de normale route zijn. Het maakt niet uit hoe vaak iemand van huis naar het werk rijdt of vice versa trouwens.

De ritten om een klant te bezoeken zijn ook zakelijke kilometers. De privékilometers zijn simpelweg alle overige kilometers. Wanneer je dus de auto niet voor het werk gebruikt zijn het privé kilometers.

Veel werkgevers maakt het niet uit hoe je je auto gebruikt. Vaak mag je de auto meenemen op vakantie naar Zuid-Frankrijk of Denemarken.

Dan zit je natuurlijk al snel over de vijfhonderd privékilometers heen en moet je dit bij de Belastingdienst melden en bijtelling gaan betalen.

 

Let op voor omrijkilometers

Wat als je van het werk nog snel naar de supermarkt wilt rijden om dan thuis te gaan koken? Of wanneer je de kinderen ophaalt van de opvang of van school? Zijn het dan nog zakelijke kilometers?

De Belastingdienst gebruikt de term “gebruikelijke route”. Het gaat hier om de normale route om van huis naar werk te gaan en weer terug.

Wanneer de supermarkt of school op dezelfde route ligt is dit geen probleem.

Moet je gaan omrijden dan gaat het om zogenaamde omrijkilometers.  Omrijkilometers zijn privékilometers.

 

Let op met creatief omgaan met omrijkilometers want het zijn privékilometers.

 

De auto van de zaak alleen voor woon-werkverkeer gebruiken

Sommige mensen gebruiken de zakelijke auto puur om van huis naar het werk te gaan.

Er is dan geen sprake van privé gebruik. Het is dan mogelijk om de 2,7 of 1,5 procent (forfait) regeling te gebruiken.

Op basis van de cataloguswaarde wordt er dan een berekening gemaakt. De btw op de aanschaf moet dan afgetrokken zijn, net als het onderhoud en het gebruik van de auto.

De eerste vijf jaar moet er 2,7 procent betaald worden aan btw over de aanschafprijs. Na vijf jaar is dit nog maar anderhalve procent. 

JE moet zelf een afweging maken of u hier gebruik van gemaakt. De vuistregel is dat als je niet zoveel kilometers maakt, dan kan de forfait regeling goedkoper zijn.

 

Welke gegevens moeten in de rittenregistratie staan?

Ritregistratie volgens belastingdienst

Om de rittenadministratie sluitend te maken, moet je van elke privé rit de kilometers registreren. Maar wat moet je dan allemaal vermelden in de rittenregistratie?

In ons veelgelezen artikel regels rittenadministratie komt het uitgebreid aan bod, maar kort samengevat moet je het volgende bijhouden:

  • Het automerk (bijv Volvo)
  • Autotype (bijv XC90)
  • Het kenteken van de auto
  • De periode waarin u de auto tot uw beschikking hebt
  • Ritgegevens (zie onder)

 

Welke punten moet je per rit bijhouden?

De ritgegevens moeten van de Belastingdienst weer de volgende punten bevatten:

  • De gebruiker
  • Het ritnummer
  • De datum
  • Of de rit een privé- of een zakelijke rit is
  • De begin- en   eindstand van de kilometerteller
  • Het vertrek- en het aankomstadres
  • De route (wanneer het geen gebruikelijke route is)

De Belastingdienst kan altijd achteraf de rittenadministratie opvragen en gaan controleren. Het kan tot maar liefst zeven jaar terug.

Wanneer je de zaken niet op orde hebt dan wordt dit door de Belastingdienst als fraude gezien.

Ook controleert de belastingdienst steeds vaker lease auto’s op parkeerplaatsen bij woonboulevards, pretparken en bij evenementen.

Het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB) werkt ook samen met de belastingdienst. Het is zo mogelijk om bekeuringen te vergelijken met de rittenregistratie. Als een rit dan ontbreekt op de rittenadministratie dan is het een bewijs om aan te tonen, dat je wel meer dan vijfhonderd kilometer per jaar privé de auto gebruikt.

 

De belastingdienst controleer regelmatig op parkeerplaatsen, woonboulevards en campings. Tja..

 

 

Eenvoudig de rittenregistratie bijhouden?

Het kan veel werk zijn om alle ritten bij te houden. Het is voor iedereen verschillend. Het is mogelijk om het zelf bij te houden op papier en/of in Excel,. Voorbeelden vindt u op onze download pagina.

Het kan dan veel tijd kosten. Er zijn ook andere oplossingen om het goed bij te houden. Laten we een paar opties bespreken.

 

Een blackboxsysteem voor de rittenregistratie

Een blackboxsysteem is de beste en meest gemakkelijke manier om de kilometerregistratie bij te houden. Het is een volledig geautomatiseerd systeem welke via GPS alle ritten bijhoudt.

Het systeem houdt exact bij hoeveel kilometers er met de auto gereden wordt. U hoeft zelf niets bij te houden. Het zal u dus tijd schelen. Het is welke belangrijk om een blackboxsysteem te kiezen wat voldoet aan alle eisen rondom de kilometerregistratie. Zelf moet u per rit aangeven of het een privérit was of een zakelijke rit. Met de hulp van de agenda is dit vaak eenvoudig te doen.

Meer informatie is te vinden op onze pagina met rittenregistratie inbouw oplossingen

 

 

Een urenregistratie software geschikt voor de kilometerregistratie?

Het registreren van mobiliteit kan gecombineerd worden. Er zijn enkele urenregistratie software pakketten welke ook een rittenregistratie functie hebben. De meest bekende en gebruikte is TimeChimp. Het is dan mogelijk om alle ritten bij te houden.

De software is vaak via een app te bereiken op je mobiele telefoon. Het is gemakkelijk om zo alle kilometers bij te houden. Ook kunt u direct alle uren zien welke je gewerkt hebt voor een bepaalde klant.

De meeste urenregistratie software tools hebben ook een kilometerregistratie. Het is niet standaard. Let hier dus wel op.

 

Speciale rittenregistratie apps

Handige apps voor ondernemer

Natuurlijk zijn er ook apps, die het makkelijk maken om de gereden kilometers bij te houden. Nadeel is dat u de app telkens moet activeren als u een rit gaat maken.

Er zijn tientallen apps beschikbaar in de app stores. De meest gebruikte, incl ervaringen, kunt u vinden op onze pagina met rittenregistratie apps. Kwalitatief is EasyRit de beste, omdat er volledige webportaal beschikbaar is waaruit (fiscus proof) rapportages gemaakt kunnen worden.

 

EasyRit registratieKenmerkenAanvragen?
 
  • Intuïtief en flexibel in gebruik,
  • Eerste maand gratis, daarna 5,- euro per maand (ex btw)
  • Alleen bij ons: een 13e maand gratis bij aankoop 1-jarige abonnement
  • Online dashboard voor ­24/7 inzage en ­(na)bewerken
  • De ritten rapportage voldoet aan alle eisen van de belastingdienst
  • Btw factuur voor de administratie

Direct EasyRit  Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

Easyrit

Meer dan 38.000 gebruikers (zzp, mkb)

  • Automatisch registratie van elke zakenrit (door GPS)
  • Jaarlijkse (prepaid) facturatie; geen onduidelijk abonnementen
  • Eenvoudige export naar Excel,
  • Volledige adres- en voertuigbeheer
  • Aanvragen – downloaden – direct starten
  • Data wordt opgeslagen in de (Nederlandse) cloud
  • Duidelijke handleiding en 24/7 supportdesk
  • Jaarlijkse facturatie

Direct EasyRit  Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

Easyrit

De meest complete rittenregistratie applicatie met een fiscusproof rapportage

Nieuwsgierig naar hoe eenvoudig ritregistratie kan zijn? Ga direct aan de slag en gebruik EasyRit 30 dagen gratis! 

  • Klik op de oranje button en maak een account aan,
  • Download de App
  • Na (eenmalig) inloggen kan je direct starten

Direct EasyRit Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

zakenreizigers app Apple

Zakenreizigers app Android