Ruim 80 procent van de ondernemers gaat met zijn auto op pad. Zakelijke kilometers zijn een categorie apart bij de belastingdienst. Om fiscale voordelen uit je lease auto te kunnen halen moet je km registratie (top!) op orde zijn. Het is een mooie aftrekpost, maar als je verkeerd doet, dan zijn de boetes niet misselijk. Daarom hebben wij maar liefst 9 tips voor je op een rijtje gezet. Zo ga jij geen fouten maken bij het invullen van de km registratie!
Tip 1. Waaraan moet elke rit in de km registratie voldoen?
Je moet niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van je weten. Leuker maken ze het niet. Over welke gegevens hebben we het? Een overzicht:
- Begin- en eindstand van de kilometerteller
- Plaats van vertrek en van aankomst
- Was de rit zakelijk of privé?
- Als je niet via de normale route hebt gereden, bijvoorbeeld door het ontwijken van files, dien je dit ook aan te geven.
- De datum van de rit mag niet ontbreken.
Netjes bijhouden is echt een must. Als de administratie niet aansluitend is, dan gaat de belastingdienst vreselijk moeilijk doen in geval van controle. We ten vanuit de toeslagen affaire hoe ze kunnen reageren: regels zijn heilig.
Tip 2. Voer de ritten op een vast tijdstip bij handmatige km registratie
Als je geen software gebruikt voor de km registratie, maar het handmatig invoert, helpt het om een vast tijdstip te kiezen om dit te doen.
Vaak weet je niet meer precies waar je 2 weken geleden naartoe bent gereden. Door bijvoorbeeld elke zaterdag de administratie op orde te brengen, voorkom je dit probleem.
Op onze download pagina kan je een km registratie formulier (gratis) downloaden.
De kilometers netjes bijhouden is een must. De belastingdienst gaat vreselijk moeilijk doen in geval van controle.
Tip 3. Overweeg automatische rittenregistratiesystemen
Automatische registratie inbouwsystemen zijn tegenwoordig ook mogelijk voor de km registratie. Meestal is dit in de vorm van een kastje dat je in je auto plaatst.
Op basis van gps houdt dit kastje precies bij waar en wanneer je hebt gereden. Dan heb je er geen omkijken meer naar.
Meer weten over inbouw systemen? Bezoek onze speciale pagina, met alle uitleg en toelichting.
Een alternatief zijn kilometer of rittenregistratie apps, waar we ook een speciale overzichts voor hebben gemaakt waar je de meest populaire apps kan terug vinden.
Tip 4. Sluit het privégebruik van de auto uit
Als je je zakelijke auto niet privé wilt gaan gebruiken, kun je op de website van de Belastingdienst een formulier invullen. De verklaring kun je eenvoudig digitaal aanvragen via het beveiligde gedeelte van internetsite van de Belastingdienst.
Deze verklaring geen privégebruik auto geeft aan dat je maximaal 500 kilometer per jaar privé rijdt.
Rijd je onverhoopt toch meer dan 500 kilometer? Geef dit gelijk aan bij de Belastingdienst.
Tip 5. Km registratie geldt ook bij OV gebruik
Als je de zakelijke kilometers via het openbaar vervoer maakt, moet je dit ook aangeven in de km registratie.
Ook op deze ritten kun je namelijk fiscale voordelen invoeren. Zo is de btw van een rit terug te vragen.
Tip 6. Gooi geen bon weg!
Als zzp’er heb je een bewaarplicht voor je bonnen. Dit geldt zowel voor de bonnen die je krijgt bij het tankstation als voor onderhoud (mits je deze kosten opgeeft bij de belastingaangifte).
Als de belastingdienst de bonnen opvraagt en je hebt ze niet, kun je aardig in de problemen komen.
Daarom adviseren we je om een tankpas aan te vragen – dan heb je nooit gedoe. Maandelijks ontvang je een ‘fiscusproof factuur’ en mag je de bonnen weggooien. Scheelt tijd en schoenendozen
Tip 7. Kilometervergoeding bij priveauto
Als je je priveauto zakelijk gebruikt, krijg je een kilometervergoeding. Dit is 21 cent per kilometer sinds 1 januari 2023
Denk er dus ook in dit geval aan dat je km registratie op orde is.
Als de belastingdienst de bonnen opvraagt en je hebt ze niet, kun je aardig in de problemen komen.
Tip 8. Maak onderscheid tussen privé en zakelijke ritten
In de km registratie is het van groot belang dat je een duidelijk onderscheid maakt tussen privé en zakelijke ritten.
Misschien is dit wel het belangrijkste onderdeel van de gehele registratie….
Tip 9. Wees op de hoogte van de boetes.
Er zijn twee type boetes die je kunt krijgen van de belastingdienst. Deze hebben beide te maken met het privégebruik van een zakelijke auto.
De vergrijpboete krijg je als er opzet of grove schuld in het spel is. Deze boete kan oplopen van 40 tot 80% van de naheffing – die je sowieso moeten betalen. Bij een niet volledige km registratie kan de boete zelfs 100% van de naheffing worden.
Een verzuimboete moet worden betaald als je bijtelling had moeten betalen voor je zakelijke auto. Hiervoor kan er een maximale boete van 5.278 euro worden opgelegd. Serieus geld.
- Koop : €5,- per maand, eenmalig kosten €145,-
- Lease: €10,- per maand, all-in
- Eerste 3 maanden gratis via onze site
- Rittenregistratie, inclusief straat parkeren app
- Bij uitstek geschikt voor zzp’er
- Plug & Play installatie en gebruik
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
8,5
- Automatische kilometerregistratie
- Al meer dan 20.000 zakelijke gebruikers
- Fiscusproof, inbouw systeem heeft keurmerk RitRegistratieSystemen
- Altijd en overal inzicht (gratis app + webportaal)
- Te koppelen aan MoveMove pas
- Straat parkeren zonder transactiekosten
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
Uniek: plug & play, met straatparkeren
Floris schrijft al jaren artikelen voor onze website. Bedreven in het vinden van zinvolle informatie en tips over tanken, kilometerregistratie en het zakelijk rijden.
