Wat mag ik als zzp’er opvoeren voor een kilometervergoeding

Wanneer je als zzp’er zakelijke kilometers maakt, kun je daar een vergoeding voor krijgen. Maar wat zijn de regels rondom zo’n kilometervergoeding en waar moet je extra op letten?

1. Wat betekent een kilometervergoeding voor een zzp’er?

Een kilometervergoeding is een kostencompensatie voor je gemaakte zakelijke kilometers. Je kunt aanspraak maken op een kilometervergoeding wanneer je geen gebruikmaakt van een vervoermiddel van de zaak.

Eerder al schreven we een blog over de vraag of je als ondernemer beter je auto zakelijk of privé kunt aanschaffen; dat hangt van verschillende factoren af.

Wanneer je je privé-auto gebruikt voor een zakelijke afspraak, mag je per zakelijke kilometer €0,19 aftrekken bij de aangifte Inkomensbelasting. Ook voor ieder ander vervoermiddel (een scooter of (elektrische) fiets bijvoorbeeld) geldt dat je alleen €0,19 per kilometer kunt laten uitkeren als dit vervoermiddel onder je privébezittingen valt.

Ritten met het openbaar vervoer of de taxi zijn wel volledig aftrekbaar als zakelijke kosten. Let er wel op dat je de bonnetjes goed bewaart.

2.1 Vergeet de kilometerregistratie niet

Wanneer je als zzp’er aanspraak wilt maken op een kilometervergoeding, is een sluitende kilometerregistratie onmisbaar. Zonder deze registratie kan de belastingdienst niet checken of je gemaakte ritten zakelijk of privé van aard zijn.

2.2 Meer informatie over je reiskostenvergoeding

Wanneer je een sluitende rittenregistratie kunt aanleveren, ben je er nog niet. Wat is bijvoorbeeld het btw-tarief voor OV en taxi? En is woon-werkverkeer ook aftrekbaar?

Het is misschien wel de minst favoriete bezigheid van zzp’ers en ondernemers: btw-aangifte doen.

Vooral bij de btw over je reiskosten gaat het vaak mis. Niet alleen vergeten veel mensen die nogal eens terug te vragen ‒ zonde! ‒, ook is de regelgeving best complex. De belangrijkste regels op een rij:

•    Je bent verplicht aangifte te doen over gefactureerde reiskosten
•    Eigen voertuig: je mag €0,19 per kilometer aftrekken
•    Voor ov en taxi geldt 9% btw 
•    Woon-werkverkeer is niet aftrekbaar

3.0 De €0,19 kilometervergoeding is niet genoeg

De wet waarin staat dat de kilometervergoeding maximaal €0,19 per kilometer belastingvrij mag zijn, stamt uit 2005. Verschillende partijen, waaronder de Vereniging Zakelijke Rijders (VZR), pleiten voor een nieuwe, ruimhartigere regeling voor auto’s. 19 cent per kilometer is in de praktijk namelijk vaak te weinig om de kosten te dekken.

Dat komt doordat autobezitters meer geld kwijt zijn aan brandstof, verzekeringen, onderhoud en afschrijving dan mensen die gebruikmaken van bijvoorbeeld de fiets of het OV.

VZR heeft daarom een normvergoeding per kilometer opgesteld, waarop je kunt terugvallen en aan kunt refereren in een gesprek met je opdracht- of werkgever.

4. Een tankpas maakt het makkelijk

De boekhouding is voor veel zzp’ers niet de leukste tijdsbesteding. Wanneer je auto op naam van de zaak staat, kun je met zakelijke tankpas een hoop werk besparen.

Zo hoef je geen foto’s van je bonnetjes te maken, profiteer je van maximale btw-teruggave en wordt je administratie eenvoudig aan je boekhoudpakket gekoppeld. Het boeken van je kilometervergoeding is dan ook eenvoudiger