Zakelijk tanken en btw teruggaaf

Zakelijk tanken en btw teruggaaf is direct met elkaar verbonden. Tenminste, als je het goed aanpakt. Het is bijvoorbeeld überhaupt onverstandig om brandstof contant te betalen. Dan loop je zeker de btw teruggave mis! 

In een artikel op de website van SABbest accountants wordt uitgelegd dat het beste is om te betalen met pinpas of nog beter, met een zakelijke tankpas.

Zelfs het betalen met pinpas of creditcard is NIET verstandig omdat op een bankafschrift niet de betaalde btw wordt vermeld. Dan moet je toch de tankbonnetjes blijven bewaren.

De btw terugaaf bij zakelijk tanken is het beste gegarandeerd met een zakelijke tankpas door de waterdichte (btw) administratie. In dit artikel leggen we uit waarom.

1. Waarom brandstof überhaupt betalen met een pas

Je staat zwak tegenover de belastingdienst in een btw teruggaaf discussie over brandstof omdat bewijs ontbreekt.

Natuurlijk kan je een bon op (bedrijfs)naam vragen bij het contant betalen. Dat is onveilig, omslachtig en kan ook vaak niet. De medewerker van een tankstation ziet je al aankomen…

Daarnaast neemt het aantal bemande tankstations af in Nederland.  Het alternatief is dat je betaald met je zakelijke pinpas en de tankbon bewaart.

Maar het nadeel van een tankbon is dat jouw bedrijfsnaam er niet op staat.  In de praktijk zal het meevallen maar als de belastingdienst in een formele bui is, kan er moeilijk over gedaan worden.

1.1 Bewijslast ontbreekt

Op de bankafschrift van een zakelijke rekening staat wel het afgeschreven bedrag waardoor je al een betere bewijslast hebt. Maar het is niet genoeg.

Op zo’n afschrijft staat alleen het totaalbedrag inclusief btw gespecificeerd. Je moet dan zelf administratief de btw berekenen om zo de betaalde btw terug te vragen.

Het is allemaal niet zo moeilijk (het totaal bedrag maal 100 en delen door 121), maar het kost je tijd om dit uit te rekenen. En discipline. 

O ja, als je met een pinpas betaald, moet die pas wel op je bedrijfsnaam staan, anders wordt de btw teruggaaf niet gehonoreerd. Wilt je zakelijk tanken en de btw teruggaaf vlot regelen, dan is een tankpas een reële en de minst bewerkelijke optie.

2. Brandstof afreken bij tankstation met tankpas

Administratiekantoor SABbest bevestigd dat het handig is om gebruik te maken van een tankpas voor het zakelijk tanken en btw teruggaaf.

Je hoeft geen tankbonnen meer te bewaren en je ontvangt twee wekelijks of maandelijks een verzamel factuur. De kans op discussie met de belastingdienst is nihil.

Door een tankpas tank je met btw garantie en de administratie is waterdicht. Een zakelijke tankpas heeft nog veel meer voordelen, maar laten we buiten beschouwing van dit artikel.

3. Welke brandstofpassen zijn er voor de auto van de zaak?

Op deze website worden meerdere passen vergeleken. Het is samengevat in een factsheet die je gratis kan downloaden.

Elk soort tankpas heeft zijn specifieke voor-en nadelen voor zijn een eigen zakelijke doelgroep (zzp, vof en het mkb).

3.1 Merken tankpas

Wil je altijd bij hetzelfde tankstation tanken als ondernemer, dan is een merkgebonden tankpas zoals de Q8 Liberty Card (ook wel Tango Tankpas genoemd) een eenvoudige oplossing.

Bijkomend voordeel van deze (via deze website gratis) tankpas is dat onderzoek heeft aangetoond dat Tango gemiddeld de goedkoopste van Nederland is. Daarnaast is het uniek dat met deze pas bij elf merken getankt kan worden. Naast de al genoemde Tango, kan brandstof getankt worden bij onder andere Q8, Texaco, Esso, Sakko, OK en sinds kort ook bij Avia, in totaal meer dan 1200 tankstations.

3.2 Universele tankpas

Indien je een zzp’er bent en een auto van de zaak hebt, dan is bijvoorbeeld de Tankpas.nl van Travelcard een voordelig oplossing. Naast tanken kan je met de pas ook gebruiken in de parkeergarage en de autowasstraat.

Pak je zakelijk ook wel eens de trein? Dan is de MoveMove pas een optie. Bovenop de mogelijkheden van Travelcard, is het te gebruiken als OV-kaart. Met weer als voordeel dat al deze uitgaven op verzamelfactuur worden vermeld.

Bezoek onze speciale tankpas voor zzp pagina voor een overzicht van de universele tankpassen

Indien je een wagenpark beheert tot 25 auto’s heeft, dan bieden de passen van MKB Brandstof of Q8 Liberty Card een veelzijdig oplossing.  Tankpassen voor het mkb staan overzichtelijk onder elkaar op onze tankpas mkb pagina.

Kortom, er is keuze genoeg. Elke tankpas heeft zijn eigen kenmerken. Welke tankpas je ook kiest, het zal je zakelijk tanken en btw teruggaaf vereenvoudigen!