Waarom een zakelijke brandstofpas beter is dan een creditcard

Een brandstofpas is een vorm van plastic betalen. Net als een pinpas of creditcard. Het is moeilijk voor te stellen, maar er zijn er nog steeds bedrijven die nog met papier betalen om brandstof af te rekenen.

Het plastic betalen lijkt normaal maar er zijn er nog steeds ondernemingen die nog met papier betalen om de brandstofkosten af te rekenen.

Het is bekend dat contant geld op zak niet veilig is maar het geeft ook andere problemen.

Want hoe bewijst u dat de brandstofkosten betaald zijn als u het wilt opvoeren als zakelijk autokosten?  Natuurlijk kan de tankbon gebruikt worden, maar die staat niet op uw bedrijfsnaam, een vereiste van de belastingdienst.

O ja, nog een nadeel van contant: hoe moet u afrekenen bij een onbemand tankstation?

1. Moet ik dan een creditcard gebruiken?

Een zakelijke creditcard gebruiken is in ieder geval al een stuk handiger en veiliger dan het contant betalen van de brandstof.

Maar waarom overweegt u niet de beste keus om brandstof af te rekenen: een brandstofpas?

Het lijkt op creditcard, maar het is meer. Het is een betaalmiddel, speciaal ontwikkeld om brandstof en aanverwante diensten voor de zakelijke autorijder, af te rekenen.

2. Voordelen zakelijke brandstofpas

In een apart artikel geven wij een overzicht van de vijf voordelen van de tankpas in vergelijking met contant betalen.

Een zakelijke brandstofpas heeft een aantal krachtige voordelen ten opzichte van een creditcard. We zetten een paar belangrijke voordelen op rij, te beginnen met de btw specificatie.

Een brandstofpas lijkt op creditcard, maar het is meer.
Het is voor de zakelijke autorijder een betaalmiddel, speciaal ontwikkeld om brandstof en aanverwante diensten te betalen.

2.1 Geen specificatie op een creditcard afschrift

Een creditcard kunt u op vele plaatsen voor allerlei transacties gebruiken. Dat is de kracht van zo’n pas, maar er zijn twee nadelen. 

Ten eerste is er geen specificatie van de gedane uitgaven en ten tweede wordt de betaalde btw niet vermeld.

Ofwel een creditcard afschrift is niet afgestemd op uw behoefte. Verderop in het artikel kom ik daar nog op terug.

2.2 Gespecificeerde btw factuur

Bij een brandstofpas ontvangt u juist een gespecificeerde btw factuur. Brandstofpassen worden uitgegeven en onderhouden door bedrijven die begrijpen wat de wensen van een eigenaar van een zakelijke autorijder (zzp) of wagenparkbeheerder (mkb) zijn.

Een tankpas aanbieder is zich bewust van de hoge brandstofkosten die zijn doelgroep maakt:  ondernemingen, stichtingen en verenigingen.

Waarom zou u nog kiezen voor een creditcard waarmee u minder voordelen behaalt, wanneer u ook kan kiezen voor een betaalmiddel dat meer aansluit op uw bedrijfsvoering?

2.3 Administratieve last omlaag

Zoals vermeld zijn brandstofpassen speciaal ontwikkeld om te gebruiken voor uw wagenpark. Ze zijn voorzien van vele handige en slimme functionaliteiten die uw werk als wagenparkbeheerder gemakkelijker maken, en de administratieve lasten verminderen.

Een voorbeeld hiervan is dat de meeste tankpas aanbieders voorzien in een handige brandstof app die bestuurders naar het dichtstbijzijnde of goedkoopste tankstation in de buurt wijzen.

Zo’n app kan ervoor zorgen dat uw berijders de tankstations gemakkelijk vinden en daardoor tanken met kortingen of van andere voordelen kunnen genieten.

Op deze site kunt een aantal MKB tankpassen met elkaar vergelijken, waarbij de ene pas meer korting biedt en de ander meer functionaliteit.

3. Veiligheid van een brandstofpas

Creditcards zijn voorzien van veiligheidsmaatregelen met een pincode, die in veel gevallen nodig is voor betaling.

Een brandstofpas gaat een stap verder en heeft nog een aantal extra veiligheidsmaatregelen zodat deze nog beter beveiligd is.

3.1 Beperking afrekenen mogelijkheden

U kunt bij per brandstofpas instellen dat er alleen brandstof afgerekend kan worden met de tankpas. Het afrekenen kan alleen als een pincode wordt ingevoerd, vergelijkbaar met de creditcard.

Extra functionaliteiten (autowasstraat, parkeren ed) kunnen dan niet betaald worden. U kunt verder gaan door ook beperkingen in te stellen hoe vaak de brandstofpas gebruikt kan worden per week.

Eveneens is instelbaar welk maximale bedrag er per transactie of gedurende de levensduur van de tankpas afgerekend mag worden.

Deze mogelijkheden zorgen er niet alleen voor dat uw betalingen veilig zijn, maar zorgen er ook voor dat u altijd controle heeft over uw zakelijke autokosten.

3.2 Nauwkeurige rapportages

Zoals hierboven aangegeven, ontvangt u een factuur van de credit card met daarop de gemaakte uitgaven.

U mist gedetailleerde informatie op uw maandfactuur over de transacties die gedaan zijn met de brandstofpas.

Want u ontvangt een gedetailleerd overzicht van alle transacties, transacties per voertuig of medewerkers en de mogelijke uitzonderingen.

Alle facturen zijn uiteraard zo gemaakt dat u gemakkelijk de btw kan terugvragen over de brandstofpas transacties.

4. Vergelijk zakelijke brandstofpassen en vraag direct aan

Het is duidelijk dat er vele voordelen zijn in  het gebruik van een zakelijke brandstofpas in plaats van een creditcard.

Hierdoor mag een brandstofpas niet ontbreken in uw wagenpark. Kies voor een oplossing die past bij uw situatie en onderneming.

Bekijk en vergelijk de MKB brandstofpassen en vraag er een direct aan. Het is kleine moeite, met grote gevolgen…

Ludo Zwaan

Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd  zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.