Het handmatig verwerken van onkostendeclaraties met losse bonnetjes is een ongewenst klusje voor de administratie. Omdat het veel tijd neemt, zijn de kosten per declaratie relatief hoog. Zeker als het om kleine bedragen gaat.

Denk daarbij aan bonnetjes van de parkeergarage, wasstraat of van getankte brandstof. Niets voor niets adviseren boekhouders aan bedrijven om een tankpas te gebruiken.

In dit artikel staan we stil bij de een van de grootste voordelen: het terugbrengen van de administratiedruk.

1. Paar tientjes verwerkingskosten voor bonnetjes

Herken je dat? Werknemers die elk bonnetje declareren? Het is een proces dat door werknemers en werkgevers als vervelend en complex wordt ervaren.

Het indienen van een declaratie kost een medewerker toch al snel een minuut of tien. Het inboeken, verwerken en laten uitbetalen is ook al snel tien minuten per declaratie.

Totaal omgerekend in geld kost het verwerken van een declaratie al snel een paar tientjes. Kan dat niet goedkoper?

Handmatig verwerken van declaraties kost veel tijd dus geld. Zeker als het om kleine bedragen gaat zoals bonnetjes van het tanken en de parkeergarage

2. Bonnetjes bewaren moet ook bij een pinpas.

Maar wij gebruiken een pinpas of creditcard van de zaak, zul je zeggen. Op de bankafschrift van een zakelijke rekening staat wel het afgeschreven bedrag en heeft u al betere bewijslast richting de fiscus. Maar op zo’n afschrijft staat alleen het totaal bedrag inclusief btw gespecificeerd. Dan is nog steeds bonnetjes bewaren nog nodig.

Vandaar dat wij adviseren om geen pinpas of creditcard te gebruiken om brandstof af te rekenen.

Dus je moet zelf administratief de btw berekenen om zo de betaalde BTW terug te vragen. Het is allemaal niet zo moeilijk (het totaal bedrag maal 100 en delen door 121), maar het kost je veel tijd.

Natuurlijk kun je een bon op bedrijfsnaam vragen bij het afrekenen, maar dat is omslachtig maar kan ook vaak niet. De medewerker van een tankstation ziet je aankomen…

2.1 Een tankpas verlaagt administratielast

Administrateurs adviseren steeds vaker om een tankpas te verstrekken aan ondernemers en hun personeel.

Een tankpas heeft meerdere voordelen, zeker als gaat om het verlagen van de administratiedruk:

• De werknemers hoeven geen tankbonnen meer bij u in te leveren,
• Ze hoeven de brandstof niet meer voor te schieten, of u geen voorschot meer te betalen
• U hoeft geen declaraties meer uit te betalen.

Zeker in geval dat meerdere tankpassen binnen een onderneming gebruikt worden, bespaart het serieus veel tijd in de administratie! Want er wordt een totaal overzicht gegeven van de getankte brandstofkosten van alle tankpassen op één factuur.

Wij adviseren om geen pinpas of creditcard te gebruiken om brandstof af te rekenen

Die factuur biedt u ook in één keer een overzicht van de betaalde btw. En dit maakt de btw-aangifte weer een stukje eenvoudiger.

3. Wat vindt de fiscus ervan?

U staat zwak tegenover de belastingdienst in een btw teruggaaf discussie als u geen bewijs kan overhandigen. Want geprinte bonnetjes raken wel eens kwijt of zijn niet meer leesbaar.

Dat is fiscaal vervelend, omdat het niet meer aantoonbaar is.

Een tankpas biedt daarvoor uitkomst, omdat u een twee wekelijks of maandelijks een verzamelfactuur ontvangt met daarop de transacties.

Deze factuur is gegarandeerd fiscus proof. Want het staat op bedrijfsnaam en alle gemaakte transacties zijn netjes gespecificeerd.

Dat zijn de redenen waarom een zakelijke tankpas beter is dan een creditcard.

4. Soorten tankpassen

Tankpassen bestaan al lang. Met name de grote oliemaatschappijen zoals Shell en Esso hebben een merkgebonden tankpas.

Dat kan je alleen tanken bij het desbetreffende merk. Zo heeft Shell ruim 450 tankstations, op het totaal van 4000 tankstations in Nederland. A

ls u overal wilt tanken, dan is een universele tankpas aan te bevelen. Bekende passen zijn van Travelcard en MTc.

Prettige bijkomstigheid is dat meerdere diensten (parkeren, tol, wasstraat e.d.) afgerekend kan worden met zo’n pas.

Want ook die uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur, maar alle bovengenoemde fiscale en administratieve voordelen van dien. En: bonnetjes bewaren is niet meer nodig.

5. Mobiliteitspas innovatie

De hedendaagse professional is steeds mobieler en wil gebruik maken van meerdere vervoersmiddelen.

Met de auto naar de rand van de stad, vervolgens de tram of trein nemen naar het te bezoeken adres. Maar ja, daar komen de bonnetjes weer terug.

De al genoemde MTc heeft daar op handig op ingespeeld en heeft een zogenaamde mobiliteitspas geïntroduceerd: de MoveMove pas. Deze pas kan gebruikt worden voor de brandstof, parkeergarage en wasstraat ze beiden ook OV kaart voor in de trein, bus, tram en desnoods een OV fiets.

Al deze uitgaven worden vermeld op de verzamelfactuur.  Deze recente innovatie verhoogt het gemak van de gebruiker en stopt bonnetjes bewaren!