Kan ik btw terugvorderen met een zakelijke tankpas en privéauto

Er zijn genoeg zelfstandigen die denken dat het veel moeite en tijd kost om hun brandstof btw te declareren. Ook zijn ze vaak bang dat er een naheffing komt.

Dit wilt u natuurlijk voorkomen, en niet uw vingers branden aan de gedoe rond brandstof btw. Zeker als u privéauto rijdt, zult u wel denken geen zakelijke tankpas nodig te hebben. Niets is minder waar!

1. Btw terugvorderen is een makkie

Btw terugvorderen op brandstof hoeft eigenlijk niet tijdrovend te zijn. Want het zal u geen extra tijd kosten wanneer u weet welke kosten opgegeven mogen worden en hoe u dit kunt doen.

Wanneer u in uw privéauto zakelijk gebruikt dan kunt u inderdaad €0,19 per kilometer die zakelijk gereden is aftrekken van de belastingen.

Nu komt het goede nieuws: bovendien mag u de betaalde btw terugvorderen van brandstof (pas), banden en het onderhoud.

2. Een vijfde deel is veel geld

We liggen tegenwoordig echt niet meer wakker van die 21% BTW, we zijn er gewend aan geraakt. Maar ja, toch is 21% wel een vijfde van alle autokosten die u per jaar maakt.

Dit is bijvoorbeeld de btw die u over brandstof betaalt, gemiddeld al snel €50,- per maand. Of wat dacht u van alle btw van die garagebonnen.

Op die manier krijgt u eigenlijk 21% korting op onderhoud en de banden van uw auto. Download hieronder ons gratis eBook met daarin de uitleg een voorbeelden.

2.1 Balans zakelijk en prive

Het is wel belangrijk dat u onthoudt dat u bij het btw terugvorderen op het einde van het jaar wel een btw verrekening maakt omdat u de auto ook privé rijdt. Immers, u heeft niet alle brandstof zakelijk verreden.

Ook van de noodzakelijke auto onderhoud heeft u privé voordeel gehad. Er moet dus een balans tussen zakelijk en privé worden gemaakt, hiervoor zijn twee opties.

Optie 1. Verreken alle btw gebaseerd op het percentage privé en zakelijke kilometers.

U kunt de tellerstand van 1 januari en 31 december samen met de zakelijke kilometerregistratie gebruiken om te berekenen wat de balans tussen zakelijke en privé kilometers is.

Het is wel nodig dat u een kilometerregistratie heeft om de 19 cent per kilometer te kunnen opgeven. Dit kost dus u wel enige tijd al zijn daar weer oplossingen voor.

De goedkoopste oplossing zijn kilometer registratie apps en wilt u geheel automatiseren zijn er rittenregistratie inbouw oplossingen.

Optie 2. U verrekent alle btw en maakt hierop een correctie van 1,5% op de cataloguswaarde van uw auto.

Gedurende het jaar trekt u alle btw af, en dan voert u in januari de 1,5% van de cataloguswaarde correctie af. Wanneer u al btw hebt afgetrokken toen u de auto kocht dan voert u gedurende de eerste vijf jaren een correctie van 2,7% door.

Hoe u de btw verrekend is aan u, uw boekhouder kan gemakkelijk berekenen welke manier het meeste voordeel oplevert. Lees ander ons artikel over deze forfait regelingen met rekenvoorbeelden.

3. Kilometerregistratie

De belastingdienst kan wel degelijk controleren of alle kosten die u opgevoerd heeft ook door het bedrijf zijn gemaakt. Het is dus essentieel om de kilometerregistratie bij te houden wanneer u die €0,19 cent per kilometer wilt terugvragen.

Bovendien moeten alle tankbeurten geadministreerd worden als u btw terugvorderen wilt op brandstof. De regels voor de rittenregistratie zijn niet moeilijk en samengevat stelt de Belastingdienst hier de volgende eisen aan:

• Tankbeurten die contant betaald zijn mag u niet opvoeren, ook al is er een btw-bon aanwezig.
• Elke tankbeurt moet u zakelijk betaald hebben met een zakelijke- pinpas,  creditcard of een tankpas.
• De tankbon moet de soort brandstof, het aantal liters, de prijs en btw weergeven.

Let op! Wanneer u met een zakelijke pinpas of creditcard betaalt, moet u de btw bonnen bewaren.

Wanneer u met een tankpas heeft betaald hoeft u deze bonnen niet te bewaren omdat u een – veelal maandelijks – een gespecificeerde factuur met daarop de o.a. de betaalde brandstof btw zal ontvangen.

4. Schrikbeeld over btw terugvorderen

Een schrikbeeld van elke ondernemer: een naheffing. Iedere tankbeurt moet direct te herleiden zijn worden naar het desbetreffende bedrijf.

Er is een strenge controle op brandstof btw die onterecht is teruggevorderd.

Wanneer er bij de belastingdienst twijfels zijn over uw declaraties dan kan het zijn dat de administratie wordt gecontroleerd en dat u dus inderdaad tot wel vijf jaar terug een naheffing kunt krijgen.

5. Zakelijke tankpas

Het beste kunt u gebruik maken van een zakelijke tankpas om het bovenstaande scenario te voorkomen. Hier heeft u recht op wanneer u als zzp’er zakelijke kilometers maakt met een privéauto.

U zult dan een verzamelfactuur krijgen met hierop datum, plaats, tijd, aantal liters, soort brandstof en btw. Een tankpas is bovendien helemaal niet duur. De MoveMove pas van MultiTankcard kost €6,95 ex btw per maand.

Hiermee kunt u bij alle Nederlandse tankstations betalen, en bij meer dan 45.000 stations in 42 Europese landen. Parkeren, elektrisch opladen, openbaar vervoer, het gebruik van taxi’s en carwashes kunt u ook met deze pas betalen.

Heeft u er geen geld voor over? Dan kunt u de Q8 Liberty Card overwegen. U kunt bij minder tankstations terecht, maar de brandstofprijs is wel scherper. Aan u de keuze!

5.1 Nog meer voordelen

Het betalen met een zakelijke tankpas van heeft nog meer voordelen: Overal en altijd kunt u uw tankkosten inzien, overal kunt u inloggen op uw account via de app.

De verzamelfactuur stuurt u in één keer naar de boekhouder. Dit scheelt de boekhouder veel tijd en u dus veel geld.