Als mkb ondernemer kun je veel geld en tijd besparen door een zakelijke mkb tankpas aan te vragen. Vooral voor medewerker(s) die veel op de weg zitten.
Maar voordat je zomaar zo’n tankpas aanvraagt wil je natuurlijk wel weten wat dit mij oplevert als mkb ondernemer. Hierom hebben wij dit artikel geschreven, hier kan je namelijk alles teruglezen wat u over de mkb tankpas wilt weten.
1. Wat is de mkb tankpas ?
De tankpassen worden gebruikt door verschillende particuliere en zakelijke doelgroepen.
Voor de zakelijke doelgroep is er een tankpas voor zzp’ers en vof’ers, maar ook verenigingen, stichtingen en het Midden- en Klein Bedrijf (mkb) zijn gebruikers van tankpassen.
In een uitgebreid artikel in de kennisbank lees je wie en welke organisatievormen een zakelijke tankpas mogen gebruiken.
In dit artikel focussen we alleen op het mkb en gebruiken daarom hierna de term mkb tankpas om daarmee doelgroep af te bakenen.
1.1 Merkgebonden en universele mkb tankpas
Een mkb tankpas is een zakelijke tankpas die je aan kan vragen wanneer je de btw voor de brandstof die je verbruikt voor werk gebonden ritten wilt terugvragen.
Wanneer je ergens tankt, kan dat met een universele mkb tankpas bij vrijwel elk tankstation (ruim 4100 stations) in Nederland. Bij merkgebonden tankpassen kun je op minder plekken tanken (zie onder).
1.2 Overzicht gemaakt kosten per medewerker
Elke medewerker betaald simpelweg met de mkb tankpas in plaats van met een (soms eigen) pinpas. De kosten worden dan via automatisch incasso van de bankrekening van de onderneming afgeschreven.
Nog belangrijker is dat jij of jouw medewerker geen tankbonnetjes meer bij hoeft te houden en/of tankkosten hoeft te declareren.
Elke twee of vier weken – afhankelijk van de tankpas aanbieder – ontvang je een verzamelfactuur met daarop de gemaakte kosten en betaalde btw.
Op die manier wordt het bijhouden van uw tankadministratie een stuk eenvoudiger aangezien dit automatisch gaat. Ik noem dat bonnetjesloos tanken.
1.3 Nuttige managementinformatie
Vanaf het moment dat je een mkb tankpas gebruikt, creëer je belangrijke managementinformatie. Wat zijn de totale maandelijkse brandstofkosten? Wat kost een bedrijfswagen per kilometer? Waar, wanneer en hoeveel tanken de medewerkers?
Deze ‘fleetmanagement’ informatie vind je in de gebruikersaccount die elk bedrijf heeft, en kan je dus direct bijsturen.
Nog een voordeel is dat het een overzicht biedt wat de medewerkers van je onderneming aan het vervoer op kosten van de zaak spenderen.
2. Een tankpas heeft vijf voordelen
In het voorgaande zijn al een paar voordelen genoemd. Maar er zijn er meer: in totaal zijn vijf voordelen van de tankpas,die in een uitgebreid artikel worden besproken. Kort samengevat zijn deze:
- De al genoemde minder tijd kwijt zijn aan autokosten administratie,
- Het betalen van extra diensten, zoals parkeren en autowassen,
- De vrijheid om te kiezen tussen tankpas aanbieders van een universele tankpas (enkele euro’s per maand) of een merkgebonden tankpas (veelal gratis),
- Goedkoop tanken door de apps die bij de tankpas horen,
- Een tankpas biedt gemak en overzicht voor de gebruiker in kosten en brandstofverbruik voor wagenparkbeheer.
3. Hoe betaal je met een mkb tankpas?
Zoals ik al noemde gebruikt je de mkb tankpas zoals je een pinpas gebruikt. Je moet de kilometerstand invoeren en op ok te drukken bij de kassa.
Als jij, of een van je medewerkers, in een vervangende auto rijdt, dan worden er om enkele extra gegevens gevraagd.
Voor de rest hoef je niks te doen en krijg je een automatisch incasso om voor de brandstof en andere afgenomen diensten (parkeren, carwash e.d.) te betalen.
3.1 Wie heeft het nodig en waarom?
Het hebben van een mkb tankpas is ideaal voor ondernemers die meerdere werknemers in dienst heeft. Je bespaart er namelijk een hoop tijd en geld mee.
Daarnaast mag een ondernemer de btw van het alle (zakelijke) afgelegde kilometers terugvragen van de belasting.
Daarvoor moet je wel de tankadministratie bijhouden. Het verzamelen van al deze bonnetjes is tijdrovend, en als je er een paar kwijt bent, ontvang je ook nog eens minder geld terug dan je eigenlijk recht op hebt.
Wanneer je een mkb tankpas gebruikt, dan wordt automatisch een overzicht geregeld. Je houdt meer tijd over en je ontvangt gemaximaliseerde btw retour van de belastingen.
4. Hoe kies je de juiste mkb tankpas?
Wanneer je een mkb tankpas wilt aanvragen, dan moet je natuurlijk nog kiezen uit alle verschillende opties. Hieronder volgt een soort checklist waar je op moet letten tijdens het selecteren van een tankpas.
- Als eerste moet je kijken waar de mkb brandstofpas allemaal gebruikt kan worden. Sommige gelden alleen bij bepaalde ketens van tankstations, en misschien wil je wel liever naar een andere pomp. Dit zijn de merkgebonden tankpassen. Bovendien heb je bij sommige ook de optie om hem buiten Nederland te laten werken, wat handig kan zijn als je regelmatig tankt in het buitenland.
- Ook de abonnementsprijs is uiteraard belangrijk. Maar je moet niet enkel kijken naar de vaste maandelijkse kosten. Je moet ook letten op de borg die je eventueel moet betalen, de kosten per transactie en de kosten voor extra diensten zoals het parkeren. Deze kunnen namelijk ook variëren per aanbieder.
- Ook hebben bepaalde tankpassen nog extra opties die misschien interessant zijn. Die zijn het meest uitgebreid bij de universele tankpassen. Je moet denken aan opties als pechhulp, elektrisch opladen, zakelijk ov reizen of het auto onderhoud afrekenen. Als het relevant voor je is, dan kun je het meenemen in het keuze traject voor een mkb tankpas.
- Let erop of de gewenste mkb tankpas de mogelijkheid heeft tot zogenaamd FleetManagement. Dit is vaak een webapplicatie waarin je een totaal overzicht heeft van de kosten van je wagenpark, de afgelegde kilometers en brandstofkosten per medewerker en het aanvragen van (extra) tankpassen zoals hiervoor uitgelegd,
5. Welke mkb tankpas moet ik kiezen?
Dit zijn wel de belangrijkste dingen die je moet weten wanneer je van plan bent om een mkb brandstofpas aan te vragen. Hopelijk realiseert je jezelf dat je met zo’n tankpas een hoop tijd en geld kunt besparen als mkb ondernemer.
Wanneer je regelmatig zakelijk reist is het zeker een goed idee om een dergelijke tankpas aan te schaffen voor jezelf maar ook voor eventuele werknemers die regelmatig moeten reizen op kosten van de zaak.
Maar het allerbelangrijkste is nog wel dat je een goede vergelijking maakt voordat je de eerste de beste tankpas mkb aanschaft.
Op onze site worden de meest gebruikte mkb tankpassen met elkaar vergelijken: MKB Brandstof en de Q8 Liberty Card.
Met de eerste tankpas kun je in geheel Nederland tanken, met de Q8 Liberty Card op minder plekken, maar wel door heel Nederland. Maar met Q8 pas heeft u gemiddeld de laagste brandstofprijs te pakken. Hieronder vind je een overzicht van beide passen.
- Geen maandelijkse paskosten, ofwel gratis
- Minimaal €0,14 cent garantiekorting (alleen via deze site)
- Aanvragen via deze site geen eenmalig kosten (t.w.v €12,-)
- Geen (standaard) borg betaling en transactiekosten
- Landelijke dekking: 574 tankstations (Tango, Q8, Texaco, Sakko, OK)
- Tanken in België en Luxemburg bij 540 tankstations
- Afrekenen en gebruik van >90 carwash o.a. bij Texaco en OK
- Twee wekelijks één btw-factuur, geen gedoe met bonnetjes
Deze gratis tankpas is bedoeld voor ondernemers die de laagste brandstofprijs belangrijkst vinden.
- Tanken in Benelux (meer dan 1000 tankstations)
- Pompprijs is leidend
- Tango heeft ‘Slimme donderdag deals’: €0,17 cent korting
- Geen transactie kosten per tankbeurt
- Contractduur 4 jaar, maar geen opzegtermijn
- Géén lastige credit check die je aanvraag in de weg staat
- Echte tankpas zzp, incl. beheerders tool voor het wagenpark
- Geschikt voor Stichtingen (mits ingeschreven bij KvK),
Deze tankpas door meer dan 10.000 ondernemers gebruikt!
- De kortingen gelden op de landelijke adviesprijzen.
- In gebruik bij meer dan 10.000 ondernemers
- Q8 Liberty app gebruikt u om goedkoopste tankstations te vinden
- Te combineren met betaald parkeren app
- Niet geschikt voor elektrische of hybride auto’s
- Geen pechhulp mogelijkheden
- Geen mogelijkheid om tol en parkeergarage te betalen
Voor de aanvraag is o.a. het BTW – en KvK nummer nodig. Jouw KvK nummer kun je hier vinden
Deze tankpas is waardevol voor de ondernemer die op vaste plekken tankt- Paskosten €8,90 per maand
- Pompprijs is leidend
- Landelijke dekking van 4100 tankstations (95%)
- Borg van €200,- maar geen transactiekosten voor tanken
- Naast tanken ook betalen voor parkeren en autowassen
- Maandelijks één btw-factuur, geen gedoe met bonnetjes
Deze tankpas is het meest geschikt voor het mkb met wagenpark van één tot tien auto’s.
- Alleen tanken in Nederland (niet in andere landen)
- Ook geschikt voor transportbedrijven en Stichtingen (mits ingeschreven bij KvK)
- Afrekenen bij alle parkeergarage van Q-Park en P+R terreinen (+ €0,20 per transactie)
- Afrekenen van het autowassen (carwash) bij 1100 wasstraten
- Contractduur 1 jaar, 1 maand opzegtermijn
- Wagenparkbeheerders tool (mkb) tot 10 auto’s
Een pas incl. een professionele wagenpark beheerders tool.
- Medewerker app voor om tankstations te vinden waar je goedkoop kan tanken
- Handmatig declareren door uw medewerkers niet meer nodig
- UBL koppeling mogelijk met boekhoudpakket
- Niet geschikt voor elektrische of hybride auto’s
- Geen pechhulp mogelijkheden
- Geen mogelijkheid om tol te betalen
- In gebruik bij meer dan 51.000 mkb ondernemers
Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.
Bedankt voor het overzicht en de genoemde 5 voordelen! Noot zo scherp gehad en zo’n pas lijkt me zeker een aanrader voor ons team.
Handig overzicht en de uitleg over de mkb tankpas en zijn voordelen, bedankt! Mijn boekhouder begon er ook pas over. Ik zal deze site doorgeven.