De overeenkomst tussen een zakelijke smartphone en tankpas

De huidige zakelijke smartphones gaan steeds langer mee. Vooral de smartphones van Apple hebben een goede naam. Om die reden zijn refurbished iPhones populair. Daarom gebruiken ondernemers steeds meer sim only abonnementen en in combinatie met een refurbished smartphone. 
Een zakelijke smartphone is niet meer weg te denken in ons dagelijks werk. Regelmatig contact hebt met klanten, collega’s, agenda bijhouden, leveranciers en andere zakelijke relaties, het gaat allemaal via een smartphone. In dit artikel gaan we uitgebreid in op de fiscale spelregels voor een zakelijke smartphone voor de starter, zzp en vof.

Zakelijke tankpas en smartphone?

Een zakelijk SIM only abonnement heeft veel overeenkomsten met een zakelijke tankpas. De terugkerende kosten van een tankpas en een smartphone is aftrekbaar van de winst. In vergelijking met de tankpas is zijn dit zowel de abonnementskosten (maandelijkse tankpas kosten) alsmede de gesprekskosten (brandstof kosten). Zowel een zakelijke- smartphone en tankpas leveren een hoop gemak op – door o.a. de vele handige apps – en u ontvangt netjes elke maand een btw factuur die u kan gebruiken voor uw administratie.

De belastingdienst

Voor zelfstandige ondernemers zijn alle zakelijke telefoongesprekken fiscaal aftrekbaar. Net als de autokosten zoals brandstof, tankpassen, onderhoud en nog meer. Wat zijn precies de voorwaarden van de belastingdienst als u een zakelijke smartphone hebt? En hoe haalt u hier het meeste fiscale voordeel uit? Het goede nieuws is dat de fiscale regels voor de smartphone van de zaak sinds 2015 eenvoudiger en zijn geworden. Voorheen moest u aantonen dat u de smartphone minstens voor 10% zakelijk werd gebruikt. Tegenwoordig gaat de belastingdienst daar soepeler mee om.

Sinds 2015 zijn de fiscale regels rond een smartphone soepeler geworden

Zakelijke smartphone gebruiken

Alle kosten die zakelijk gemaakt worden, zijn aftrekbaar. Dit mogen naast de bovengenoemde autokosten dus ook de telefoonkosten zijn. Dit is de basisregel voor iedere ondernemer: van mkb’er tot zzp’er of de eenmanszaak.
Bij veel starters en zzp’ers lopen privé- en zakelijke kosten nog wel eens door elkaar heen. Voor de telefoonkosten maakt dat niet zoveel uit. Of de telefoonkosten worden afgeboekt van een zakelijke rekening of van een privérekening, het maakt voor de belastingdienst niet echt uit. Maar dat heeft wel een nadeel, maar eerst de voordelen.

Wat zijn de voordelen van een privé mobiel abonnement?

Als u een abonnement voor uw smartphone heeft afgesloten, dan is dit geheel aftrekbaar van zowel de inkomsten- als omzetbelasting. Daar staat tegenover dat een vaste telefoonlijn op uw huisadres níét meer aftrekbaar is. Die wordt door volgens overzicht op belastingdienst.nl altijd als privé beschouwd. Voor de full-time ondernemers niet echt een probleem, wel goed om het te weten voor de part-time zzp’ers onder de lezers!

Mocht u toch een tweede vaste lijn –  kantoor in huis –  hebben, dan is het wel aftrekbaar. Venijnige detail: een gesprek met een opdrachtgever telt natuurlijk wel mee, maar even een telefoontje tussendoor naar je tante om haar een prettige verjaardag te wensen weer niet.

Als u een sim only-abonnement hebt en een nieuwe zakelijke smartphone koopt, mag u dit opgeven als aftrekpost. Een smartphone voor privégebruik is uiteraard niet aftrekbaar.

Wat als u zakelijk belt met een privéabonnement?

Als privé en zakelijk telefoongebruik gescheiden zijn, is dit overzichtelijk voor de administratie. Het wordt iets ingewikkelder als de telefoonrekening een gemengd karakter heeft, oftewel als privé en zakelijk door elkaar lopen in een abonnement. 

Deze situatie is echter op de meeste startende ondernemers van toepassing en komt ook in andere situaties voor, zoals bij een internetaansluiting in huis. Ook hier geldt: de kosten die je zakelijk maakt zijn aftrekbaar.

De kosten van een privéabonnement van een mobiele telefoon zijn wat dat betreft aftrekbaar van de inkomstenbelasting, mits het om zakelijk gebruik gaat. Dit geldt ook voor de omzetbelasting (btw) van een eenmanszaak.

Hoe bepaalt u dan het zakelijke gedeelte?

Als u een smartphone abonnement heeft dat bestaat uit zowel toestel- als verbruikskosten, dan brengt u een evenredig deel van deze abonnementskosten in mindering op uw winst. Er is alleen geen eenduidig recept om het zakelijke deel te bepalen. U kan het volledige verbruik tot op de mb en minuut bijhouden door de factuur te specificeren, maar u mag het ook schatten.

 

 
Download gratis whitepaper: 27 handige apps voor ondernemers

Elke moderne ondernemer heeft onmisbare apps op zijn smartphone. Zeker omdat ondernemen geen nine-to-five job is en het zaken doen waar en wanneer hij (zij!) dat wilt. Gelukkig helpt een smartphone de ondernemer,met een handvol (gratis) apps om geen tijd te verliezen en (agenda) overzicht te houden in de hectiek van alledag.

Schatten mag

Stel u gebruikt uw smarthone zowel zakelijk als privé voor telefoneren, appen, mail en routeplanner? Dan bent u zelf verantwoordelijk voor deze schatting, de belastingdienst gaat hierin uit van redelijkheid. U moet dit uiteraard wel kunnen verantwoorden als de Belastingdienst achteraf vraagt naar een specificatie van uw telefoonabonnement. 

Het is mogelijk om het tot op de minuut te specificeren door de ontvangen factuur te analyseren, maar u mag het van de Belastingdienst ook schatten. Een redelijke schatting is goed genoeg. Mocht de Belastingdienst achteraf naar een specificatie vragen, dan moet u wel schatting kunnen onderbouwen en verantwoorden.

Het is mogelijk om een mobiel abonnement op uw privénaam en -rekening af te sluiten. Er is wel een nadeel: het levert extra administratie op

Toch dan een smartphone van de zaak?

Als ondernemer kunt uzelf en uw werknemer(s) onbelast een smartphone ter beschikking stellen. Een zzp is het niet verplicht de naam van de onderneming op de factuur te laten vermelden. Hierdoor is het dus mogelijk om een mobiel abonnement op uw privénaam en -rekening af te sluiten. Er is wel een nadeel: het levert extra administratie op. U moet het zakelijke gebruik schatten en verwerken in uw boekhouding, zoals hiervoor is uitgelegd. Een zakelijke smartphone of een zakelijk mobiel abonnement is vaak wat duurder, maar is qua boekhouding een stuk makkelijker.  In de Wet op de Omzetbelasting staat aangegeven dat de naam en het adres van de ondernemer op de factuur vermeld moeten zijn. Bij een eenmanszaak is de natuurlijke persoon altijd eigenaar en ondernemer, ongeacht hoe de ZZP’er zijn onderneming noemt.

Fiscale afschrijf termijn zakelijke smartphone

Zakelijke kosten gaan van de omzet af en daardoor voelt de ondernemer ze minder. Bij apparaten mag de ondernemer het bedrag vaak niet in één keer afschrijven, maar in 3 tot 5 jaar. De kosten tellen dus relatief zwaar mee in het eerste jaar. Apparaten die minder dan €450 exclusief BTW kosten kan de ondernemer wel in één keer afschrijven. Het is in dit geval ook slim om een maximale prijs voor een telefoon vast te stellen van bijvoorbeeld maximaal 450 euro. Binnen deze prijsklasse vindt u voortreffelijke nieuwe smartphones uit het midden segment zoals de Huawei P9 en P10 en Sony Xperia toestellen of vlaggenschepen van een jaar oud zoals de hierboven afgebeelde Samsung Galaxy S7.

.