Bespaar tijd en geld met deze 7 slimme zakelijke apps

Zakelijke apps zijn een uitkomst voor de ondernemer. Maar om gebruik te maken van die apps moet je wel weten welke handig zijn voor jou, want er zijn er honderdduizenden. Hieronder een lijst van zeven apps die je kunnen helpen om tijd en geld te besparen.

1. Live je locatie delen met de klant

Houd je klant live op de hoogte van waar jij bent en hoe lang het nog duurt voordat je zult arriveren. Met de gratis app van Glympse (Android of Apple) kun je jouw positie real-time delen met wie jij maar wilt voor hoe lang je maar wilt.

Het gebruikersgemak van de app zorgt ervoor dat iedereen de app kan gebruiken.

Zo zorg jij ervoor dat je klant niet hoeft te wachten wanneer je iets verlaat bent, maar ook dat de klant op tijd doorkrijgt wanneer je wat eerder bent.

Voordeel voor jou is dat de koffie dan altijd klaarstaat wanneer jij voet binnen de deur bij de klant zet. Kortom, een dit is een van de ideale zakelijke apps voor wie regelmatig onderweg is naar een klant.

2. Een schoenendoos als één van jouw zakelijke apps

De Shoeboxed Receipt Tracker (Android of Apple) dankt zijn naam aan de ouderwetse schoenendoos waarin alle bonnetjes bewaard werden. Deze app is de plaatsvervanger van de fysieke schoenendoos.

Maak een foto van je bonnetje, geef het een naam en sla ‘m op. Daarnaast houdt de app zakelijke kilometers voor je bij. En komt er een factuur binnen via Gmail, dan wordt ook deze verwerkt.

Zo heb je de echte schoenendoos niet meer nodig. Alle bonnetjes worden bewaard op je telefoon. Ideaal voor iedere ondernemer die maandelijks bonnetjes verwerkt voor de Belastingdienst.

Het enige nadeel is de prijs. Niet alle goede zakelijke apps zijn gratis helaas. Bij Shoeboxed kun je verschillende maandpakketten afnemen afhankelijk van hoeveel bonnetjes en facturen je maandelijks verwerkt. 

Het grote voordeel is de tijd en energie die je bespaart op de administratie en de belastingaangifte. Dit sluit perfect aan bij onze missie: ‘Zakenreizen met gemak’. 

3. Maak gebruik van een chatbot

Je komt het waarschijnlijk regelmatig tegen, een chatbot. Een chatbot is een robot die automatisch vragen van klanten voor je beantwoordt. Met de Nederlandse app Flow.ai kun je vrij gemakkelijk een chatbot voor jouw website instellen.

Het vergt in eerste instantie wel wat tijd. Je moet namelijk alle mogelijke vragen die klanten hebben invoeren met een passend antwoord. Wanneer je dit eenmaal hebt gedaan, kun je de chatbot zijn werk laten doen.

Natuurlijk komen klanten ook wel eens met nieuwe vragen waarop de chatbot geen antwoord weet. Je kunt de klant dan vragen dit door te geven, zodat jij deze vraag kunt toevoegen voor het geval deze vragen nog eens wordt gesteld.

Richt jij je met jouw bedrijf op klantvriendelijkheid en ben je online actief, dan is Flow.ai een van de zakelijke apps die je moet hebben. Het is nog gratis ook!

4. Urenregistratie met zakelijke apps was nog nooit zo gemakkelijk

De IFTTT-app (Android en Apple) is één van de gratis zakelijke apps die erg handig is als je door hebt hoe deze te gebruiken. Met de app kun je een button op je telefoon plaatsen waarmee je de uren die je bezig bent voor een klant makkelijk behoudt.

Zodra je de app hebt gedownload, zoek je in de app naar ‘Press a button to track work hours in Google Drive’. Wanneer je deze applet heb gedownload en hebt aangezet, voeg je de widget toe aan je homescreen.

4.1 Inklokken op jouw smartphone

Elke keer als je begint met werken, druk je op de button. Wat er nu gebeurd, is dat er in een document in Google Drive automatisch wordt geregistreerd wanneer je bent begonnen.

Ben je klaar, dan klik je weer op de button en wordt de registratie afgesloten. Zo komt ouderwets inklokken terug in dit lijstje van tijdsbesparende zakelijke apps. 

Ideaal als je volgens het ‘uurtje factuurtje’ systeem werkt. Je hoeft niet meer te rekenen en hebt bovendien prima bewijslast naar de klant mochten er problemen optreden.

Voor deze moet je wel een beetje verstand hebben van techniek op je smartphone. Via de website van IFTTT kun je veel handige informatie vinden.

Wil je een rijke programma gebruiken qua functionaliteiten, dan is TimeChimp een goed alternatief.

5. Van audio naar geschreven tekst in een paar minuten. Het kan!

Zit je regelmatig in een vergadering, voer je sollicitatiegesprekken of interview je mensen voor je werk, dan is AmberScript ideaal.

In deze app upload je een audiobestand en na even te hebben gewacht rolt er een bestand met de transcriptie van het audiobestand uit. Hiermee bespaar je enorm veel tijd.

Een interview van een uur kost al snel twee uren om zelf te transcriberen. Met AmberScript is dit binnen een paar minuten gefixt.

Het gebruik van AmberScript is niet gratis. Het kost eenmalig 15 euro per uur om te transcriberen, of 50 euro per maand voor vijf uren.

6. Zakelijke apps: Waar heb ik dat ook alweer gelezen?

WorldBrain is een plug-in voor Chrome, Firefox en Safari. Deze app houdt bij welke websites je allemaal hebt bezocht in de laatste 90 dagen. ‘Maar dat doet de webbrowser zelf toch ook al?’, hoor ik je denken.

Met WorldBrain wordt het gemakkelijk om een artikel over een bepaald onderwerp snel terug te vinden. Nadat je de plug-in hebt geïnstalleerd, verschijnt er een brein-icoontje in de taakbalk.

Wanneer je hierop klikt kun je een zoekopdracht laten uitvoeren. Op die manier kun je specifiek zoeken naar woorden wanneer je kwijt bent waar je iets hebt gelezen.

Deze gratis app bespaart je een hoop tijd en de frustratie van het zoeken naar iets wat je ooit hebt gelezen, maar niet terug kunt vinden.

7. Bestanden van je werkcomputer op afstand openen en gebruiken

Met de Chrome Remote Desktop plug-in (Android en Apple) heb je vanuit huis toegang tot je werkcomputer. Op die manier kun je vanuit huis of vanaf je laptop op andere externe locatie altijd je werkbestanden beheren en eruit werken.

Je installeert een plug-in op de computer op het werk en op de computer of laptop thuis. Vervolgens stel je een verbinding in door middel van een wachtwoord. Nu kun je aan de slag.

Klein detail is dat de computer op het werk wel even aangezet moet worden. Hier kun je op een normale werkdag een collega voor vragen. In vakanties is dit lastiger.

Chrome Remote Desktop mag dan een plug-in heten, toch kan deze plug-in onder de categorie interessante zakelijke apps geschaard worden. 

8. Nog meer zakelijke apps

Op verzoek van bezoekers, hebben wij een eBook geschreven met daarin maar liefs 27 handige apps voor ondernemers. Je kan dit eBook gratis aanvragen op onze download pagina.