Regels voor rittenregistratie, wat zijn ze eigenlijk? Waarom is dit überhaupt nodig? Het slordig, of helemaal niet bijhouden, van gereden kilometers in een auto van de zaak kan kostbare gevolgen hebben. Want de Belastingdienst controleert vaak en de boetes zijn niet misselijk: een verzuimboete van €4920 euro plus de niet betaalde bijtelling over maximaal vijf jaar! Serieuze bedragen die je kan voorkomen. In dit artikel leggen we uit hoe je dit het beste kan doen.
1. Spelregels en tips
Als je minder dan 500 km per jaar privé rijdt met de zakelijke auto, dan hoef je geen bijtelling te betalen voor je zakelijke bolide.
De belastingdienst laat vrij hoe je de privé kilometers bewijst, maar zonder een waterdichte rittenregistratie kan je dat eigenlijk niet bewijzen.
Ja, ik weet het, ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie. Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij.
Zo ook het bijhouden van privé en zakelijke gereden kilometers, zeker als de financiële consequentie zo groot kunnen zijn.
Ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie.
Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij
1.1 Fiscusproof
De belastingdienst staat erom bekend (berucht?) dat ze je snel een bijtelling toerekenen als je geen sluitende kilometer huishouding kan overhandigen.
Om het nog iets complexer te maken: stel je gebruikt een privé auto voor zakelijke doeleinden, wat zijn dan de regels voor rittenregistratie?
Dit artikel geeft een overzicht van de regels voor, maar geeft ook tips over kilometerregistratie apps en andere oplossingen om ‘fiscusproof’ kilometers bij te gaan houden.
2. Blijf onder de 500 privékilometers!
Na lezing van het bovenstaande zoek je een eenvoudige en praktische kilometeradministratie.
Natuurlijk kan ik je verwijzen naar de uitgebreide informatie op de website van de belastingdienst. De regels voor rittenregistratie en wat je per rit moet bijhouden kan je daar volledig terug te vinden, maar ze gebruiken daar veel woorden voor in ambtelijk taal.
In essentie komt het hier op neer dat als je een auto die volledig op naam van de onderneming staat, dan is de enige uitdaging om aan te tonen dat je onder de 500 privékilometers blijft. Hoe? Lees verder.
2.1 Welke informatie moet je bijhouden als zakelijke automobilist
Je moet niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van je weten.
Het lijstje wat je na elke autorit moet invullen is als volgt:
- het rit nummer (opeenvolgend 1,2,3 enz);
- de datum;
- beginstand kilometerteller;
- eindstand kilometerteller;
- beginadres;
- eindadres;
- gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke;
- het meest belangrijke: of het privé of zakelijk rit betreft
2.2 Resultaat van polderen
Dit lijstje heeft de belastingdienst niet alleen bedacht. Het is een fraai voorbeeld van polderen geweest. Want in overleg met partijen als VNO-NCW, Techniek Nederland, Bouwend Nederland e.d. is het opgesteld.
Het is al eerder gezegd, administratie bijhouden blijft saai, maar bovenstaande gegevens is het minimum.
Wat zijn de mogelijkheden om met zo min mogelijke inspanning deze gegevens te verzamelen en daarmee te voldoen aan de regels voor rittenregistratie? Er zijn er vier.
3. Vier mogelijkheden om te voldoen aan de regels voor rittenregistratie
Er zijn een viertal mogelijkheden om de gereden kilometers bij te houden. We verklappen al direct dat de eerste twee het meest bewerkelijk en soms ook foutgevoelig zijn om je ze handmatig moet invullen.
Voor de volledigheid noemen wij ze toch omdat je zo kan voldoen aan de ‘strenge’ regels voor rittenregistratie:
- Rittenadministratie bijhouden in excel. Een sjabloon is eenvoudige zelf te maken. Op onze download pagina zijn gratis twee fraaie Excel sjablonen te downloaden.
- De kilometers handmatig bijhouden in een online boekhoudpakket al ondersteunen niet alle pakketten dat.
- Minder bewerkelijk qua administratie is dat je kiest voor een van de rittenregistratie met GPS tracking inbouw oplossingen. Dit is voor de belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie.
- Bijna elke ondernemer heeft wel een smartphone en er zijn vele (gratis en betaalde) apps beschikbaar waarmee met minder inspanning dan optie 1 en 2 de gereden kilometers bijgehouden kan worden. De vraag die wij wel eens krijgen, welke kilometerregistratie app voldoet aan de spelregels van de fiscus?
De laatste twee mogelijkheden worden verder toegelicht, omdat handmatig bijhouden in deze tijd echt niet nodig is. We beginnen met de meest fraaie oplossing: rittenregistratie met GPS tracking.
3.1 Rittenregistratie met een GPS tracker
Een GPS tracker is een klein kastje die ingebouwd kan worden of (portable) los neergelegd kan worden in de auto. Het inbouwen (vaak een OBD stekker) kan je zelf doen of door een leverancier.
De GPS tracker stuurt (bijvoorbeeld) elke minuut de coördinaten door waar en op welk tijdstip de auto zich op dit moment bevind.
Op een beveiligde website of op een smartphone zijn de gegevens inzichtelijk van de locatie, snelheid enz.
Al deze gegevens horen bij de rittenregistratie en worden jaren (afhankelijke van de oplossing) bewaard. Die gegevens kan je gebruiken voor de belastingdienst.
3.2 Wat kost een GPS tracker per maand?
Er zijn diverse rittenregistratie inbouw oplossingen te vinden in verschillende prijs categorieën. De meeste GPS trackers werken in geheel Europa.
Naast eenmalige aanschafkosten van zo’n GPS-tracker zijn er ook maandelijkse kosten van het GPRS data abonnement. De aanschafkosten is verrekend in maandelijkse kosten of er wordt een borg gevraagd. Het voordeel is dat je er geen omkijken meer hebt: alle ritten worden automatisch en feilloos geregistreerd.
Het nadeel zijn de eenmalige aanschaf-of borgkosten en de maandelijkse abonnementskosten. Op onze pagina vindt je een fraaie oplossing van Cartracker.
Deze hebben we ook getest met als uitkomst een hoge score van 8,5 vanwege de lage maandelijkse kosten en het RRS keurmerk heeft (zie onder). Als je meer wilt weten lees dan onze cartracker review.
De Cartracker krijgt een 8,5 uit onze review
3.3 Rittenregistratie via een APP
De aanschaf van een GPS tracker heeft dus een prijskaartje. Zijn er geen alternatieven in bijvoorbeeld de app sfeer? Zoals hierboven al aangegeven, het niet bijhouden leidt potentieel tot discussie met de belastingdienst.
Ja, er zijn vele handige apps voor de smartphone. Dus ook apps die de kilometerregistratie zo handig mogelijk regelen en met minimale inspanning.
Wij hebben een aparte pagina gemaakt waar regelmatig de actualiteit worden gepubliceerd over kilometerregistratie apps.
Sommige apps zijn gratis en sommige hebben alleen eenmalig en/of maandelijkse kosten. Deze pagina is in analogie met een ander overzicht: Goedkoop tanken met een app
3.4 Regels voor rittenregistratie geborgd door Stichting Keurmerk RRS
Voor ritregistratiesystemen op basis van GPS is er het Keurmerk Rit Registratie Systemen. Een mond vol, daarom ook wel bekend als Keurmerk RSS. Het keurmerk ritregistratiesystemen (RRS) is de enige onafhankelijke branchestandaard voor ritregistratiesystemen die een sluitende ritadministratie oplevert voor fiscale toepassingen.
De reden dat deze stichting is opgericht is omdat er toen veel onduidelijkheid was over de kwaliteit van ritregistratiesystemen en over de geldigheid van de ritgegevens voor belastingdienst.
3.5 Garantie op naleving regels voor rittenregistratie
De stichting heeft als hoofdtaak het verlenen van het keurmerk voor de kilometerregistratie. De stichting maakt het eenvoudig om uit een van de ritregistratiesystemen te kiezen dat een sluitende ritadministratie genereert voor de belastingdienst.
Het keurmerk garandeert dat het systeem voldoet aan de regels voor rittenregistratie en daarmee de eisen van de belastingdienst en garandeert ook de kwaliteit van het systeem.
Systemen die over het keurmerk RRS beschikken, voldoen bovendien ook aan de strenge regels rondom privacy en fraudebestendigheid.
4. Regels voor rittenregistratie voor een privé auto
O ja, ik heb een privé auto die ik wel eens gebruik voor mijn onderneming. Een rittenregistratie kan dan nodig zijn als je autokosten wil opvoeren als je je privéauto gebruikt voor zakelijke doeleinden.
Zakelijke aftrek van de autokosten kan zijn onderhoud, de wegenbelasting, brandstof en ook een tankpas. Een zakelijke tankpas gebruiken als zzp’er in een privé auto is dus ook een mogelijkheid en daar zijn twee opties voor:
- Het meest gunstige qua (auto)kosten aftrek is een privé auto volledig zakelijk gebruiken
- Het meer administratief bewerkelijke is een privé auto deels zakelijk gebruiken:
In beide scenario’s gelden de regels voor rittenregistratie. In onze FAQ Privéauto en een zakelijk tankpas wordt dit verder uitgelegd.
- Koop : €5,- per maand, eenmalig kosten €145,-
- Lease: €10,- per maand, all-in
- Eerste 3 maanden gratis via onze site
- Rittenregistratie, inclusief straat parkeren app
- Bij uitstek geschikt voor zzp’er
- Plug & Play installatie en gebruik
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
8,5
- Automatische kilometerregistratie
- Al meer dan 20.000 zakelijke gebruikers
- Fiscusproof, inbouw systeem heeft keurmerk RitRegistratieSystemen
- Altijd en overal inzicht (gratis app + webportaal)
- Te koppelen aan MoveMove pas
- Straat parkeren zonder transactiekosten
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
Uniek: plug & play, met straatparkeren
Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.
