4 minuten leestijd

De regels voor rittenregistratie

Regels voor rittenregistratie, wat zijn ze eigenlijk? Waarom is dit überhaupt nodig? Het slordig, of helemaal niet bijhouden, van gereden kilometers in een auto van de zaak kan kostbare gevolgen hebben.
Want de Belastingdienst controleert vaak en de boetes zijn niet misselijk: een verzuimboete van €4920,- plus de niet betaalde bijtelling over maximaal vijf jaar! Slik…

 

1. Spelregels en tips

Als je minder dan 500 km per jaar privé rijdt met de zakelijke auto, dan hoef je geen bijtelling te betalen voor je zakelijke bolide.

De belastingdienst laat vrij hoe je de privé kilometers bewijst, maar zonder een waterdichte rittenregistratie kan je dat eigenlijk niet bewijzen.

Ja, ik weet het, ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie. Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij.

Zo ook het bijhouden van privé en zakelijke gereden kilometers, zeker als de financiële consequentie zo groot kunnen zijn.

 

Ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie. Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij

 

1.1 Fiscusproof

De belastingdienst staat erom bekend dat ze je snel een bijtelling toerekenen als je geen sluitende kilometer huishouding kan overhandigen.

Om het nog iets complexer te maken: stel je gebruikt een privé auto voor zakelijke doeleinden, wat zijn dan de regels voor rittenregistratie? 

Dit artikel geeft een overzicht van de regels voor, maar geeft ook tips over kilometerregistratie apps om een ‘fiscusproof’ kilometers bij te gaan houden.

 

2. Blijf onder de 500 privékilometers!

Na lezing van het bovenstaande zoek je een eenvoudige en praktische kilometeradministratie.

Natuurlijk kan ik je verwijzen naar de uitgebreide informatie op de website van de belastingdienst. De regels voor rittenregistratie en wat je per rit moet bijhouden kan je daar volledig terug te vinden, maar ze gebruiken daar veel woorden voor.  

In essentie komt het hier op neer dat als je een auto die volledig op naam van de onderneming staat, dan is de enige uitdaging om aan te tonen dat je onder de 500 privékilometers blijft.

 

 2.1 Welke informatie moet je bijhouden 

Je moet niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van je weten.

Het lijstje wat je na elke autorit moet invullen is als volgt:

  • het rit nummer (opeenvolgend 1,2,3 enz);
  • de datum;
  • beginstand kilometerteller;
  • eindstand kilometerteller;
  • beginadres;
  • eindadres;
  • gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke;
  • het meest belangrijke: of het privé of zakelijk rit betreft

 

2.2 Ofwel: gegevens verzamelen

Dit lijstje heeft de belastingdienst niet alleen bedacht. Het is een fraai voorbeeld van polderen geweest. Want in overleg met partijen als VNO-NCW, Uneto-VNI, Bouwend Nederland e.d. is het opgesteld. 

Het is al eerder gezegd, administratie bijhouden blijft saai, maar bovenstaande gegevens is het minimum. 

Wat zijn de mogelijkheden om met zo min mogelijke inspanning deze gegevens te verzamelen en daarmee te voldoen aan de regels voor rittenregistratie? Er zijn er vier.

 

3. Vier mogelijkheden van rittenregistratie

Er zijn een viertal mogelijkheden om kilometers bij te houden. We verklappend al direct dat de eerste twee het meest bewerkelijk zijn.

Voor de volledigheid noemen wij ze toch omdat ze kunnen voldoen aan regels voor rittenregistratie:

  1. Rittenadministratie bijhouden in excel. Een sjabloon is eenvoudige zelf te maken. Op onze download pagina zijn twee fraaie Excel sjablonen te downloaden.
  2. De kilometers bijhouden in een online boekhoudpakket.
  3. Minder bewerkelijk qua administratie is dat je kiest voor een van de rittenregistratie  met GPS tracking inbouw oplossingen. Dit is voor de belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie.
  4. Bijna elke ondernemer heeft wel een smartphone en er zijn vele (gratis en betaalde) apps beschikbaar waarmee met minder inspanning dan optie 1 en 2 de gereden kilometers bijgehouden kan worden. De vraag die wij wel eens krijgen, welke kilometerregistratie app voldoet aan de spelregels van de fiscus?

De laatste twee mogelijkheden worden verder toegelicht, we beginnen met de meest fraaie: rittenregistratie met GPS tracking.

 

3.1 Rittenregistratie met een GPS tracker

Een GPS tracker is een klein kastje die ingebouwd kan worden of (portable) los neergelegd kan worden in de auto. Het inbouwen (vaak een OBD stekker) kan je zelf doen of door een leverancier. 

De GPS tracker stuurt (bijvoorbeeld) elke minuut de coördinaten door waar en op welk tijdstip de auto zich op dit moment bevind.

Op een beveiligde website of op een smartphone zijn de gegevens inzichtelijk van de locatie, snelheid enz.

Al deze gegevens horen bij de rittenregistratie en worden jaren (afhankelijke van de oplossing) bewaard. Die gegevens kan je gebruiken voor de belastingdienst.

 

 

 

3.2 Wat kost een GPS tracker

Er zijn diverse rittenregistratie inbouw oplossingen te vinden in verschillende prijs categorieën. De meeste GPS trackers werken in geheel Europa.

Naast eenmalige aanschafkosten van zo’n GPS-tracker zijn er ook maandelijkse kosten van het GPRS abonnement. De aanschafkosten is verrekend in maandelijkse kosten of er wordt een borg gevraagd. Het voordeel is dat je er geen omkijken meer hebt: alle ritten worden automatisch en feilloos geregistreerd.

Het nadeel zijn de eenmalige aanschaf-of borgkosten en de maandelijkse abonnementskosten. Op onze pagina vindt je een fraaie oplossing van DriveGuide.

 

3.3 Rittenregistratie via een APP

Google Play store

De aanschaf van een GPS tracker heeft dus een prijskaartje. Zijn er geen alternatieven in bijvoorbeeld de app sfeer? Zoals hierboven al aangegeven, het niet bijhouden leidt potentieel tot discussie met de belastingdienst.

Ja, er zijn vele handige apps voor de smartphone. Dus ook apps die de kilometerregistratie zo handig mogelijk regelen en met minimale inspanning.

Apple App store

Wij hebben een aparte pagina gemaakt waar regelmatig de actualiteit worden gepubliceerd over de kilometerregistratie app.

Sommige apps zijn gratis en sommige hebben alleen eenmalig en/of maandelijkse  kosten. Deze pagina is in analogie met een ander overzicht: Goedkoop tanken met een app

Op dit moment staat op de eerste plaats de kilometerregistratie app EasyRit die er erg goed uitkomt: een score van 4,2 (van de 5).

 

4. Regels voor rittenregistratie voor een privé auto

O ja, ik heb een privé auto die ik wel eens gebruik voor mijn onderneming. Een rittenregistratie kan dan nodig zijn als je autokosten wil opvoeren als je je privéauto gebruikt voor zakelijke doeleinden.

Zakelijke aftrek van de autokosten kan zijn onderhoud, de wegenbelasting, brandstof en ook een tankpas. Een zakelijke tankpas gebruiken als zzp’er in een privé auto is dus ook een mogelijkheid en daar zijn twee opties voor:

  1. Het meest gunstige qua (auto)kosten aftrek is een privé auto volledig zakelijk gebruiken
  2. Het meer administratief bewerkelijke is een privé auto deels zakelijk gebruiken:

In beide scenario’s gelden de regels voor rittenregistratie. In onze FAQ Privéauto en een zakelijk tankpas wordt dit verder uitgelegd.

 

EasyRit registratieKenmerkenAanvragen?
 
  • Intuïtief en flexibel in gebruik,
  • Eerste maand gratis, daarna 5,- euro per maand (ex btw)
  • Alleen bij ons: een 13e maand gratis bij aankoop 1-jarige abonnement
  • Online dashboard voor ­24/7 inzage en ­(na)bewerken
  • De ritten rapportage voldoet aan alle eisen van de belastingdienst
  • Btw factuur voor de administratie

Direct EasyRit  Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

Easyrit

Meer dan 38.000 gebruikers (zzp, mkb)

  • Automatisch registratie van elke zakenrit (door GPS)
  • Jaarlijkse (prepaid) facturatie; geen onduidelijk abonnementen
  • Eenvoudige export naar Excel,
  • Volledige adres- en voertuigbeheer
  • Aanvragen – downloaden – direct starten
  • Data wordt opgeslagen in de (Nederlandse) cloud
  • Duidelijke handleiding en 24/7 supportdesk
  • Jaarlijkse facturatie

Direct EasyRit  Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

Easyrit

De meest complete rittenregistratie applicatie met een fiscusproof rapportage

Nieuwsgierig naar hoe eenvoudig ritregistratie kan zijn? Ga direct aan de slag en gebruik EasyRit 30 dagen gratis! 

  • Klik op de oranje button en maak een account aan,
  • Download de App
  • Na (eenmalig) inloggen kan je direct starten

Direct EasyRit Aanvragenin 3 minuten geregeld

 

zakenreizigers app Apple

Zakenreizigers app Android