>>Wat zijn de regels voor rittenregistratie?

Wat zijn de regels voor rittenregistratie?

3 minuten leestijd

regels voor rittenregistratie

Regels voor rittenregistratie , wat zijn ze eigenlijk? Waarom is het überhaupt nodig? Het slordig, of helemaal niet bijhouden, van gereden kilometers in een auto van de zaak kan kostbare gevolgen hebben. Want de Belastingdienst controleert vaak en de boetes zijn niet misselijk: een verzuimboete van €4920,- plus de niet betaalde bijtelling over maximaal vijf jaar! Slik…

 

Spelregels en tips

Als u minder dan 500 km per jaar privé rijdt met de zakelijke auto, dan hoeft u geen bijtelling te betalen voor uw zakelijke bolide. De belastingdienst laat vrij hoe u de privé kilometers bewijst, maar zonder een waterdichte rittenregistratie kunt u dat eigenlijk niet bewijzen.  Ja, ik weet het, ondernemen is uitdagend en geeft in de regel energie. Administratie kost soms energie, maar het hoort erbij. Zo ook het bijhouden van privé en zakelijke gereden kilometers, zeker als de financiële consequentie zo groot kunnen zijn.

 

Fiscusproof

De belastingdienst staat erom bekend dat ze u snel een bijtelling toerekenen als u geen sluitende kilometer huishouding kan overhandigen. Om het nog iets complexer te maken: stel u gebruikt een privé auto voor zakelijke doeleinden, wat zijn dan de regels voor rittenregistratie? Dit artikel geeft een overzicht van de regels voor, maar geeft ook tips over kilometerregistratie app om een ‘fiscusproof’ kilometers bij te gaan houden.

 

Welke informatie moet u bijhouden?

Ritregistratie volgens belastingdienst

Na lezing van het bovenstaande zoekt u een eenvoudige en praktische kilometeradministratie. Stel u heeft een auto die volledig op naam van de onderneming staat, dan is u enige uitdaging om aan te tonen dat u onder de 500 privé kilometers blijft. Informatie over regels voor rittenregistratie en wat u per rit moet bijhouden voor de belastingdienst is terug te vinden op hun website.  U moet niet alleen de begin- en eindstand van de kilometerteller bijhouden, maar de ambtenaren van de Belastingdienst willen meer gegevens van u weten. Het lijstje wat u na elke autorit moet invullen is als volgt:

  • het rit nummer (opeenvolgend);
  • de datum;
  • beginstand kilometerteller;
  • eindstand kilometerteller;
  • beginadres;
  • eindadres;
  • gereden route indien afwijkend van meest gebruikelijke;
  • het meest belangrijke: of het privé of zakelijk rit betreft

 

Ofwel: gegevens verzamelen

Deze items heeft de belastingdienst niet alleen bedacht. Dit is in overleg met partijen als VNO-NCW, Uneto-VNI, Bouwend Nederland e.d. opgesteld. Het is al eerder gezegd, administratie bijhouden is saai, maar bovenstaande gegevens is het minimum en dat moet wel gebeuren. Wat zijn de mogelijkheden om met zo min mogelijke inspanning deze gegevens te verzamelen en daarmee te voldoen aan de regels voor rittenregistratie?

 

Mogelijkheden rittenregistatie

Er zijn een viertal mogelijkheden om kilometers bij te houden, waarbij de eerste twee het meest bewerkelijk zijn. Voor de volledigheid noemen wij ze toch omdat ze kunnen voldoen aan regels voor rittenregistratie:

  1. Rittenadministratie bijhouden in excel. Een sjabloon is eenvoudige zelf te maken. Op onze download pagina zijn twee fraaie Excel sjablonen te downloaden.
  2. De kilometers bijhouden in een online boekhoudpakket.
  3. Minder bewerkelijk qua administratie is dat u kiest voor een van de  rittenregistratie inbouw oplossingen. Dit is voor de belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie.
  4. Bijna elke ondernemer heeft wel een smartphone en er zijn vele (gratis en betaalde) APPs beschikbaar waarmee met minder inspanning dan optie 1 en 2 de gereden kilometers bijgehouden kan worden. De vraag die wij wel eens krijgen, welke kilometerregistratie app voldoet aan de spelregels van de fiscus?

De laatste twee mogelijkheden worden toegelicht, we beginnen met de meest fraaie: GPS tracking.

 

Rittenregistratie met een GPS tracker

Een GPS tracker is een klein kastje die ingebouwd kan worden of (portable) los neergelegd kan worden in de auto. Het inbouwen (vaak een OBD stekker) kan u zelf doen of door een leverancier. De GPS tracker stuurt (bijvoorbeeld) elke minuut de coördinaten door waar en op welk tijdstip de auto zich op dit moment bevind. Op een beveiligde website of smartphone zijn de gegevens inzichtelijk van de locatie, snelheid enz. Als deze gegevens horen bij de rittenregistratie en worden jaren (afhankelijke van de oplossing) bewaard. Die gegevens kunt u gebruiken voor de belastingdienst.

 

DriveGuide

 

Wat kost een GPS tracker

Er zijn diverse rittenregistratie inbouw oplossingen te vinden in verschillende prijs categorieën. De meeste GPS trackers werken in geheel Europa.
Naast eenmalige aanschafkosten van zo’n GPS-tracker zijn er ook maandelijkse kosten van het GPRS abonnement. De aanschafkosten is verrekend in maandelijkse kosten of er wordt een borg gevrgaard. Het voordeel is dat u er geen omkijken meer heeft: alle ritten worden automatisch en feilloos geregistreerd. Het nadeel zijn de eenmalige aanschaf-of borgkosten en de maandelijkse abonnementskosten. Op onze pagina vindt u een fraaie oplossing van DriveGuide.

 

Rittenregistratie via een APP

Google Play store

De aanschaf van een GPS tracker heeft dus een prijskaartje. Zijn er geen alternatieven in bijvoorbeeld de app sfeer? Zoals hierboven al aangegeven, het niet bijhouden leidt potentieel tot discussie met de belastingdienst. Ja, er zijn apps voor de smartphone met als doel om de kilometerregistratie zo handig mogelijk bij te houden en met minimale inspanning.

Apple App store

Wij hebben een aparte pagina gemaakt waar regelmatig de actualiteit worden gepubliceerd over de kilometerregistratie app. Sommige apps zijn gratis en sommige hebben alleen eenmalig en/of maandelijkse  kosten. Deze pagina is in analogie met een ander overzicht: Goedkoop tanken met een APP

Op dit moment staat op de eerste plaats de kilometerregistratie app CTA ritregistratie die er erg goed uitkomt: een score van 4,6 (van de 5).

 

Regels voor rittenregistratie voor een privé auto

O ja, ik heb een privé auto die ik wel eens gebruik voor mijn onderneming. Een rittenregistratie kan nodig zijn als u autokosten wil opvoeren als u uw privéauto gebruikt voor zakelijke doeleinden.  Zakelijke aftrek van de autokosten kan zijn onderhoud, de wegenbelasting, brandstof en een tankpas. Een zakelijke tankpas gebruiken als zzp’er in een privé auto is dus ook mogelijk en daar zijn twee mogelijkheden voor:

  1. Het meest gunstige qua (auto)kosten aftrek is een privé auto volledig zakelijk gebruiken
  2. Het meer administratief bewerkelijke is een privé auto deels zakelijk gebruiken:

In beide scenario’s gelden de regels voor rittenregistratie. In onze FAQ Privéauto en een zakelijk tankpas wordt dit verder uitgelegd.

 


Voordelen zakelijke tankpas
  • Tankbonnetjes bewaren niet meer nodig
  • Sluitende administratie van de autokosten
  • Eén verzamelfactuur van de kosten en de betaalde btw
  • Geld- en kostenbesparing: goedkoop tanken en altijd de btw teruggave
  • Optioneel het betalen van Parkeren, tol, autowasstraat enz.
Vergelijk de tankpassen en vraag direct aan

Tankpassen vergelijken en aanvragen

2018-09-18T17:11:28+00:0028 jun 2017 |Rittenregistratie|

Geef een reactie