Wat is mijn km vergoeding bij zakelijk gebruik privéauto?

Er zijn tal van manieren om je te verplaatsen als ondernemer. Een mooie leaseauto is vaak – vooral in de IT – onmisbaar en ook een teken van status. Toch zijn er ook genoeg zzp’ers die hun privéauto gebruiken voor de zakelijke kilometers. Als dit het geval is, krijg je te maken met de km vergoeding. Hier lees je weleens wat over in het nieuws, maar als je niet precies weet wat het is, lees je in dit artikel de ins en outs.

1. Niet onbelangrijk: hoe hoog is de kilometer of km vergoeding precies?

De km vergoeding was een bedrag van €0,19 maar is per 1 januari 2023 €0,21 geworden dat je per kilometer af kunt trekken van de gemaakte opbrengst. Hierdoor blijft een deel van je omzet onbelast.

Deze km vergoeding dekt lang niet alle kosten, sinds 2006 is bedrag al bevroren. Volgend jaar wordt de km vergoeding weer een fractie verhoogd naar €0,22 per kilometer, maar beter iets dan niets!

Daarnaast kun je ook de gemaakte kilometers doorberekenen aan de opdrachtgever. Als je dit doet, is het ook noodzakelijk om btw te berekenen over deze gedeclareerde kilometers.

Dat komt omdat de rijkosten op de factuur terecht komen. Het btw-tarief dat je dient te gebruiken, moet gelijk zijn aan het tarief dat je hebt aangeslagen voor de gedeclareerde uren.

2. Registratie van de gereden kilometers belangrijk

Voor een goede administratie is het aan te raden om een degelijke kilometerregistratie bij te houden. Dit maakt het indienen van de km vergoeding veel eenvoudiger. Als je je privéauto gebruikt voor zakelijke kilometers is het namelijk noodzakelijk om de zakelijke ritten van de privé ritten te onderscheiden.

Hierdoor kun je de btw over onderhoud en brandstof ook doorberekenen. Je mag namelijk niet alle onderhoud opgeven, aangezien de auto ook privé gebruikt wordt. 

De kilometers die je voor de kilometervergoeding hebt opgegeven, maken duidelijk hoeveel procent van alle gereden kilometers zakelijk waren.

Dit percentage gebruik je om de btw over onderhoud en brandstof te berekenen. Deze btw kun je opgeven als vooruitbetaalde btw bij de omzetbelastingaangifte. 

3. Hoe ziet een goede kilometerregistratie eruit?

Het bijhouden van een kilometerregistratie is niet zo heel moeilijk, zeker niet als je een zakelijke tankpas gebruikt.

Met zo’n pas is het namelijk makkelijker om alle gereden kilometers bij te houden, en worden ook de tankbeurten en hun details opgeslagen.

Dit maakt de administratie van de kilometervergoeding een stukje makkelijker. De volgende onderdelen voor een kloppende rittenregistratie zijn vereist volgens de Belastingdienst. 

• Bestemming
• Gereden kilometers
• Totaal aantal kilometers op de teller
• Tijdstip
• Gegevens van de klant

3.1 Mogelijkheden genoeg

Je kunt gewoon Excel gebruiken (download gratis ons excel formulier), maar vaak hebben tankpassen ook een soort software die je kunt gebruiken om alles te registreren. Daarnaast is er de mogelijkheid om een rittenregistratie oplossing te kiezen die beide opties combineert: registratie van kilometers en tankliters bijhouden. Anders kun je ook nog voor speciale boekhoudsoftware kiezen. 

Kortom, mogelijkheden genoeg om zakelijk te reizen met gemak.