Kilometer registratie is dat noodzakelijk? Rijden in de auto van je onderneming is erg handig. Toch komt er meer bij kijken dan alleen instappen en wegrijden. Je kan namelijk niet onbeperkt in de auto van de zaak rondrijden. De Belastingdienst ziet dit namelijk als loon in natura. En voor elk loon moet nou eenmaal belasting worden betaald.
1. De belasting dienst is tuk op kilometer registratie
Als werknemer loop je dan ook al snel tegen bureaucratische termen als rittenregistratie, rittenadministratie, kilometerregistratie en omrijkilometers aan. Je weet in eerste instantie misschien niet precies wat deze termen betekenen. Indien je wel begrijpt wat ze inhouden, weet je ook dat het van belang is om je rittenadministratie goed bij te houden.
Want de Belastingdienst kan de gegevens zomaar opvragen. Dit geldt voor zowel ondernemers die hun bedrijfsauto privé gebruiken als voor ondernemers die hun personeel de bedrijfsauto privé laten gebruiken.
Heb ik de gegevens dan goed bijgehouden en zo ja, kan ik er makkelijk bij?
2. Waar moet een kilometer registratie allemaal aan voldoen?
Ook voor de werkgever is het van belang dat er een sluitende kilometer registratie is. Want mocht de registratie niet kloppen, dan komt ook de werkgever in de problemen. De werkgever moet namelijk weten of de werknemer te veel privé rijdt.
Een eventuele boete kan dan ook op de werkgever worden verhaald. In dit artikel leg ik je de essentie uit over kilometer registratie. Denk daarbij aan het verschil tussen privékilometers en zakelijke kilometers.
Daarnaast gelden strenge voorwaarden waaraan een correcte kilometer registratie aan moet voldoen op een rij om je te behoeden voor de valkuilen.
3. Wat is kilometer registratie precies?
Met ritten- of kilometer registratie houd je als ondernemer voor de Belastingdienst bij hoeveel kilometer je voor privégebruik hebt gereden met een bedrijfsauto.
Dit mag niet meer zijn dan vijfhonderd kilometer per jaar, anders krijg je te maken met een dure bijtelling die je kan uitrekenen in onze bijtellingscalculator.
Je moet bovendien dit al vóórdat je deze grens hebt overschreden melden bij de rittenregistratie van de Belastingdienst. De gegevens moet je bovendien zeven jaar lang bewaren.
Je mag niet meer dan vijfhonderd privékilometers rijden, anders krijg je te maken met een dure bijtelling
3.1 Wat als de kilometer registratie niet klopt?
Overtreding van de meldplicht kan een boete opleveren voor zowel de werknemer als de werkgever, gebaseerd op het bedrag aan belasting dat de schatkist is misgelopen.
Hieraan is een maximum verbonden van 5278 euro. Dat is serieus geld! Bovendien kan het zijn dat er met terugwerkende kracht loonbelasting of de premie volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet moet worden betaald.
Het is dus van belang dat je de privékilometers goed bijhoudt. Elke rit die je hebt gemaakt, moet je kunnen verantwoorden aan de Belastingdienst.
4. Wanneer en waarom moet je een kilometer registratie bijhouden?
Zodra je privékilometers rijdt, houdt je dus je ritten bij. Dit doe je voor zowel de rittenadministratie van de Belastingdienst als voor je werkgever om aan te tonen dat je niet meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden om boetes te voorkomen.
Je maakt dus een verplicht onderscheid tussen privé- en zakelijke kilometers. Om deze reden is er urenregistratie software met rittenregistratie.
5. Wat is precies de definitie van een zakelijke rit?
Er is een dunne lijn tussen zakelijk en privé rijden. Maar wat is precies een zakelijke rit? Als ik tijdens kantooruren naar een lunchafspraak rijdt, is dat zakelijk of privé?
De Belastingdienst heeft hier duidelijke regels voor opgesteld. Woon-werkverkeer is uiteraard een zakelijke rit, maar dan wel volgens de gebruikelijke route.
Het maakt niet uit hoe vaak een werknemer op en neer naar huis rijdt vanaf het werk. Ook een rit naar een klant of leverancier zijn zakelijke kilometers.
5.1 Voorbeelden van privé kilometers
Privékilometers zijn in principe alle overige kilometers, dus de kilometers die je met de auto van de zaak aflegt die niet worden gereden voor je werk.
Dit betekent dat je in principe overal naartoe mag rijden, uiteraard binnen de afgesproken normen die je hebt afgesproken met je werkgever.
Veel werkgevers zijn hier vrij coulant in. Je kan dus bijvoorbeeld de auto van de zaak meenemen naar een skivakantie in Oostenrijk, maar dan zit je in het gunstigste geval tussen Frankfurt en Stuttgart al aan je maximum. Ook moet je zodra je de grens passeert zelf je brandstof betalen.
De twijfels komen vaak bij situaties, zoals het voorbeeld van hierboven, bij lunches die bijvoorbeeld thuis worden genuttigd of wanneer een werknemer op en neer naar huis moet omdat hij zijn laptop is vergeten.
Ook dat zijn allemaal zakelijke kilometers, die onder woon-werkverkeer vallen. Een keer extra op en neer naar huis rijden vanaf het werk is dus geen probleem.
5.2 Wat zijn – de beruchte – omrij kilometers in de kilometer registratie
Dit geldt dan weer niet voor zogenoemde ‘omrijkilometers’. Wil je op weg naar je werk nog even langs de supermarkt om een bammetje te halen en moet je hiervoor omrijden?
Dan gelden deze kilometers als privékilometers. Hetzelfde geldt voor het droppen van je kind bij de crèche. De Belastingdienst vindt alleen de ‘gebruikelijke route’ naar je werk zakelijke kilometers.
Ligt de supermarkt of de crèche op de gebruikelijke route dan is het een zakelijke rit. Moet je hiervoor van de gebruikelijke route afwijken? Dan zijn dit omrijkilometers, die als privé kilometers worden gezien.
5.3 Auto van de zaak wordt alleen voor woon-werkverkeer: forfait regeling
Er zijn natuurlijk situaties waarbij je de auto van de zaak alleen gebruikt om van en naar het werk te rijden. In dat geval is er ook geen sprake van een kilometer administratie, je hoeft immers geen privékilometers bij te houden.
In dit geval kun je ervoor kiezen de 2,7/1,5 procentregeling toe te passen. Heb je een een auto met een cataloguswaarde van 40.000 euro en is de btw op de aanschaf, het onderhoud en gebruik van deze auto volledig afgetrokken?
Dan moet je 1080 euro (2,7 procent x €40.000 euro) btw betalen. Is de auto langer dan vijf jaar in gebruik? Dan wordt het percentage verlaagd naar 1,5 procent. Deze forfait regeling bespaart je een hoop administratie, al moet je wel uitrekenen waar het kantelpunt ligt.
5.4 Wat vermeld je in de kilometer registratie?
Om de kilometer administratie sluitend te maken, moet je van elke privérit de kilometers registreren. Maar wat moet je dan allemaal vermelden in de ritregistratie? Dit zijn de eisen van de Belastingdienst:
- Het automerk
- Het autotype
- Het kenteken
- De periode waarin je de auto tot beschikking hebt
- De ritgegevens
6. Wat moet je registreren per rit?
De ritgegevens moeten van de Belastingdienst weer de volgende punten bevatten:
- De gebruiker
- De datum
- Het ritnummer
- Of de rit een privérit of een zakelijke rit is
- De begin- en eindstand van de kilometerteller
- Het vertrek- en het aankomstadres
- De route (wanneer het geen gebruikelijke route is)
De Belastingdienst kan achteraf te allen tijde jouw kilometer administratie opvragen en controleren. Dit kan maar liefs tot zeven jaar terug. Heb je je papieren niet op orde?
Dat ziet de Belastingdienst dit als fraude. De Belastingdienst controleert dan ook steeds vaker op leaseauto’s bij woonboulevards, evenementen en pretparken.
Ook werkt de Belastingdienst samen met het Centraal Justitieel Incassbureau (CJIB). De Belastingdienst vergelijkt jouw kilometer administratie met de informatie van het CJIB. Heb jij bijvoorbeeld een boete ontvangen omdat je snel hebt gereden tijdens een rit die niet op jouw rittenadministratie staat?
Dan kan deze niet genoemde rit worden gebruikt om te bewijzen dat jij wél meer dan vijfhonderd privékilometers hebt gereden.
Is je kilometer registratie niet op orde? Dan ziet de belastingdienst het als fraude
7. Hoe kan ik het makkelijkst mijn kilometer registratie bijhouden?
Het bijhouden van de ritten lijkt veel werk. Of dat ook zo is, hangt per situatie af. Voor sommige ondernemers voldoet het bijhouden van de ritten in een Excel-bestand. Maar het bijhouden hiervan gaat als snel veel tijd kosten.
Je kunt de rittenregistratie als voorbeeld ook handmatig bijhouden als je bovenstaande punten maar benoemd. Maar pas op, er staan hoge boetes op het doorgeven van onjuiste of onvolledige informatie.
Als je tijd wilt besparen op het bijhouden van je rittenadministratie, dan zijn er verschillende mogelijkheden. Een voorbeeld van een rittenregistratie vind je hieronder.
7.1 Kilometer registratie met een blackboxsysteem
Eén van de hulpmiddelen voor een goede rittenregistratie is een blackboxsysteem. Dit is een geautomatiseerd systeem dat via GPS de rittenregistratie ondersteunt. Het systeem legt nauwkeurig vast hoeveel kilometer met de auto is gereden, zodat je het niet steeds zelf hoeft te doen. Dit scheelt veel tijd. Lees ook onze Cartracker review, een rittenregistratie systeem die eruit springt om zijn gebruikersvriendelijkheid.
Let op: ook als u gebruikmaakt van een blackboxsysteem moet u voldoen aan de eisen van de kilometer registratie. Zo moet jezelf aangeven of het om een zakelijke rit of een privérit gaat. Net als bij een handmatig bijgehouden rittenregistratie is daarom een relatie met andere bescheiden (zoals agenda’s) nodig. Let er ook op dat het systeem voldoet aan het Keurmerk Ritregistratiesystemen.
- Koop : €5,- per maand, eenmalig kosten €145,-
- Lease: €10,- per maand, all-in
- Eerste 3 maanden gratis via onze site
- Rittenregistratie, inclusief straat parkeren app
- Bij uitstek geschikt voor zzp’er
- Plug & Play installatie en gebruik
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
8,5
- Automatische kilometerregistratie
- Al meer dan 20.000 zakelijke gebruikers
- Fiscusproof, inbouw systeem heeft keurmerk RitRegistratieSystemen
- Altijd en overal inzicht (gratis app + webportaal)
- Te koppelen aan MoveMove pas
- Straat parkeren zonder transactiekosten
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
Uniek: plug & play, met straatparkeren
Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.
