U bent zzp’er en wilt uw fraaie privé Audi zakelijk gaan gebruiken. Kan dat?

Ruim één miljoen zelfstandige zijn full time aan het ondernemen in ZZP Nederland.  Daarbovenop zijn 223.000 part-time zzp’ers actief blijkt uit onderzoek van ZZP barometer.

Het zakelijk gebruik privé auto komt bij laatste groep het meest voor. Het is een veel voorkomende situatie en daar zijn uiteraard veel vragen over.

Want u kan dan namelijk kiezen uit twee mogelijkheden:

1. Een zakelijke auto ook privé gebruiken.
2. Een privé auto zakelijk gebruiken.

Aan die mogelijkheden zijn natuurlijk aan een aantal regels verbonden.

Welke mogelijkheid past het beste bij uw situatie en hoe moet u dit administratief bijhouden? Beide mogelijkheden beschrijven we uitgebreid in dit artikel en starten we met het zakelijk gebruik privé auto.

Optie 1: Zakelijk gebruik privé auto 

Bij een zakelijke auto valt de waarde van de auto onder het vermogen van de onderneming. De gemaakte of de te maken autokosten zijn dan ook voor rekening van uw bedrijf. De meest voorkomende aftrekbare kosten hebben we voor u op een rij gezet (bron: belastingdienst):

• leasekosten of aanschafkosten
• reparatie- en onderhoudskosten
• verzekeringskosten
• motorrijtuigenbelasting
• brandstofkosten en de bijbehorende zakelijke tankpas
• afschrijving van de auto (waardevermindering)
• Kilometeradministratie ten behoeve van de bijtelling

Wanneer u ook privé gebruikmaakt van de zakelijke auto, dan bent verplicht volgens de regels van de belastingdienst om een rittenadministratie bij te houden.

Aan de hand daarvan kan de verhouding tussen zakelijk en privégebruik worden bepaald.

Reist u per jaar privé minder dan 500 km, dan wordt het privégebruik buiten beschouwing gelaten en wordt de auto volledig als zakelijk gezien. U hoeft dan geen bijtelling te verwachten.

Kilometerregistratie bijhouden

U kunt de kilometeradministratie of rittenregistratie bijhouden in papier of in Excel.

Tegenwoordig zijn er ook handige kilometerregistratie apps, waarvan op deze site een overzicht te vinden is. Maar dat is niet voldoende. Het moet ook nog verwerkt worden in de boekhouding. Daarvoor is ons advies een echt programma voor te gebruiken.

In de boekhoudsoftware van Informer kunt u  in het onderdeel rittenregistratie al je gereden kilometers invoeren. In combinatie met ritten inbouw oplossingen is dit eenvoudig te realiseren en heeft alle boekhouding op een plaats.

BTW privé gebruik

Door de kilometeradministratie is bekend wat het privégebruik van de auto zakelijke is geweest.

Van de reeds afgetrokken btw kan nu dan ook worden bepaald wat alsnog privé aan BTW moet worden betaald.

Op de website van de belastingdienst kan u een mooi voorbeeld terugvinden van hoe dit wordt berekend. 

U kunt de btw over de kosten voor gebruik en onderhoud aftrekken, voor zover u de auto gebruikt voor belaste omzet.

Voor het privégebruik kunt u geen btw aftrekken. Let op: hierbij geldt woon-werkverkeer ook als privégebruik.

Bijtelling is 4%, 22% of 25%

Naast de te betalen btw voor privégebruik, wordt ook een bijtelling in rekening gebracht.

Afhankelijk van de CO2 uitstoot van de auto, wordt een percentage van de cataloguswaarde (twee tarieven: 4% of 22% in 2017) bij uw inkomsten opgeteld, waar vervolgens inkomstenbelasting over moet worden betaald.

In 2017 vallen alleen auto’s zonder CO2-uitstoot in het 4%-tarief. In 2017 is het normale percentage verlaagd van 25% naar 22%.

Is uw auto voor het eerst op naam gesteld vóór 2017, en gold voor die auto de 25%-bijtelling? Dan blijft de 25%-bijtelling van toepassing.

Opmerking: In 2018 zijn er nog twee tarieven: 4% en 22%.

Optie 2: Privé auto zakelijk gebruiken

Een privé auto wordt beschouwd als onderdeel van het privévermogen. Bij de aanschaf van een auto, kan de 21% btw dan ook niet zakelijk worden afgetrokken.

BTW-aftrek bij zakelijk gebruik privé auto

Ook al kan u bij de aanschaf geen aanspraak maken op btw-aftrek, tijdens het zakelijk gebruik privé auto mag dat wel.

Dit zijn onderhouds-, reparatiekosten, maar ook een zakelijke tankpas en brandstofkosten.

In dezelfde verhouding als de kilometers die zakelijk en privé met de auto zijn gereden (bijvoorbeeld 80% privé en 20% zakelijk), kan de afgedragen btw berekend over deze kosten, aan het eind van het jaar alsnog worden teruggevorderd.

Het vereist administratief werk, maar bedragen zijn serieus genoeg om het te laten liggen.

Aftrek van € 0,19 per kilometer

U mag voor elke zakelijk gereden kilometer € 0,19 aftrekken van uw opbrengsten.

Hierdoor betaalt u uiteindelijk minder belasting over uw inkomsten.

Als u de gereden kilometers bijhoudt in een boekhoudprogramma als e-Boekhouden, dan kan u de declaratie van de kilometers direct in de boekhouding verwerkt worden. 

Kan ik als zzp’er een zakelijke tankpas aanvragen?

Ik ken een webdesigner die als zzp’er ieder kwartaal letterlijk met een schoenendoos vol bonnetjes bij zijn boekhouder staat.

Ondanks dat zij veel onderweg is, zit in die doos geen tankbonnen. Zij heeft namelijk geen zakelijke auto.

Want ze legt met haar privé auto zakelijk kilometers af en denkt dat ze alleen die €0,19 cent per kilometer mag terugvorderen.

Ofwel, ze betaalt de brandstof privé, houdt de afgelegde kilometers bij en zij vordert de btw op brandstof niet terug. Een gemiste kans!

… ze betaalt de brandstof privé,  houdt de kilometers bij en je vordert de btw op brandstof niet terug. Een gemiste kans…

Veel zelfstandige ondernemers denken dat het declareren van de brandstof-btw veel tijd en moeite kost, en zijn bang voor een naheffing. Natuurlijk wilt u dat ook voorkomen. 

U brandt uw vingers niet aan die gedoe rond de brandstof-btw. En dus denkt dat u ook geen zakelijke tankpas nodig hebt.

Btw teruggave is NIET tijdrovend

Het terug vragen van de btw op brandstof hoeft niet tijdrovend en ingewikkeld te zijn.

Als u eenmaal weet welke kosten wel of niet kunt opgeven en hoe u dat kan doen, kost het u geen extra tijd.

Als u een privé auto zakelijk rijdt, dan mag u inderdaad 19 cent per zakelijk gereden kilometer (zie boven) opgeven bij de Belastingdienst.

Maar daarnaast mag u wel degelijk ook de btw op brandstof, onderhoud, banden en vloeistoffen declareren.

U rijdt privé auto zakelijk? Dan mag u €0,19 per kilometer declareren maar ook de btw over de betaalde brandstof

We zijn zo gewend geraakt aan het betalen van btw dat we niet meer wakker liggen van die 21%. Maar vergis u niet, 21% is echter een vijfde van al uw autokosten per jaar.

Die een vijfde is bijvoorbeeld de btw op de brandstof.

En dan kunt u ook nog de btw van al de garagebonnen terugvragen. Onderhoud, banden en vloeistoffen worden dan zo’n 21% minder duur.

U moet er wel rekening mee houden dat aan het einde een btw-verrekening moet maken omdat uw auto ook privé rijdt.

U heeft immers niet alle brandstof zakelijk verreden en ook van het onderhoud aan uw auto heeft u privé voordeel gehad.

U moet dus bepalen wat de balans tussen zakelijk en privé is. Dat kan op twee manieren:

1. Verreken alle btw op basis van het percentage privé en zakelijke kilometers.

De tellerstand op 1 januari en 31 december en de zakelijke kilometerregistratie (zie boven) vertellen precies hoeveel kilometers zakelijk of privé waren.

In januari van het nieuwe jaar verrekent u de btw. Om die €0,19 cent per kilometer op te kunnen geven, heeft nu ook al een kilometerregistratie nodig, dus dit kost u geen extra tijd.

2. Verreken alle btw en maakt daarop een correctie van 1,5% van de cataloguswaarde van de auto.

Het hele jaar declareert u alle btw  en in januari van het nieuwe jaar voert u een correctie door van 1,5 % van de cataloguswaarde van je auto. 

Indien u bij de aanschaf van de auto al btw hebt afgetrokken, voert u gedurende de eerste vijf jaar een correctie door van 2,7%.

U mag zelf kiezen op welke van deze manieren je de btw verrekent. Uw boekhouder kan eenvoudig berekenen wat in uw geval het meeste voordeel oplevert. 

Moet u privé auto zakelijk gaan gebruiken?

Een auto op naam van de zaak zetten en gedeeltelijk privé gebruiken of je privé auto zakelijk gebruiken; het blijft een lastige materie.

Een erg simpele conclusie is dat wanneer de bijtelling (inclusief bijtelling van de BTW) van een zakelijke auto hoger is dan de werkelijke kosten, het verstandiger is een privé auto zakelijk te gebruiken.

Heeft u extra hulp nodig om een beslissing te nemen, dan is het verstandig om contact op te nemen met uw boekhouder, accountant, of administratiekantoor.

Zij kunnen uw professioneel adviseren bij de beslissing wat in uw situatie het meeste voordeel oplevert.

Bovendien zijn dit soort regels aan veranderingen onderhevig en kunnen de regels van volgend jaar anders zijn dan het afgelopen jaar. Laat bij twijfel u dan ook altijd goed informeren!

Weet u al welke situatie voor uw onderneming het beste is, en bent u op zoek naar een boekhoudpakket om uw administratie in te verwerken, neem dan eens een kijkje bij op onze online boekhoud pakket vergelijker.

Ludo Zwaan

Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd  zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.