Wat zijn de beste kilometerregistratie tips? Het bijhouden van een kilometerregistratie levert soms de nodige vragen op voor de zzp’er. Waaraan moet de kilometerregistratie aan voldoen? Wat zijn exact de eisen van de Belastingdienst? En hoe zit het als ik mijn privé auto gebruik voor zakelijke kilometers?
Hieronder volgt een handig lijstje met acht kilometerregistratie tips voor een makkelijke en sluitende (fiscale) kilometerregistratie. Het is een samenvattende lijst met acht tips, met regelmatig doorverwijzing naar onderliggende artikelen.
1. Ken de eisen waar een kilometeradministratie aan moet voldoen
Van elke zakelijke rit moeten de nodige gegevens worden genoteerd, volgens de regels voor rittenregistratie van de belastingdienst.
Denk daarbij de datum, de begin-en eindstand van een rit en meer. Lees ons veel gelezen artikel over deze eisen als start van onze kilometerregistratie tips.
2. Vraag de ‘Verklaring geen Privégebruik auto’ aan
Heb jij een auto op de zaak en op kalenderbasis rijd je niet meer dan 500 kilometer privé? Dan kun je dit aangeven bij de Belastingdienst via het formulier ‘Verklaring geen privégebruik auto’.
Je kunt dit vinden op het inlog portaal van de belastingdienst. Let top, je moet altijd via een sluitende rittenregistratie bewijzen dat je niet meer dan 500 kilometer privé hebt gereden.
Als er onterecht gebruik wordt gemaakt van de ‘Verklaring geen privégebruik auto’, moet alsnog de bijtelling worden voldaan. Als stok en krijg je te maken met hoge boetes.
Meer weten? Lees ons artikel ‘Hoe voorkom je bijtelling van de bestelauto’
Bezoek onze kennisbank voor de Zakelijke Reiziger
Speur door onze kennisbank waar je honderden artikelen en tips vind om het Zaken Reizen Met Gemak te vergroten.
De hoofdonderwerpen zijn tankpassen, alles rondom (uren/ritten) administratie, handige apps en mobiliteit.
Het thema mobiliteit varieert van lease wiki en smartphones tot zelfs het huren van een privé jet.
3. Houdt de kilometeradministratie regelmatig bij
Als je ervoor kiest om de afgelegde kilometers met de hand bij te houden, doe dat dan bijvoorbeeld in Excel. Het is één van duurste kilometerregistratie tips want het kost veel tijd.
Maar het mag van de belastingdienst.
Zorg er in ieder geval voor dat je dit met regelmaat doet. Ook als je gebruik maakt van een andere auto (vervangend vervoer of een voorloopauto) moet je de rittenregistratie bijhouden.
Waarom? Het is vaak lastig om je nog ritten van bijvoorbeeld 1 a 2 maanden geleden te herinneren. Daarom adviseren wij een ritregistratie zonder excel en dat is gelijk de volgende tip.
4. Kilometeradministratie automatisch bijhouden met GPS
Als je ervoor kiest om de kilometeradministratie met de hand bij te houden, kost dit u ongeveer 4 – 6 uur per maand en een hoge mate van discipline en een grotere kans op fouten is.
Je kunt er ook voor kiezen voor rittenregistratie inbouw oplossing, die dit automatisch bijhoudt . Er zijn verschillende GPS tracker inbouw oplossingen. Het is een klein kastje in de auto die alle privé en zakelijk ritten voor je registreert die u vervolgens online bekijkt en kan downloaden. Rittenregistratie met gemak…
5. Je moet onderscheid maken tussen privé en zakelijke kilometers
Zorg dat je duidelijk onderscheid maakt tussen een privé- of zakelijke rit en privé- omrijkilometers. Met een rittenregistratiesysteem kun je kantooruren instellen zodat het onderscheid tussen privé en zakelijke kilometers automatisch wordt gemaakt.
Woon werkverkeer wordt ook gerekend als privé kilometers, lees daar verder over in ons artikel regels voor rittenregistratie.
Merk je gedurende het jaar dat je over de 500 km grens heen gaat? Handel snel en meldt het z.s.m. bij de Belastingdienst, het scheelt een hoop gedoe en geld achteraf.
6. Bewaar alle tankbonnen en garage rekeningen
Zorg ervoor dat je alle tankbonnen, agenda’s en garagenota’s ter onderbouwing van de kilometeradministratie heeft.
Het kan voorkomen dat de Belastingdienst om deze gegevens vraagt. Net als het handmatig bijhouden van de kilometers, is dit veel werk en risico van zoek raken.
Als je een zakelijke tankpas aanschaft, dan is bonnen bewaren passe. Op de factuur staan de bedragen van het tanken, parkeergarages, wasstraat en bij sommige tankpassen ook de garage apart vermeld.
Bekijk en vergelijk de zzp tankpassen voor zelfstandige ondernemers, of de mkb tankpas voor de grotere ondernemers en stop het verzamelen van bonnetjes. Ons inziens een van de meest waardevolle kilometerregistratie tips.
7. Als je in privéauto rijdt, dan heeft u recht op € 0,19 kilometervergoeding
Bij het rijden van zakelijke kilometers met een privéauto mag je alle autokosten financieren uit de € 0,19 kilometervergoeding die hiervoor staat.
Part-time zzp’ers – ruim 200.000 in Nederland – maken hier veel gebruik van. Een goede rittenregistratie is hierbij van belang om je zakelijke kilometer aan te tonen.
Dan kan je ook meer kosten aftrekken. Denk daarbij aan onderhouds-, reparatiekosten, maar ook een zakelijke tankpas en brandstofkosten. Lees ons uitgebreide artikel ‘Uw privé auto zakelijke gebruiken als zzp’er‘
8. Waarschuwing als laatste van de kilometerregistratie tips
Stel je denkt: wat een gedoe om de kilometerregistratie allemaal bij te houden. Dan heb je gelijk. Het is een tijdrovende en foutgevoelig klus. Er zijn goede oplossing in de markt, lees onze Cartracker review, een betaalbare en gebruikersvriendelijke ritregistratie systeem.
Maar de consequenties zijn groot als je het niet of slordig mee omgaat. Want blijkt dat de bijtelling wegens privégebruik auto ten onrechte niet heeft plaatsgevonden, dan legt de inspecteur een verzuimboete op van 80 procent van het wettelijk maximum van € 5.278.
In sommige gevallen kan die boete zelfs worden verhoogd naar 100%. Serieus geld.
Voorkom boetes, gebruik een rittenregistratie oplossing!
8.1 Vergrijpboete
Kilometer registratie is belangrijk. In geval van grove opzet of grove schuld kan de inspecteur er ook voor kiezen om in plaats van een verzuimboete een vergrijpboete op te leggen van 40% van het bedrag van de naheffing en bij opzet zelfs 80%.
Bij een onvolledige kilometerregistratie, kan de vergrijpboete oplopen tot 100% van het bedrag van de naheffing. Voorkomen is beter, gebruik een rittenregistratie oplossing!
- Koop : €5,- per maand, eenmalig kosten €145,-
- Lease: €10,- per maand, all-in
- Eerste 3 maanden gratis via onze site
- Rittenregistratie, inclusief straat parkeren app
- Bij uitstek geschikt voor zzp’er
- Plug & Play installatie en gebruik
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
8,5
- Automatische kilometerregistratie
- Al meer dan 20.000 zakelijke gebruikers
- Fiscusproof, inbouw systeem heeft keurmerk RitRegistratieSystemen
- Altijd en overal inzicht (gratis app + webportaal)
- Te koppelen aan MoveMove pas
- Straat parkeren zonder transactiekosten
- Let op: gebruik korting couponcode ‘zakengemak’
Uniek: plug & play, met straatparkeren
Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.
