7 praktische tips voor de parttime fleet managers

Sommige ondernemingen gebruiken veel (bedrijfs)wagens. Bijvoorbeeld zodat hun werknemers opdrachten bij klanten te kunnen uitvoeren, of gewoon als leaseauto. Het beheer van deze bedrijfswagens kan soms best ingewikkeld zijn. Daarom kiezen veel ondernemers er dan ook voor om te kiezen voor fulltime fleet managers. Toch is dit niet altijd nodig, en kun je deze functie ook gewoon ‘inhouse’ laten invullen. Dan moet alles wel efficiënt en praktisch worden geregeld. Met deze 7 tips gaat dat je lukken!

1. Goede opzet is het halve werk

Goede fleet managers besparen tijd omdat ze in het begin een goed systeem hebben opgezet. Dit zal ten tijde van het opstarten de nodige tijd en energie kosten, maar uiteindelijk is het het waard.

Je gaat kiezen wat voor type auto’s je bedrijf gaat aanschaffen, hoeveel keuze je je werknemers geeft en hoe je de administratie gaat bijhouden. Door alles goed uit te zoeken weet je wat er allemaal wordt gevraagd en dat zal in de toekomst geen windeieren leggen.

2. Overweeg een mobiliteitsbudget in te voeren

In plaats van het geven van een leaseauto aan alle werknemers, kunnen fleet managers er ook voor keizen om een mobiliteitsbudget in te voeren.

Dit scheelt natuurlijk behoorlijk wat gedoe, omdat het bedrijf slechts een maandelijks bedrag overmaakt naar de werknemer.

In plaats van alle kilometerregistratie, het onderhoud en de rest van de administratie die bij een leaseauto komt kijken.

3. Fleet managers houden de kosten altijd in de gaten

Dit is misschien een open deur, maar het is goed als fleet managers in de gaten houden hoeveel het bedrijf maandelijks precies kwijt is aan kosten voor de gehele mobiliteit.

Alle declaratiebonnen, de gereden kilometers en natuurlijk de leasevergoedingen moeten allemaal worden bijgehouden zodat de kosten niet uit de klauwen lopen.

4. Elektronische rittenadministratie is ideaal voor fleet managers

Als er veel kilometers worden gereden, en deze kilometers moeten worden doorberekend aan de klant – of aan de belastingdienst – dan is het erg handig om te kiezen voor een ingebouwde kilometer administratie oplossing.

Als je daar meer over wilt weten, lees dan onze Cartracker Review, die zowel ingbouwd kan worden of als losse unit in de OBD stekker gestoken kan worden.

Met de software van de kilometer registratie is gekoppeld aan een apparaat in de voertuigen en geeft altijd precies duidelijk hoeveel is gereden, en waar. Zo heb je in een paar klikken alle informatie tot je beschikking!

5. Laat werknemers zuiniger rijden

Fleet managers hebben als voordeel dat ze precies kunnen inzien hoe zuinig en veilig werknemers rijden.

Zuinig en efficiënt rijden kun je stimuleren, door bijvoorbeeld een wedstrijd te houden wie het minste brandstof verbruikt. Dit scheelt kosten voor het bedrijf, en is ook nog eens erg groen.

6. Fleet managers zorgen voor een goede leaseregeling

Met een leaseregeling bedoelen we hier dat duidelijk is wat de regels zijn voor mensen die gebruik maken van hun leaseauto. Mogen familieleden erin rijden?

Wat gebeurt er als de auto in de garage staat? Met een duidelijk handvest voorkom je verwarring. Dit heeft weer als resultaat dat de fleet managers minder vragen hoeven te beantwoorden. Win-win!       

7. Toch te veel werk? Uitbesteden kan altijd!

Als je als parttime wagenparkbeheerder toch niet genoeg tijd kunt vrijmaken voor de fleet, kun je altijd nog externe bureaus of bedrijven inschakelen. Dit kost misschien wat meer, maar uiteindelijk ben je wel van al het gezeur af. Dan gebeurt in ieder geval alles goed!