7 praktische tips voor de part-time fleet manager

Merk je dat jouw wagenpark iets groter is dan dat je van tevoren had gedacht? Je wil jouw taak als part time fleet manager er natuurlijk gewoon bij blijven doen, en niemand inhuren. Maar het kost je toch aardig wat tijd. Om deze ‘verloren’ tijd zo kort mogelijk te houden hebben we 7 krachtige tips op een rijtje gezet. Deze tips zullen de fleet managers veel efficiënter maken.

1. Een fleet manager houdt de kosten in de gaten

Door een duidelijk overzicht gehouden van de kosten die je maakt als beheerder van het wagenpark maak je het jezelf makkelijker.

Als je eenmaal achter de feiten aanloopt, wordt het lastig om weer up to date te raken. Daarom raden wij fleet managers aan om alle kosten duidelijk in een enkel overzicht te houden.

Zo wordt het ook makkelijker om eventuele kostenbesparingen door te voeren.

2. Geef niet elke werknemer een lease auto

Misschien ga je er als fleet manager niet helemaal over, maar in dat geval kun je ‘je baas’ adviseren om te gaan werken met een mobiliteitsbudget.

Niet alle (jonge) werknemers hebben behoefte aan een auto. Parkeren kan in de stad meestal niet of nauwelijks, en is daarnaast erg duur.

Ze gaan liever met de trein, of schaffen een goede (lease)fiets aan. Maakt het leven van de fleet manager weer wat makkelijker.

Overweeg je werknemers een mobiliteitspas, zoals MoveMove te verstrekken. Met deze pas kan je tanken, gebruik maken van het OV en de OV-fiets!

3. Maak zuinig rijden aantrekkelijk

Vele gebruikers van een auto die niet van hen is, rijden niet erg zuinig. Ze hoeven het onderhoud niet te betalen, en meestal de brandstof ook niet.

Daarom is het goed om deze chauffeurs te stimuleren om zuinig te rijden. Dit kan je bijvoorbeeld doen door als fleet manager tips te geven over hoe je zuinig rijdt.

Daarnaast kun je ze belonen. Een cadeaukaart voor diegene die het zuinigst heeft gereden bijvoorbeeld.

4. Zorg als fleet manager voor een duidelijke reglement

Om jezelf tijd te besparen kun je de regels duidelijk opstellen voor de gebruikers van het wagenpark. Vragen over wie van de auto gebruik mag maken, hoe het met vervangend vervoer zit, en natuurlijk tips over de belasting.

Door dit vooraf te communiceren voorkom je dat werknemers constant bij jou aan de bel trekken. Scheelt weer tijd!

5. Kijk een keer goed naar hoe alles zit

Als part time fleet manager heb je waarschijnlijk niet zoveel zin om veel tijd te steken in het wagenparkbeheer.

Daarom raden we aan om alle taken die ervoor staan, op een vast tijdstip te regelen. Door de zaken niet te laten liggen, maar een vast moment in te roosteren voorkom je dat dingen op de achtergrond geraken.

Zo kom je niet voor verrassingen te staan die veel tijd kosten.

Bedenk vast tijdstippen in het jaar om zaken te regelen. Een open deur, maar toch…

6. Laat de ritten digitaal vastleggen

Nooit meer dat gedoe met bonnetjes en rittenadministraties die niet voor elke werknemer verschillend werken. Door goede software zoals Cartracker aan te schaffen en te gebruiken wordt de rittenadministratie een stuk makkelijker en overzichtelijker.

De belastingaangifte doen gaat veel sneller doordat je de ritten gewoon kunt exporteren. Als fleet manager bespaar je jezelf een hoop moeite door de kilometeradministratie digitaal af te handelen.

7. Overweeg een externe fleet manager

Als het toch niet lukt om alles efficiënt te laten verlopen, kan uitbesteden altijd nog. Er zijn namelijk genoeg specialisten die jouw wagenpark in een mum van tijd heeft geoptimaliseerd.

Zeker als het aantal auto’s en andere voertuigen echt snel stijgen kan externe hulp goed van pas komen.