Kilometer registratie, waarom is het überhaupt nodig?

 

Het slordig, of helemaal niet bijhouden van gereden kilometers in een auto van de zaak kan kostbare gevolgen hebben.
Want de Belastingdienst controleert vaak en de boetes zijn niet misselijk: een verzuimboete van €4920,- plus de niet betaalde bijtelling over maximaal vijf jaar! 

FAQ Ritregistratie

Waarom is een rittenregistratie nodig?

Waarom rittenregistratie? Een auto op naam van de zaak zetten en gedeeltelijk privé gebruiken of uw privé-auto zakelijk gebruiken, is een lastige materie.

Een erg simpele conclusie is dat wanneer de bijtelling (inclusief bijtelling van de BTW) van een zakelijke auto hoger is dan de werkelijke kosten, het verstandiger is een privé-auto zakelijk te gebruiken. 

Als u een bijtelling wilt voorkomen, dan is een rittenregistratie noodzakelijk. De belastingdienst is niet mals bij het uitdelen van boetes (ruim €5700,-) als u dit ontduikt. 

Op deze site worden een aantal rittenregistratie inbouw oplossingen met elkaar vergeleken, inclusief uitleg.

Hoe kan ik het beste een rittenregistratie bijhouden?

Een hulpmiddel voor het rittenregistratie bijhouden kan met een zogenaamd GPS Tracking systeem. Hierbij wordt er een kastje met GPS in de auto geplaatst door een dealer of u kan het zelf inbouwen.

Zo’n systeem houdt precies bij waar u heenrijdt, zodat je al de kilometers heel nauwkeurig geregistreerd hebt. Dit kastje mag u overigens niet uitzetten. Een andere mogelijkheid is om je ritten zelf bij te houden in Excel of een via een softwarepakket (bij voorkeur via een mobiele app).

Gerelateerde artikelen:

 

Rittenregistratie bijhouden met TimeChimp

Het pakket TimeChimp is special gemaakt voor urenregistratie. Maar omdat er veel vraag was naar een mogelijkheid voor het rittenregistratie bijhouden, is dit ontwikkeld.  Ondernemers willen deze informatie graag in dezelfde applicatie hebben, naast hun uren en uitgaven. Daarnaast moeten sommige ritten die door gefactureerd worden naar de klant, op dezelfde factuur staan als de uren en uitgaven. Ook moeten sommige ritten wel worden gefactureerd en sommige niet. Deze keuze mogelijkheden heeft de klant allemaal. Lees meer op de speciale pagina over TimeChimp.

Wat kost een rittenregistratie oplossing?

De kosten van rittenregistratie is helemaal afhankelijk voor welke oplossingen uw kiest. Er zijn eenvoudige kilometerregistratie apps die gratis zijn of een paar euro.

Het nadeel is dat u er aan moet denken de app te activeren als u wegrijdt.

Wilt u dat het automatisch gebeurd, dan kunt u kiezen voor een inbouw GPS tracker.
De prijzen variëren sterk; naast eenmalig kosten zijn er maandelijkse kosten.
Opbrengsten zijn er ook. Naast het voorkomen van bijtelling heeft u scherper inzicht in het brandstof verbruik en is het bewaken van het wagenpark onderhoud geautomatiseerd.

Kosten van rittenregistratie

De kosten van rittenregistratie systemen wat ingebouwd kan worden variëren van €40,- (DriveGuide)  tot €225,- (Nedsoft) per maand, afhankelijk van de gewenst functionaliteit. Op onze speciale pagina worden rittenregistratie inbouw oplossingen met elkaar vergeleken en kunt u het direct aanvragen.

 

Gecombineerd met urenregistratie

Vindt u een inbouw oplossingen te duur of u rijdt meer prive dan zakelijk met uw auto, dan is TimeChimp misschien een oplossing. Het is eeg gecombineerde uren, ritten en uitgaven registratie tool, die al voor 4 euro per maand beschikbaar is. Het is geschikt voor zzp’ers, advocaten, loodgieters, projectmanagers enz. Professionals die uren en kilometers moeten bijhouden.

Kosten van rittenregistratie combineren met uren registratie - timechimp

Is een rittenadministratie goedkoper dan de forfait regeling?

Is een rittenadministratie goedkoper dan de forfait regeling?

Als ZZP’er heeft u bewust gekozen om een auto aan te schaffen en deze op naam uw bedrijf te zetten. Als de zakelijke autokosten hoger zijn dan de bijtelling dan is het snel voordeliger dan een auto privé aan te schaffen. Waar moet u opletten bij de aanschaf van een zakelijke auto?

Let op rittenadministratie

Als u met de zakelijke auto minder dan 500 privékilometers maakt, dan heeft u geen bijtelling. Maar dit moet u wel aantonen. Daarvoor is een rittenadministratie nodig die onderscheid maakt tussen zakelijke en privé kilometers. Tegenwoordige zijn er handige kilometer registratie apps die u op de smartphone kan gebruiken. Vindt u dat allemaal gedoe, dan kunt u rittenregistratie inbouw oplossingen overwegen, waarmee automatisch de afzonderlijke ritten terug te vinden zijn. Op deze manier kunt u altijd bewijzen dat je maximaal 500 privékilometers hebt gemaakt.

Prive gebruik afrekenen via de BTW correctie

Indien u meer dan 500 privekilometers rijdt per jaar, dan moet u aantonen welke kilometers zakelijk en welke prive waren. In de BTW aangifte van het vierde kwartaal corrigeert u het privégebruik. Voorbeeld: u rijdt 80% van uw kilometers zakelijk en 20% prive, dan moet u over die 20% de (21%) BTW alsnog betalen. U snapt dat via de rittenadministratie die moet kunnen onderbouwen. Vindt u dit allemaal gedoe,dan is er een forfaitoplossing. Met een paar rekenvoorbeelden

Forfait regelingen

Met deze regeling wordt 2,7% of 1,5% van de cataloguswaarde (nieuwwaarde) als privégebruik opgegeven bij de fiscus. Als u bijvoorbeeld een auto die nieuw €25.000,- kostte, dan isuw privégebruik € 675,- (2,7% van € 25.000,-). Dit bedrag betaalt u dan in de laatste btw-aangifte van het jaar. Deze regeling is niet aantrekkelijk bij weinig privékilometers en/of relatief veel zakelijke kilometers: dan is voordeliger de werkelijke kilometers bij te houden. We geven hieronder een paar rekenvoorbeelden om het te verduidelijken.

  • Rekenvoorbeeld 1: Bijhouden van privékilometers
    • U koopt een auto uit 2012 met catalogus waarde € 32.000,-
    • Uw rijdt jaarlijks 34.000 kilometers, waarvan 2.000 kilometers privé.
    • De autokosten (brandstof, onderhoud enz) zijn € 5.500,- Dit is inclusief betaalde btw € 1.155,-
    • Stel de afschrijving is €4000,- per jaar dan is de btw op de afschrijving € 840,-.
    • De totale btw op autokosten en afschrijving is € 1995,- (€ 1.155,- + € 840,-).
    • U rijdt 2.000 van de 34.000 kilometers privé, dat is (afgerond) 6%. U moet dan 6% van de btw (€ 1995,-) betalen ofwel € 119,-
  • Rekenvoorbeeld 2: btw-correctie via 2,7%-forfait regeling
    • De cataloguswaarde van de auto is € 32.000,- dan is 2,7% van € 32.000,- = € 864,-.
    • Bij het zelf berekenen van de privékilometers betaald u € 119,- aan btw  en dat bij dit forfait € 864,- moet afdragen.
    • Het bijhouden van privékilometers geeft in dit geval dus een voordeel van € 865 – 119 = € 746
  • Rekenvoorbeeld 3: btw-correctie via 1,5%-forfait regeling
    • Als uw auto meer dan 4 jaar op de zaak staat, dan mag u de 1,5%-forfait gebruiken in plaats van 2,7%.
    • De cataloguswaarde van de auto is weer € 32.000,- dan is 1,5% van € 32.000,- = € 480,-.
    • Dit betekent dat het zelf bijhouden van privékilometers nog altijd een voordeel van € 257,- oplevert.

Kortom: naast de tankpas heeft u wel rekening te houden met rittenadministratie. Soms is een forfait regeling aantrekkelijker, maar is afhankelijk van uw situatie. Maar laat u niet alleen leiden door de kosten en de fiscale voor- en nadelen. Houd ook rekening met uitstraling en functie van uw auto

Meer weten over rittenregistratie? Bezoek onze kennisbank

kilometer registratieEr zijn een viertal mogelijkheden om een kilometer registratie bij te houden en die voldoen aan regels voor kilometer registratie van de fiscus.

  1. Kilometer registratie bijhouden in excel. Een sjabloon is eenvoudige zelf te maken. Op onze download pagina zijn twee fraaie Excel sjablonen te downloaden.
  2. De kilometers bijhouden in een online boekhoudpakket.
  3. Minder bewerkelijk qua administratie is dat u kiest voor een van de  ritregistratie inbouw oplossingen. Dit is voor de belastingdienst een sluitend bewijs van de rittenregistratie.
  4. Bijna elke ondernemer heeft wel een smartphone en er zijn vele (gratis en betaalde) APPsbeschikbaar waarmee met minder inspanning dan optie 1 en 2 de gereden kilometers bijgehouden kan worden. De vraag die wij wel eens krijgen, welke kilometer registratie app voldoet aan de spelregels van de fiscus?

Deze vier mogelijkheden komen volop aan bod op onze website, waarbij op deze pagina de veelgestelde vragen netjes op een rij staan.