Waarom niet boekhouden in Excel?

Vele zzp’ers starten het boekhouden in Excel. Want als u een eigen zaak hebt, dan is elke ondernemer verplicht om een BTW boekhouding en andere administratiezaken bij te houden.

Het is daarom een must om als zzp’er een goede boekhouder te hebben. Maar een boekhouder kost uiteraard geld, en u kunt niet 24 uur per dag en 7 dagen per week de financiële status van uw bedrijf opvragen. 

Maar u kunt ook zelf de boekhouding doen met behulp van boekhoudprogramma’s, zowel online in de cloud als offline op de PC. Hoe kiest u nou welk programma het beste voor u als zzp’er past? Dat doen wij in dit artikel, zodat u erachter komt welk manier van boekhouden voor u het beste is.

We beginnen met het nog meest gebruikte programma om de bedrijfshuishouding in bij te houden, ofwel het boekhouden in Excel.

Wanneer boekhouden in Excel?

Een offline boekhoudprogramma wat u bijvoorbeeld zou kunnen gebruiken is Excel.

Starters gebruiken soms een template wat ze zelf gemaakt hebben of ergens van internet hebben geplukt. Dit is natuurlijk helemaal gratis, en dat is erg handig wanneer u net begint.

Zo kunt u de facturen, bankbetalingen en andere boekingen handmatig invoeren. Er zijn drie manieren waarop kan boekhouden in Excel:

1. Zelf een sjabloon of template maken

Als u een beetje handig bent met Excel, kunt u zelf natuurlijk een template maken. Het is op zich leuk maar zelf een template maken kost al snel heel veel tijd.

Het is een mogelijkheid maar lijkt me daarom geen eerste keus. Een template aanschaffen dan?

2. Een gratis template zoeken en downloaden

Als u via google gaat zoeken op ‘Excel template boekhouden’, dan heeft u bijna 19.000 hits. Er is aanbod genoeg, maar de kwaliteit varieert enorm en over het algemeen ontvangt u geen updates.

Bent u een starter met weinig financiele mutaties en u bent handig met Excel dan is dit zeker een optie.

3. Koop een Excel template

Er zijn volgens Google 758.000 websites waar u Excel templates kan vinden die te koop worden aangeboden. Maar als u toch geld gaat uitgeeven, dan kunt u misschien ook Excel vergeten en meteen een (online) boekhoudprogramma aanschaffen voor de administratie

Wanneer niet boekhouden in Excel?

Als starter komt u er dus nog mee weg, maar langer met boekhouden in Excel wordt niet echt aangeraden. Als eerste is het bewerkelijk kost u daardoor veel tijd. Ten tweede zijn de templates veelal beperkt om mee te werken en bovendien mist u een heleboel boekhoudkundige opties.

Ondernemers kunnen dan een Excel template aanschaffen die meer opties biedt maar het is waarschijnlijk verstandiger om je op dit moment te gaan verdiepen in een echte boekhoudingsprogramma.

Lees ons artikel de 7 nadelen van boekhouden in Excel. Overweeg eens programmatuur die er op gericht is om te boekhouden, wat Excel van uiteindelijk niet is.

Wanneer online boekhoudpakket?

Van 2013 tot 2015 is het percentage ondernemers wat van een online boekhoudpakket gebruik maakt gestegen van 20% naar 36%.

Volgens MKBservicedesk liggen de percentages in 2016 al op 48% en het zal in 2018 nog hoger komen. Ook zzp’ers willen niet hun administratie uitbesteden en steeds meer in een online boekhoudpakket het werk zelf doen.

U bent op die manier meer betrokken bij uw boekhouding en het wordt veel makkelijker. De drie belangrijkste voordelen op een rij van online boekhoudpakket.

1. Het bespaart tijd

Met een online boekhoudpakket kunt u verschillende processen automatiseren, en dat scheelt een hoop tijd. Met een bankkoppeling kunt u bijvoorbeeld een transactie van de zakelijke rekening snel (soms automatisch) inladen, en hoeft u al die gegevens niet handmatig in te voeren.

Dat is bovendien handig wanneer u de boekhouding alleen doet.

2. Uw gegevens worden goed bewaard

Onlineboekhoudingsprogramma’s maken automatische back-ups en hebben ernstig veilige servers. U hoeft zich niet meer druk te maken over uw gegevens, wat erg fijn is wanneer jij je bedenkt dat je alle gegevens zeven jaar moet bewaren voor de belastingdienst.

Wanneer u geen internetverbinding hebt, wat ik me haast niet voor kan stellen, of wanneer hij erg slecht is dan het wellicht onverstandig om geen online boekhoudpakket te kiezen, aangezien u dan regelmatig niet kan inloggen.

3. Veilig en Overal toegankelijk

Het voordeel van een online oplossing is dat het voldoet in het algemeen aan de laatste wet- en regelgeving en frequent security updates plaatsvinden. 

Bovendien is het erg handig dat u met een online boekhoudpakket overal bij de boekhouding kan, dus ook op een andere computer, tablet en bij een aantal aanbieders ook via een app op de smartphone. 

Selectie criteria voor een online boekhoudpakket

Wanneer u een boekhoudpakket gaat aanschaffen dan houdt dit niet in dat de duurste persé de beste is. U moet naar uw eigen wensen en eisen kijken zodat u op basis hiervan een administratiesoftware kan kiezen wat het beste bij u past.

In een apart artikel hebben wij zeven tips om een online boekhoudpakket aan te schaffen beschreven. Die tips geven u een goede ondersteuning naar de juiste keuze.

Welk online boekhoudpakket kiezen?

Wanneer u heeft besloten een online boekhoudpakket aan te schaffen moet u nu nog kiezen van welke aanbieder het u wilt hebben.

Het is nog niet gemakkelijk om een pakket te vinden wat precies bij uw wensen en eisen past. Gelukkig hebben mensen dit werk al voor u gedaan en kunt u zo gemakkelijk het pakket kiezen wat bij uw past. 

Welk online boekhoudingspakket u moet hebben hangt uiteindelijk af van wat u als bedrijf nodig hebt en welk programma deze opties biedt. Elke manier van boekhouding werkt uiteindelijk net wat anders en heeft andere opties.

Probeer het eerst!

Het is verstandig om software eerst uit te proberen voordat u het gebruikt. Zo ontdekt u pas echt of er fijn mee gewerkt kan worden en of dit de software is die voor u de beste optie is. 

Als u wilt stoppen met boekhouden in excel en online wilt gaan dan hebben wij de bekendste en meest gebruikte boekhoudpakketten onder elkaar gezet.

Deze zijn geschikt voor de starter, zzp’er en mkb bedrijven. Als u naar onze boekhoudpakket vergelijker gaat, dan kunt u snel de functionaliteiten (tip 1) selecteren en vervolgens de oplossingen bekijken en eventueel direct bestellen. 

U kunt snel filteren op bedrijfsvorm bedrijfsgrootte of belasting en rapportage.