Als ondernemer weet je dat niet alleen maar bezig kunt zijn met de ‘core business’ van je bedrijf. Er moet ook tijd of geld worden geïnvesteerd in de administratie. Als dit niet goed gebeurt, kun je zomaar de Belastingdienst op je dak krijgen. De financiële administratie kan voor sommigen nog weleens intimiderend overkomen, maar dat is zeker niet nodig. In dit artikel leggen we uit dat ook jij de administratie zelf kunt bijhouden!
1. Wat houdt de financiële administratie precies in?
Termen als boekhouding en administratie worden altijd vrolijk door elkaar heel gebruikt, maar het is goed om een duidelijk onderscheid te maken.
Als we het hebben over de boekhouding, dan bedoelen we het verzamelen, vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van de onderneming. Hieronder gaan we op de verschillende facetten in, maar je kunt denken aan de voorraden, salarissen, facturen en de in- en verkoop.
De boekhouding is dus als het ware de financiële administratie, een onderdeel van de gehele administratie van een bedrijf. Klantgegevens, correspondente, urenregistratie en de kilometeradministratie horen allemaal niet bij de boekhouding.
2. De onderdelen van de financiële administratie
Dan zullen we nu een aantal onderdelen van de financiële administratie bij langs gaan. Je zal merken dat als al deze zaken op een goede manier worden bijgehouden, je erg veel kennis van de staat van je bedrijf kan krijgen.
Zo weet je ook beter waar je sterke en zwakke punten liggen. Door de analyse van de financiële administratie zelf in handen te nemen – met bijvoorbeeld goede boekhoudsoftware – ontgaat je als het goed is niets meer. Als je kijkt naar bijvoorbeeld het programma van e-Boekhouden, zie je de onderdelen die hieronder staan beschreven terugkomen.
Boekhouding is het verzamelen, vastleggen en verwerken van de financiële gegevens van de onderneming
2.1 Grootboekadministratie
We beginnen met de grootboekadministratie. In deze administratie plaats je de facturen en bonnetjes van de in- en verkopen van je bedrijf. Hierover later nog wat meer informatie. Want het grootboek gedeelte van de financiële administratie staat ook vol met de bankafschriften en de geldstromen van het contante geld van je bedrijf.
De software van e-Boekhouden.nl maakt het mogelijk om zowel je bank, als de data van je kassa te koppelen. Al het geld dat binnenkomt, zowel giraal als contant, wordt dus geregistreerd. Wel zo makkelijk!
2.2 In- en verkoopadministratie
De in- en verkoopadministratie van je bedrijf komt dus ook voor in de grootboekadministratie. Toch heeft dit gedeelte van de financiële administratie nog wat meer info die verwerkt moet worden.
Zo is het mogelijk om binnen veel boekhoudprogramma’s te factureren. Hierdoor komt er in de administratie ook alles te staan over de afspraken en de overeenkomsten die zijn aangegaan met leveranciers
2.3 Debiteuren- en crediteurenadministratie
Als je toch bezig bent met het factureren binnen je online financiële administratie programma, dan kun je de debiteuren- en crediteurenadministratie ook gelijk doen.
In dit gedeelte vind je overzichtelijk welke facturen nog betaald moeten worden. Zo voorkom je dat jij herinneringen krijgt van betalingen, en houd je ook gemakkelijk bij wie nog moet betalen voor de diensten of producten die jij hebt geleverd.
2.4 Voorraadadministratie
Als je een bedrijf runt dat fysieke spullen of producten aan- en verkoopt, is het belangrijk dat ook je voorraadbeheer op orde is. Als je de administratie zelf doet, is het handig om te kiezen voor een programma waar het voorraadbeheer grotendeels automatisch wordt afgehandeld.
De waarde van de voorraad kan vaak worden aangepast bij elke aan- of verkoop die gedaan wordt. Zo ben je altijd op de hoogte van hoeveel er in huis is. Je wil natuurlijk niet hebben dat je zonder voorraad komt te zitten.
2.5 Belastingaangiften ook in de financiële administratie
Een onderdeel van de financiële administratie die zeker niet mag ontbreken is het doen van belastingaangiften. Ondernemers moeten elk kwartaal btw-aangifte doen.
Met de juiste software hoef je dit niet handmatig te berekenen, en wordt het gewoon voor je bijgehouden. Mits je alle bonnetjes en factureren goed hebt ingevuld natuurlijk.
2.6 Salarisadministratie
Het laatste onderdeel van de financiële administratie dat we behandelen is de salarisadministratie. Dit is natuurlijk eigenlijk alleen van belang als je personeel hebt. Als zzp’er zou het ook wel zonder software moeten kunnen lukken.
Hoe meer werknemers, hoe ingewikkelder de zaak natuurlijk wordt. Loonheffingen die ingehouden moeten worden en afgedragen worden aan de belastingdienst bijvoorbeeld.
Door de boekhoudsoftware te koppelen aan je programma voor de salarissen wordt alles duidelijk gedocumenteerd. Hiermee verklein je de kans op fouten enorm!
3. Waar moet de financiële administratie volgens de belastingdienst aan voldoen?
Het is natuurlijk duidelijk dat je de financiële administratie van je bedrijf niet alleen voor jezelf bijhoudt. Het is belangrijk en je krijgt een goed inzicht in je financiële situatie, maar iedereen doet het vooral omdat het moet van de Belastingdienst.
Zoals we weten zijn ze erg streng. Er is zelfs een lijst opgesteld van alle onderdelen waar jouw administratie uit moet bestaan.
3.1 Kasadministratie en kassabonnen
Alleen van toepassing als je een kassa gebruikt. Alle kassabonnen moeten bewaard worden in de financiële administratie.
3.2 Financiële aantekening (in- en verkopen)
Met deze data wordt de winst van je bedrijf bepaald. Over de behaalde winst dien je als ondernemer natuurlijk belasting te betalen, dus moet deze administratie op orde zijn.
3.3 Tussentijds gemaakte controleberekeningen
Deze controleberekeningen worden niet door iedereen gemaakt, maar als ze gemaakt worden dan moeten ze worden bewaard. Dit geeft de Belastingdienst extra mogelijkheden om te controleren.
3.4 Ontvangen en verstuurde facturen
Zonder de facturen wordt het lastig om te bepalen of de cijfers van je bedrijf kloppen. Logisch dus, dat de fiscus wil dat je deze dingen bewaart.
3.5 Bankafschriften
De bankafschriften van je zakelijke rekeningen moeten ook bewaard worden. Alle betalingen moeten inzichtelijk zijn.
3.6 Contracten en overeenkomsten
Als je een contract hebt afgesloten met klanten of leveranciers, moeten die ook in de administratie worden geplaatst.
3.7 Bewaarplicht van de financiële administratie
Alle gegevens die hierboven genoemd worden, moeten 7 jaar bewaard worden. Dat is de bewaarplicht die de fiscus hanteert.
In theorie kan de Belastingdienst aankloppen om gegevens van 7 jaar geleden in te zien. Of het vaak gebeurt is een tweede, maar je bent verplicht het te doen.
4. Software gebruiken voor de financiële administratie?
Als je de boekhouding zelf wilt gaan doen, raden we aan om gebruik te maken van goede software. Het is natuurlijk mogelijk om Excel of iets vergelijkbaars te gebruiken, maar daar zal je niet zo productief mee zijn.
Met goede programma’s is het makkelijk om alles met elkaar te integreren. Zo ben je met een paar klikken klaar en heb je alles op dezelfde plek. Als je bedrijf niet te groot is, kun je op deze manier prima zelf de financiële administratie van je bedrijf doen. Door het niet uit te besteden, bespaar je een hoop geld!
- Bedrijfsvorm (starter, zzp, mkb enz)
- Branche (handel, retail, flex enz)
- Het aantal medewerkers
- Functionaliteiten van het pakket
- Boekhoud mogelijkheden (zelf, of door boekhouder)
- Koppelingen (bankmutaties)
- En nog veel meer
Floris schrijft al jaren artikelen voor onze website. Bedreven in het vinden van zinvolle informatie en tips over tanken, kilometerregistratie en het zakelijk rijden.
