Waarom deze 5 juridische documenten belangrijk zijn voor mkb’ers

Juridische documenten zijn saai en kunnen soms beangstigend aanvoelen. Toch zijn ze niet zo ingewikkeld als het lijkt. De juridische taal zit vol moeilijke woorden, maar met een beetje kennis ben je zo wegwijs in deze wereld. Want we kunnen nou eenmaal niet zonder sommige (bindende) documenten. Ook in het mkb zijn er een aantal belangrijke juridische documenten. We noemen de vijf belangrijkste.

1. Arbeidsovereenkomst

Een arbeidsovereenkomst ga je als ondernemer aan met een werknemer. Het is natuurlijk evident dat je hier niet zonder kunt.

Het is goed om te weten wat je allemaal in dit specifieke juridische document moet/kunt zetten. Wees er ook bewust van dat arbeidscontracten om de zoveel tijd ge-update moeten worden. Niet per se de overeenkomsten die al zijn afgesloten, maar gebruik niet jarenlang het zelfde voorbeeld. 

De wereld staat niet stil, vooral op het gebied van intellectueel eigendom (Intellectual Property, IP) en geheimhouding verandert er veel.

In de arbeidsovereenkomst (bepaalde/onbepaalde tijd) vind je meestal de volgende onderdelen.

• Arbeidsuren per week
• Salaris
• Lengte van de overeenkomst
• Secundaire arbeidsvoorwaarden: pensioen, leaseauto, mobiele telefoon, laptop, verzekeringen, vakantiedagen enz.
• Intellectueel eigendom
• Concurrentiebeding
• Thuiswerken

2. Opdrachtsovereenkomst als juridisch document

Een opdrachtovereenkomst is een soort arbeidsovereenkomst voor een eenmalige opdracht. Het wordt ook wel een OvO genoemd.

Meestal huur je als ondernemer een andere (zzp-) ondernemer in met behulp van een OvO als juridisch document. Een OvO is belangrijk om af te sluiten, omdat het voor de belastingdienst bewijs is dat er geen sprake is van een officieel dienstverband.

Een een OvO kun je een aantal dingen zetten, zoals:

• Vergoeding
• Aansprakelijkheid
• Manieren om overeenkomst te wijzigen/opzeggen
• Omschrijving van de werkzaamheden

3. Algemene voorwaarden

Hier kun je als mkb’er eigenlijk niet zonder. De algemene voorwaarden geven aan wat voor rechten & plichten zowel jij als de klant hebben.

Je kunt de algemene voorwaarden inleveren bij de KvK. We raden aan om deze ook op je website te plaatsen en altijd mee te sturen als een klant een dienst/product bij je afneemt.

In dit juridische document wordt vaak over de volgende dingen gesproken:

• Betalingsvoorwaarden en termijnen
• Eventuele garantie en klachtenregeling
• (Beperking van de) Aansprakelijkheid
• Annuleringsvoorwaarden

4. Privacyverklaring als juridisch document

Nog niet zo lang geleden is de Algemene Verordening Gegevensbescherming van kracht gegaan. Een mond vol. Deze AVG geldt voor alle websites.

Deze verordening houdt in dat je een juridisch document moet hebben waarin je aangeeft wat je doet met persoonsgegevens. Een voorbeeld kan je op onze site terugvinden.

In de praktijk houd je bijna altijd persoonsgegevens bij. Zelfs wanneer je slechts de statistieken van het aantal bezoeken analyseert.

Met een privacyverklaring laat je bezoekers akkoord gaan met het bijhouden van hun gegevens. 

Het gaat bijvoorbeeld om gegevens die te maken hebben met:

• Advertenties
• Beveiliging
• Statistieken
• Cookies
• Niewsbrieven

5. Verwerkersovereenkomst

Ook de verwerkersovereenkomst als juridisch document heeft te maken met de AVG.

Als jouw website de gegevens van bezoekers op de een of andere manier ergens ander opslaat, is een verwerkersovereenkomst verplicht.

Je doet dit bijvoorbeeld als je externe partijen inschakelt voor sommige dingen. Denk aan een bedrijf dat nieuwsbrieven verstuurt, klantgegevens analyseert, of zelfs een internetprovider die klantgegevens opslaat. 

In dit juridische document neem je onder andere op:

• Beveiliging van de gegevens
• Waarom je de gegevens bewaart
• Meldplichtigheid bij eventuele lekken van data
• Mogelijkheden tot verwijderen van de gegevens
• Duur van de overeenkomst