Waarom btw op benzine terugvragen niet ingewikkeld is

Veel ondernemers denken dat het moeilijk is om de btw terug te vragen op een tankbonnetje. Het terugvragen van bijvoorbeeld de btw op benzine is echter niets anders dan het terugkrijgen van de btw van iedere andere aankoop.

Het punt wat vaak voor problemen zorgt is dat de naam en het adres van de afnemer niet op de bon staat. Formeel is het is een vereiste bij de belastingdienst.

Wanneer hier niet aan voldaan wordt dan is het in principe geen geldige btw bon voor de fiscus. Wat een gedoe zult u denken, maar gelukkig zijn er oplossingen!

1. Btw op brandstof terugvragen in een handomdraai

Wanneer je de btw op brandstof wilt opvoeren als teruggavepost dan moet je in de eerste plaats een ondernemer zijn voor de belastingdienst. Daarnaast moet ook op de bon aangegeven staan, dat je als ondernemer de afnemer is.

Een eenvoudige manier om dit te bewijzen is om de btw op benzine (de hele nota) te betalen met een tankpas, creditcard of bankpas welke natuurlijk op naam staat van het bedrijf. 

Op de bon moet de naam van de ondernemer als afnemer staan

2. Contant betalen en de btw op benzine

Wanneer je contant betaalt (ja, het komt nog voor!) of met jouw privé pinpas dan is het moeilijker om te bewijzen dat het om een zakelijke uitgave gaat.

Zolang het bedrag onder de 100 euro (inclusief btw!) blijft en het gaat om brandstof voor een landvoertuig, is een vereenvoudigde factuur ook voldoende. Het is dan ook niet nodig om expliciet te bewijzen, al moet het wel ‘’sterk aannemelijk’’ kunnen maken.

Maar wat is dat ‘’sterk aannemelijk’’ maken? In dit geval dat het dus om een zakelijke tankbeurt met dus btw op brandstof ging. 

Wanneer je die dag niet zakelijk gereisd heeft en toch een tankbon op die datum met die datum dan klopt er iets niet.

Daarnaast moet je de tankbon met btw op brandstof ook bewaren. Kortom, betalen met een privé pinpas of contant is mogelijk, maar er zitten best adders onder het gras, waarbij de belastingdienst je het aardig moeilijk kan maken.

Tankbonnetjes verbleken snel, omdat ze op fax papier worden afgedrukt. 

Goede boekhoudprogramma’s werken tegenwoordig ook met scanners/foto’s. Na het tanken kan je snel een foto van de tankbon maken, en zo de btw op de brandstof gemakkelijk in de administratie boeken.

Maar als je deze software niet hebt, kan de administratie bij meerdere tankbeurten per maand best veel papierwerk gaan worden. Vooral starters een zzp’ers doen hun boekhouding in excel, waarvan het vele handmatige werk een van de zeven nadelen zijn.

2.1 De zakelijke tankpas

Een oplossing voor alle btw op benzine en btw op brandstof problemen is simpelweg het nemen van een zakelijke tankpas. Met een tankpas is het niet nodig om iedere tankbeurt bij te houden en het (gescande) bonnetje in te boeken.

Je krijgt aan het einde van de maand één complete factuur van alle tankbeurten. De fiscus erkent deze nota’s als officiële factuur en is het toegestaan het op te voeren als kostenpost.

Het terugvorderen van de btw op benzine of in zijn algemeenheid de btw op brandstof is daarmee eveneens een peulenschil. Ik wil het nog sterker stellen, betaal brandstof kosten nooit met een creditcard of pinpas, maar altijd met een zakelijk tankpas. Voor de kosten hoef je het niet te laten (zie onder).

Betaal de brandstofkosten nooit met een creditcard, maar met een zakelijk tankpas. Veilig, geen gedoe met fiscus en tijdsbesparend.

2.2 Hoe werkt een tankpas?

Een zakelijke tankpas wordt op naam van het bedrijf verstrekt. Het is dus direct duidelijk, dat het om een onderneming gaat. Het zijn zakelijke transacties wat niet te betwisten valt door de Belastingdienst.

Het voordeel van de verzamelfactuur is dat u dus niet van iedere afzonderlijke tankbeurt bonnetjes moet bewaren. De pas is vaak ook te gebruiken bij het autowassen en andere auto-gerelateerde zaken.

Zelfs het betalen van het parkeren is hiermee mogelijk en de tol bij tolwegen. Voor veel ondernemers is dat optioneel, afhankelijk van het reisgedrag.

Maar er zijn meerdere voordelen van een tankpas, waarbij ik het hier beperk tot het fiscale voordeel: een verzamelfactuur die gegarandeerd door de belastingdienst wordt geaccepteerd.

3.0 Twee soorten tankpassen

De grote oliemaatschappijen, zoals Esso, BP en Shell hebben allemaal hun eigen merk tankpassen. Ook zijn er een aantal universele tankpassen waar je gebruik van kunt maken. Een onafhankelijke of universele tankpas is gemakkelijker om te gebruiken.

Je kunt nu immers bij alle tankstation gaan tanken bij u in de buurt.  Het nadeel zijn de vaste abonnementskosten van vijf tot tien euro per maand van zo’n universele pas.

Dan is een gratis alternatief, zoals de Q8 Liberty tankpas misschien een praktische oplossing.

Het is een combi van merkgebonden en een universele tankpas. Je kunt in geheel Nederland bij meerdere merken tanken en de pas is gratis. Last but not least: recent onderzoek heeft aangetoond dat u met deze tankpas gemiddeld de laagste brandstofprijzen betaald.