‘Of ik onbetaalde facturen heb uitstaan?’ De meeste ondernemers zullen deze vraag wat cynisch herhalen en hem daarmee ook meteen beantwoorden. Want hoe blij klanten allemaal ook zijn met een bewezen dienst of verkocht product, betalen wordt nog wel eens ‘vergeten’.
Hoe krijg je die klant of opdrachtgever zo ver dat de factuur eindelijk en op tijd wordt betaald? Hieronder vijf stappen die je kunt zetten om ervoor te zorgen dat de onbetaalde facturen zo snel mogelijk worden betaald.
1. Zijn de onbetaalde facturen eigenlijk wel verstuurd?
De eerste stap is om te checken of jij alles goed hebt gedaan. Heb je de email met de factuur eigenlijk wel verstuurd? Het is mij wel eens overkomen.
En zo ja, heb je dan ook het goede mailadres gebruikt? Controleer daarbij op spelfouten in het adres.
Klopt dat allemaal, dan kan het ook zijn dat de factuur niet helemaal is zoals jij bedoeld hebt. Staat de juiste betalingstermijn er bijvoorbeeld op of heb je je misschien vergist in de maand?
Voorkom onterecht wijzen naar de ander door eerst bij jezelf na te gaan of jij alles goed hebt uitgevoerd.
2. Help de klant met een herinnering
Nu je zeker weet dat alles klopt, kun je de klant eraan herinneren dat er nog onbetaalde facturen open staan. Doe dit op een vriendelijke wijze.
Je moet ervan uit gaan dat er geen opzet in het spel is en dat de klant simpelweg vergeten is te betalen. Een vriendelijke herinnering helpt de klant om alsnog de betaling te voldoen.
Enkele voorbeelden van vriendelijke teksten:
- Ik heb net mijn administratie bijgewerkt en ik zie dat jullie factuur nog niet betaald is. Wil je dit nagaan?
- De betalingstermijn is al een paar dagen overschreden. Kun je intern controleren of de betaling ingepland staat?
Op deze manier onderhoud je een goede relatie met jouw klant met de kans op een langere samenwerking of een nieuwe bestelling in de toekomst.
3. Zoek persoonlijk contact
Ben je ondertussen nog steeds aan het wachten en is de klant niet in actie gekomen na jouw herinneringsmailtje, dan is het tijd om telefonisch contact te zoeken. Ga dus geen boze mails sturen. Dat werkt averechts.
Probeer vriendelijk te blijven. Bel de klant en herinner hem of haar aan de onbetaalde facturen. Daarnaast kun je vragen waarom de betaling nog niet is voldaan.
Persoonlijk contact maakt dat de klant jouw facturen niet zo snel zal vergeten. Wellicht is jouw geld dan binnen een paar minuten binnen.
Zoek persoonlijk contact. Wellicht is jouw geld dan binnen een paar minuten binnen.
4. Geef een nieuwe betalingstermijn voor de onbetaalde facturen
Blijkt dat de klant niet is ingegaan op jouw herinneringsmail en jouw belletje, dan wordt het tijd om de klant wat duidelijker, maar nog steeds met een vriendelijke toon aan te spreken op zijn gedrag.
In een tweede herinneringsmail kun je aangeven dat de betaaltermijn, aangegeven op de factuur, al even verstreken is en dat je dit al eerder hebt aangegeven. Ook kun je vertellen dat je telefonisch contact hebt gezocht.
Stel vervolgens een nieuwe betalingstermijn en geef daarbij aan dat je stappen zult moeten nemen als de betaling niet op tijd binnen is.
5. Juridische stappen om onbetaalde facturen betaald te krijgen
Als ook op jouw laatste bericht niet gereageerd wordt, dan ben je helaas genoodzaakt om juridische stappen te zetten.
Herinneringsmailtjes en telefonisch contact hebben allemaal niet geholpen, maar jij staat in je recht om jouw geld te ontvangen.
5.1 Een aanmaning sturen
Wat je allereerst kunt doen, is een aanmaning sturen. Bij particuliere klanten, consumenten, is dit zelfs verplicht. Dit is een officiële brief met daarin een verzoek om de openstaande factuur alsnog te betalen.
Heb je te maken met een bedrijf, dan is een aanmaning niet verplicht, maar wel mogelijk.
In een aanmaning vertel je dat de klant door middel van een incassobureau gedwongen zal worden om de onbetaalde facturen te betalen, mocht hij dit niet alsnog uit zichzelf regelen.
5.2 Laat de rechter uitspraak doen
Als laatste stap kan je een rechter inschakelen. Als alle voorgaande stappen niet tot een betaling van de openstaande facturen hebben geleid, dan moet je helaas concluderen dat de klant niet zal gaan betalen.
Voordat je deze stap neemt, is het wel verstandig om even na te gaan of je een zakelijke rechtsbijstandverzekering hebt afgesloten.
Als dat het geval is dan kun je een juridisch expert inschakelen. Via de expert kun je de klant dan voor de rechter dagen.
6. Blijf altijd vriendelijk
Gelukkig komt dit laatste niet vaak voor. Wanneer je regelmatig contact onderhoud met een klant, is de kans klein dat deze in de laatste fase een radiostilte laat vallen totdat hij een brief van de rechter ontvangt.
Probeer dan ook in alle fasen vriendelijk te blijven en samen met de klant tot een oplossing te komen die jullie allebei tot tevredenheid stelt en ervoor zorgt dat jij niet langer een mapje met onbetaalde facturen hoeft te bewaren.
- Bedrijfsvorm (starter, zzp, mkb enz)
- Branche (handel, retail, flex enz)
- Het aantal medewerkers
- Functionaliteiten van het pakket
- Boekhoud mogelijkheden (zelf, of door boekhouder)
- Koppelingen (bankmutaties)
- En nog veel meer
Expert in (online) communicatie, deelt graag kennis in zijn leaseauto artikelen en zakelijke apps op onze website. Ooit begonnen in het team toen hij nog studeerde, nu is hij werkzaam o.a. als professional senior communicatieadviseur.
