Vijf betrouwbare alternatieven voor Excel urenregistratie

Het kost veel tijd om de urenregistraties bij te houden als ondernemer voor jezelf en je medewerkers. Dat is best wel ironisch. Want veel ondernemers maken gebruik van een Excel urenregistratie. Daarmee is het een tijdrovende activiteit. Maar niet alleen dat.

1. Nooit meer Excel urenregistratie

Het is nu ook mogelijk om gebruik te maken van een urenregistratiesystemen die gemakkelijk in gebruik zijn  en die wel het voordeel van de ondernemer werkt. Het is sneller mogelijk om een beter inzicht te krijgen in de declarabele uren en de overige uren.

Het registeren van uren is soms een must voor zzp’ers. Uren van uzelf en/of medewerkers bij opdrachten met een vast urenprijs. Met een urenregistratie systeem is het mogelijk om dit eenvoudig en gemakkelijk te doen.

We kijken graag naar vijf systemen, een aantal staan in onze top 10 online boekhoud pakketten.  Het is zo mogelijk om een goede keuze te maken. En om de ironie te keren naar productiviteit.

1.1 Digitaal Kantoor – boekhouden

De online tool “Digitaal Kantoor” is een breed pakket. Het is een mix van facturatie, projecten, urenregistratie, boekhouding (online), voorraadbeheer, CRM en handel.

Het urenregistratie deel is te gebruiken bij de module projecten. Met een stopwatch is het mogelijk om de uren per dag en per week automatisch bij te houden. De uren worden aan projecten gekoppeld van de gebruiker. De ondernemer of manager kan zo zien hoeveel uren er zijn geschreven voor een medewerker.

Maar ook hoeveel uren nog te declareren zijn en welke uren nog volgen om te factureren. Het is nie te vergelijken met excel urenregistratie omdat het een volledig boekhoudpakket is. Maar ook boekhouden in excel is tegenwoordig niet meer de nodig.

1.2 Teamleader – alles in een pakket

Het is een alles-in-een pakket met veel verschillende functionaliteiten en modules bij Teamleader. Het is een CRM, verkoop, projectadministratie en ook een facturatie pakket.

Alles komt hier eigenlijk samen. Het is mogelijk om het pakket in modules af te nemen. U neemt dan alleen wat je nodig hebt. De urenregistratie is een onderdeel van de basispakket. Het is te koppelen aan de online agenda en dan houdt het al automatisch de uren bij.

Het houdt de uren automatisch bij wanneer ingelogd wordt in Teamleader of bij het herstarten van een taak. De uren zijn ook handmatig in te voeren per project of per klant. Vervolgens is het mogelijk om ze om te zetten naar een factuur.

De projectmanager kan zien hoeveel tijd er aan projecten of taken besteed worden per medewerker. Het is mogelijk om in Excel rapporten te downloaden.

1.3 Gripp – bedrijfssoftware

Het volgende alternatief voor Excel urenregistratie online bedrijfssoftware is gemaakt voor bedrijven welke eveneens op projectbasis werken. Het is een compleet pakket van offertes tot aan de administratie van de projecten en ook het debiteurenbeheer.

Er is een online urenregistratie beschikbaar. Het pakket zorgt voor duidelijke dag- en weekoverzichten. De medewerkers kunnen de uren koppelen aan een taak of een project. Wanneer het vergeten wordt ontvangt de gebruiker een herinnering per e-mail. Het is mogelijk om alles tot in de minuut bij te houden met de stopwatch functie.

De manager of eigenaar kan de uren goedkeuren. De game-element ‘de paardenrace’ een sportieve extra.  Het mogelijk om een kleine competitie te houden onder de medewerkers die het best hun uren bijhouden. Het motiveert om meer de uren bij te houden.

1.4 Thinq – facturatiemodule

De urenregistratie is een deel van de facturatie module van Thinq. Het is mogelijk om naast de urenregistratie, deze ook te factureren. Het is mogelijk om de digitale facturen direct te verzenden.

Per klant is het mogelijk om de uren te registreren. Het opzetten en inrichten van het systeem is even werk, omdat projecten, taken en klanten eerst aangemaakt moet worden om dan de uren bij te kunnen houden. Alleen de toegewezen medewerkers kunnen uren in een project bijhouden.

Via het dashboard houd je per project of klant het budget en gewerkt aantal uur in de gaten. Zo voorkom je dat een opdracht niet rendabel blijkt.

1.5 TimeChimp

De beste vervanging Excel urenregistratie  is TimeChimp. Deze tool is er specifiek en alleen om uren bij te houden. Het is mogelijk om het te koppelen aan tien andere boekhoud systemen.

Het is mogelijk om de timer de uren bij te laten houden. Ook is het mogelijk om zelf de uren in te voeren. Het is mogelijk om de uren te koppelen aan een project, een activiteit of een klant. Een activiteit kan zijn verlof of ziekte, De beheerder van de module kan de uren dan goedkeuren.

Hierna kunnen ze niet meer worden bewerkt. De tool is ook voorzien van rittenregistratie, om reiskosten gemakkelijk door te berekenen. Handig als je ritten wilt verantwoorden aan de Belastingdienst wanneer je een auto van de zaak hebt!

2. Nooit meer excel urenregistratie

Excel is een veelzijdige tool. Er worden kilometers in bijgehouden, complete boekhouding en declaraties. Het kan allemaal gemaakt worden is de meeste gebruikte tool ter wereld.

Het nadeel is dat je dat zelf moet maken, onderhouden en verwerken. Ongemerkt kost het veel tijd, nog afgezien van het feit dat Excel niet altijd foutloos gaat.

Wij adviseren altijd de Best-of-Breed filosofie: gebruikt die software die het beste is voor een bepaald domein.

Voor het uren registeren zijn hier vijf mogelijkheden genoemd. TimeChimp is speciaal gemaakt voor uren (en ritten en uitgaven) en heeft meer dan 15.000 klanten. Probeer het gratis.