Vier voorbeelden van handige zakelijke aftrekposten

Als je een bedrijf hebt dan zijn er diverse kosten die je kunt aftrekken van de inkomstenbelasting. Het is daarbij wel belangrijk goed op te letten welke kosten wel en welke niet als aftrekposten mogen worden opgevoerd en hier een goede administratie van bij te houden.

Als je dat niet doet dan kan je dit op een flinke naheffing komen te staan. In dit artikel bespreken we vier voorbeelden van aankopen en uitgaven die je van de inkomstenbelasting mag gebruiken als aftrekposten.

1. Aftrekposten en relatiegeschenken

Je mag aan relaties een cadeau geven en de kosten hiervan aftrekken. Hierbij moet je wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Ten eerste moet het gaan om een bestaande klant. Je mag dus geen cadeautjes weggeven aan potentiële nieuwe klanten en dit als relatiegeschenk aftrekken.

Het moet gaan om een relatie met een klant die je dus al hebt. Een volgende voorwaarde is dat de ontvanger het cadeau voor zijn werk moet kunnen gebruiken.

Maar dit geldt alleen bij duurdere relatiegeschenken. Als de waarde meer dan 227 euro bedraagt moet er een duidelijke relatie zijn met het werk.

Geef je dus je secretaresse een duur sieraad, dan is die relatie moeilijk aan te tonen, tenzij je het gooit op een representatief voorkomen. Maar geef je een goede klant een mooie laptoptas van 150 euro dan mag je die kosten gewoon aftrekken en de btw eveneens.

2. De zakenlunch

Hierover bestaan de nodige misverstanden. Als je tussen de middag met een paar collega’s of een klant een broodje gaat eten bij die gezellige lunchroom in het centrum dan mogen de btw en de kosten van de lunch niet worden afgetrokken.

Als je een klant op kantoor ontvangt of een lunchvergadering hebt, dan mag je daarvoor boodschappen doen of een lunch laten bezorgen en kunnen de kosten worden afgetrokken.

Let wel: dit mag alleen als het een incidentele aangelegenheid is. Dagelijks lunchen met de collega’s geldt uiteraard niet als aftrekpost.

Voor een zakendiner gelden andere regels. Als er duidelijk een verband is tussen een zakelijke bespreking en een diner dan kunnen de kosten hiervan als aftrekpost worden opgevoerd en mag ook de btw worden afgetrokken.

Uitgebreidere uitleg vind je bij de Belastingdienst.

3. De laptop, tablet of computer

Als je een nieuwe laptop koopt dan mag je de kosten van aanschaf en ook de btw als aftrekpost in je administratie opnemen.

Maar er zit wel een addertje onder het gras.

Aftrekposten voor een computer of laptop tellen allen volledig mee als je niet zonder kunt voor het uitvoeren van je werkzaamheden.

Ben je bijvoorbeeld tekstschrijver, grafisch ontwerper of fotograaf en heb je de computer dagelijks nodig om je werk te kunnen doen, dan mag je de volledige kosten aftrekken. Als de waarde onder ongeveer 400 euro ligt mag dit in één keer.

Is de waarde hoger dan geldt economische afschrijving met een restwaarde over meerdere jaren.

3.1 Hardware aftrekposten hebben randvoorwaarden

Maar heb je een beroep waarbij je geen computer nodig hebt, bijvoorbeeld kaper of schilder, dan mag je de kosten van aanschaf niet als aftrekpost opgeven. Kun je aantonen dat je de computer wel gebruikt voor je werk, bijvoorbeeld om facturen te versturen of offertes, dan kun je een deel van de aanschafkosten aftrekken.

De loodgieter kan dan bijvoorbeeld 10% van zijn laptop aftrekken. Let dus goed op of het onmisbaar is voor jouw vakgebied

Dat geldt bijvoorbeeld ook voor een abonnement voor internet. Heb je dagelijks internet nodig, bijvoorbeeld omdat je dagelijks bestanden naar klanten moet sturen, dan mag je de kosten deels aftrekken.

De Belastingdienst gaat er namelijk van uit dat je je internet ook privé gebruikt en die kosten mogen uiteraard niet worden afgetrokken.

Eenvoudige boekhoudsoftware maakt het erg aantrekkelijk voor ondernemers die geen tijd kwijt willen raken aan de boekhouding, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en kleine mkb’ers op een rij.

4. Aftrekposten op gebied van reizen

Ga je op zakenreis dan kunnen bepaalde kosten worden afgetrokken. Bezoek je bijvoorbeeld een klant aan de andere kant van het land of in het buitenland, dan is het niet aannemelijk dat je op één dag heen en weer kunt reizen.

Als je daarvoor in een hotel moet overnachten dan kun je de kosten van die overnachtingen als aftrekposten in je administratie opnemen. Maar als je tijdens je verblijf in het hotel een hapje gaat eten dan zijn dat weer kosten die niet voor aftrek in aanmerking komen in de meeste gevallen.

Het is dan ook aan te raden als je voor zakelijke doeleinden in een hotel verblijft, een zo goed mogelijk gespecificeerde factuur te vragen. Zo kun jij of je boekhouder snel zien welke kosten als aftrekpost kunnen worden opgevoerd en welke niet.