Tijdregistratie staat hoog op de wensenlijst van werkgevers

Mensen die in loondienst werken worden over het algemeen per uur uitbetaald. Een werknemer staat voor een x aantal uren op de loonlijst en op basis daarvan wordt het salaris berekend.

Maar voor veel werkgevers is het lastig om het daadwerkelijk aantal gewerkte uren vast te stellen. Nu is dat ook niet echt heel noodzakelijk, want een medewerker in loondienst heeft in de meeste gevallen recht op het aantal uren waarvoor hij is aangenomen. 

Een werkgever moet wel van hoge huize komen wil hij daarvan afwijken. Tijdregistratie kan wel een handig hulpmiddel zijn om het aantal uren dat een medewerker aanwezig is te registreren.

Tenzij de uren verantwoording nodig is voor de facturatie of voor projecten budget. Maar tijdregistratie zegt niet alles over productiviteit. Toch staat op het hoog op de wensenlijst van ondernemers en werkgevers. blijkt uit een whitepaper van Computable. Waarom?

1. Tijdregistratie als hulpmiddel bij ordercalculatie

Als een bedrijf gevraagd wordt een offerte uit te brengen dan is de prijs die gevraagd wordt voor een groot deel afhankelijk van het aantal uren dat hiermee gemoeid is. Tijdregistratie kan daarbij een uitstekend hulpmiddel zijn.

Als je als ondernemer weet hoeveel tijd je met een klus bezig bent dan kun je bij een volgende opdracht daar vanuit gaan en op basis daarvan je prijs berekenen. Natuurlijk houd je rekening met een marge, een klus kan mee- of tegenvallen.

Maar als je geen idee hebt hoeveel tijd je aan een opdracht moet besteden dan is het vaak erg lastig om een prijs te bepalen. Als je dan veel te laag offreert is de kans groot dat je er financieel flink bij inschiet.

2. Heeft je bedrijf extra personeel nodig?

Tijdregistratie kan handig zijn om in je administratie in te bedden om te onderzoeken of het aantal medewerkers binnen je bedrijf overeenkomt met wat er nodig is.

Als blijkt dat er werk blijft liggen dan kan dat worden veroorzaakt doordat je mensen niet hard genoeg werken. Maar is dat wel zo? Door het personeel een tijdregistratie te laten bijhouden kun je uitvinden of jouw beeld van de productiviteit realistisch is.

Als mensen tijd moeten schrijven, houd er dan rekening mee dat ze aan de administratie niet heel veel extra tijd kwijt zijn. Met andere woorden: Laat mensen niet te gedetailleerd tijd schrijven.

Toiletbezoek of een telefoontje van twee minuten apart noteren is niet zo heel zinvol. Houd er rekening mee dat een medewerker in geen enkel geval de volle 100% aan uren productief zal zijn. Dat is niet realistisch.

3. Ruim de helft bedrijfsprocessen zijn gedigitaliseerd

Uit de eerste Nederlandse Digitaliseringsindex, gebaseerd op een onderzoek van Kantar TNS, blijkt dat net meer dat de helft (52%) van de MKB hun bedrijfsprocessen hebben gedigitaliseerd. Uit het al genoemde whitepaper geeft ruim 30% van de bedrijven aan geeft aan meer processen te willen automatiseren de komende jaren. De aandacht gaat daarbij vooral uit naar het digitaliseren van de tijdregistratie.

Tijdregistratie is voor werkgevers een belangrijk onderdeel van hun administratie. Ze kunnen er veel informatie uit halen die vooral voor de lange termijn planning belangrijk kan zijn. Maar natuurlijk voor de korte termijn: de euro’s moet dagelijks binnenkomen om het bedrijf te laten draaien.

Ruim 30% van de mkb  bedrijven wil het digitaliseren van de tijdregistratie prioriteit geven

3.1 Waarom wil het MKB tijdregistratie

Werknemers zien tijdregistratie vaak als een soort van ‘Big Brother is watching you’. Maar als je als werknemer gewoon je werk doet heb je er niets van te vrezen.

Als je er de kantjes vanaf loopt is het een ander verhaal. Maar de kans dat je leidinggevende dat al veel langer door heeft is vrij groot. Die is immers ook niet dom en weet heus wel welke medewerkers hart voor de zaak hebben en welke vooral aan het eigen belang denken.

Als de werkgever tijdregistratie invoert, betekent dat gewoon dat je voortaan op papier moet verantwoorden wat je altijd al deed, namelijk gewoon je werk doen en wel zo goed mogelijk.

4. De tijdregistratie automatiseren

Vandaag de dag willen steeds meer bedrijven de tijdregistratie automatiseren. Dat betekent namelijk flink wat minder werk.

Als de urenstaten gelijk in een computersysteem kunnen worden geïntegreerd hoeft er geen apart personeel te zijn dat de handgeschreven urenstaten in een Excelbestand zet.

Zo kan de informatie ook veel sneller beschikbaar zijn voor het management en kan er direct worden bijgestuurd als blijkt dat dit nodig is aan de hand van de urenregistratie. Maar ook voor de langere termijn kan urenregistratie zeer nuttig zijn.

4.1 Belastingdienst kijkt mee

Zo vraagt de Belastingdienst bij een controle van de boekhouding altijd informatie terug over een periode van vijf jaar. Als een bedrijf dan de tijdregistratie geautomatiseerd heeft kan deze informatie simpel worden overlegd. Als dit niet het geval is zal de boekhouding er een hele klus aan hebben om de gewenste gegevens te verstrekken.

Ook daarom is het handig om de tijdregistratie qua administratie te automatiseren. Hiervoor kan een bedrijf verschillende speciale softwareprogramma’s gebruiken. Als het om een eenmanszaak of een kleine onderneming met slechts enkele personeelsleden gaat dan volstaat meestal een Excel sheet.