2 minuten leestijd

Papierloze facturatie

Nog niet zo heel lang geleden was het de normaalste zaak van de wereld om een papieren factuur te sturen. Facturatie gebeurde ‘zwart op wit’. Bij ieder pakket dat je ontving zat een factuur, bij iedere dienstverlening die je in rekening brengt stuurde je de klant een factuur of gaf deze af bij betaling of gereed melding.

Maar de tijden veranderen.

De papieren facturatie is duidelijk op zijn retour. Is dat erg?

Nee, integendeel: het is een zegen voor jou als ondernemer en ook voor je boekhouder.

 

1. Integreer je facturen meteen in de administratie

Een belangrijk voordeel van digitale facturatie is dat je de facturen meteen kunt toevoegen aan je boekhoudprogramma.

Veel bekende pakketten hebben deze mogelijkheid. Als je ervoor kiest om je facturen digitaal te versturen en ook te ontvangen maak je het jezelf een stuk makkelijker.

Ook voor je boekhouder is dit prettig, want deze heeft dan alle stukken meteen bij de hand om je BTW aangifte te verzorgen en uiteraard voor de controle van de boekhouding voor het opmaken van de jaarrekening.

 

 

 

1.1 Facturatie gemak voor je klanten

Niet alleen voor jou als ondernemer is papierloze facturatie een uitkomst, het is ook ideaal voor je klanten. Zij ontvangen hun factuur per e-mail en kunnen deze direct op hun computer opslaan.

Zo raakt een factuur ook niet meer zoek. Dit is bijvoorbeeld handig als een klant een eroep wil doen op garantie of service en daarvoor de factuur nodig heeft.

Mocht de klant de factuur toch zijn kwijtgeraakt dan kun je deze eenvoudig in je eigen boekhouding terugzoeken en nogmaals toesturen.

 


Papierloze facturatie kan tegenwoordig eenvoudig en goedkoop met een facturatiemodule, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste facturatieprogramma’s voor zzp’ers op een rij.


 

 

2. Geen uitpuilende archieven meer

Vroeger moesten alle facturen op papier bewaard worden. De Belastingdienst kon immers tot 5 jaar informatie terugvragen en die moest je dan als bedrijf wel kunnen leveren.

Toen digitale facturatie nog niet aan de orde was betekende dat eindeloze rijen archiefdozen met oude facturen. Ten eerste was het vaak geen doen om hier iets in terug te vinden ondanks een goede administratie.

Ten tweede neemt zo’n archief veel ruimte in. Voor die strekkende meters moet ruimte worden gemaakt op kantoor of ruimte worden ingehuurd bij een archiefopslag.

Als je kiest voor digitale facturatie dan is dat allemaal niet meer nodig. Je hoeft ook geen actie meer te ondernemen om facturen die niet langer bewaard hoeven te worden omdat de termijn is verstreken te laten vernietigen.

Dit werd vaak door een professioneel bedrijf gedaan waar uiteraard ook weer extra kosten mee gemoeid waren.

 

2.1 Papierloos factureren beter voor het milieu 

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) is gemeengoed. Er wordt meer rekening gehouden met gezondheid en duurzaamheid.

Het is best wel vreemd dat er nog ondernemers zijn die niet voor online facturatie kiezen, het is immers veel beter voor het milieu. Het sturen van een online factuur zorgt namelijk voor 63% minder CO2 uitstoot dan traditioneel factureren.

Het gemak van online factureren zorgt dus niet alleen voor snelheid, het zorgt ook voor een veel kleinere aanslag op het milieu.

 

2.1 Altijd een compleet overzicht

Omdat digitale facturen geen ruimte innemen hoef je ze ook eigenlijk niet meer te vernietigen. De opslag op je computersystemen is qua benodigde ruimte te verwaarlozen.

Je kunt er dus in principe voor kiezen om facturen “voor eeuwig” te bewaren. Dit kan soms nuttig zijn. Klanten vinden het soms prettig om een oude rekening van een webshop online nog te kunnen inzien.

En voor jezelf heb je altijd een overzicht wat je wanneer aan wie hebt geleverd. Hiermee heb je ook een duidelijk overzicht van de omzet van je bedrijf.

Dit kan handig zijn bij het aanvragen van een krediet, waarbij vaak moet worden aangetoond dat je als bedrijf een constante omzet draait en dat je dus als bedrijf kredietwaardig bent en een lening ook weer op tijd kunt terugbetalen.

 

3. Papierloze facturatie heeft de toekomst

Steeds meer bedrijven zullen in de toekomst overstappen op papierloze facturatie. De reden hiervoor is dat het eigenlijk alleen maar voordelen heeft. Steeds meer mensen doen hun aankopen online en beschikken dus over een computer en internetverbinding.

Dan is het in de meeste gevallen niet meer nodig om een papieren factuur te sturen of mee te geven. Dit kan via de e-mail en de klant kan zijn factuur zelf uitprinten of digitaal opslaan. Het is dan ook de verwachting dat steeds meer bedrijven de papieren factuur afschaffen als ze dat niet al hebben gedaan.

De voordelen zijn dusdanig in de meerderheid dat de nadelen daar bij lange na niet meer tegen opwegen.

Als een klant er op staat om een papieren factuur te ontvangen dan kunt je daar aan meewerken als het eenvoudig te realiseren is, maar je bent als bedrijf niet meer verplicht om een papieren factuur te verstrekken als een aankoop digitaal wordt gedaan.