Hoe ritregistratie en tankadministratie makkelijk kan zonder Excel

Home » Nieuws » Hoe ritregistratie en tankadministratie makkelijk kan zonder Excel

Hoe ritregistratie en tankadministratie makkelijk kan zonder Excel

Hoe u de ritregistratie en tankadministratie makkelijk kan zonder Excel

Wanneer u regelmatig zakelijk rijdt met uw auto dan moet uiteraard een ritregistratie bijgehouden worden om bijtelling te voorkomen. Handmatig registreert u wie op een bepaald tijdstip met een bepaald voertuig heeft gereden en welke afstand daarbij is afgelegd. Dit bijhouden is een activiteit die veel tijd kost.
 
Een tweede tijdrovende administratie is het bijhouden van de kosten van het brandstof verbruik. En alhoewel een tankbonnen administratie niet verplicht is kan het u wel een heleboel geld schelen doordat u de 21% btw terug kan vragen.

Maar deze beide registraties – de kilometers en de brandstofkosten – kosten u tijd, dat moet makkelijker kunnen. Zeker voor MKB bedrijven die een wagenpark beheren, is het een arbeidsintensieve bezigheid. Het goede nieuws u: een forse tijdsbesparing op beide administraties is mogelijk. In dit artikel geven wij een overzicht en leggen we uit hoe u dit kunt realiseren en wat het oplevert.

Ritregistratie oplossingen

Volgt u niet de regels voor rittenregistratie dan kunt u plotseling een verzuimboete van maximaal €5278,- van de belastingdienst krijgen. Om dat te voorkomen is een administratie noodzakelijk.  Er zijn twee mogelijkheden:

  • Een dure manier (in uurtjes) is het handmatig bijhouden van kilometers en registeren in Excel.  Het mag van de belastingdienst, maar het is een bewerkelijke administratie in tijd en kwaliteit.
  • De makkelijkste manier van ritregistratie is het kiezen voor rittenregistratie inbouw oplossingen, want op deze manier gaat alles namelijk automatisch.

De rittenregistratie inbouw oplossing is een volgsysteem wat u in uw auto inbouwt. Zo’n systeem werkt op basis van gps (Global Positioning Systeem) om bij te houden welke ritten u allemaal maakt. Het systeem registreert datum, tijdstip en plaats en dat kan 24 uur per dag en 7 dagen per week.

Het kost een relatieve kleine investering om een van deze ritregistratie oplossingen aan te schaffen, maar u wint er een hoop tijd mee, welke u kunt gebruiken om dit geld terug te verdienen met het belangrijke werk. Bovendien ligt het maar aan u hoeveel u er precies aan uit wilt geven, u hebt ze namelijk in verschillende prijscategorieën.

Keurmerk ritregistratie

Nog een nadeel van het handmatig bijhouden is dat het discussie op kan roepen met wantrouwend ambtenaren of het wel klopt.  Met het Rit Registratie Systemen (RRS) keurmerk weet u welke ritregistratie inbouw oplossingen moeten hebben om als geldig te worden gezien door de belastingdienst. Maar wanneer u een van de oplossingen kiest met dit keurmerk dan bent u wel meteen klaar en hoeft u zelf niks extra’s bij te houden. U hoeft niet meer te werken met Excel, en er is niks aan de hand wanneer u het zelf even niet meer weet wanneer u allemaal hebt gereden en hoe ver.

Een zakelijke tankpas

MKB Wagenpark

Nu uw ritregistratie geregeld is, is het tijd voor de tankadministratie. Dit doet u het gemakkelijkst als ondernemer door een zakelijke tankpas aan te vragen. Een mkb tankpas  is, zoals het woord al zegt, geschikt voor het midden- en klein bedrijf (MKB).  Zo is er ook een tankpas voor zzp’ers en vof’er kortweg tankpas zzp genoemd. Met een tankpas kunt uw wagenpark bij (bepaalde) tankstations betalen, en de uitgaven worden als automatisch incasso afgeschreven. In geval van een MKB, hoeft de afdeling administratie niet meer zelf de bonnetjes te verzamelen en te verwerken. Want deze afdeling ontvangt maandelijks een verzamelfactuur, waardoor ze gemakkelijk de btw kunnen terugvragen, wat uw bedrijf een hoop (btw) geld zal schelen.

Bonnetjes verzamelen

Maar u bespaart er natuurlijk ook tijd mee wanneer u de tankadministratie hiervoor wel deed door middel van bonnetjes en een Excel spreadsheet. En we weten allemaal: tijd is geld. Dat is kostbare tijd die u beter op een andere manier kunst besteden.

Opties universele tankpas

Wanneer u een mkb tankpas wilt aanschaffen moet u eerst goed zoeken welke het beste bij uw onderneming past, er zijn namelijk een aantal opties. Sommige tankpassen kunt u bijvoorbeeld alleen bij bepaalde tankstations gebruiken, dat is onhandig wanneer u liever op meerdere plekken moet kunnen tanken. Sommige tankpassen hebben bijvoorbeeld ook nog extra opties, zoals de mogelijkheid tot pechhulp of ook kunnen betalen voor het onderhoud van de auto.

Tanken in het buitenland

Wanneer u regelmatig tankt in het buitenland dan moet u ook opletten dat u een mkb tankpas aanschaft waarmee dat mogelijk is. En als laatste zijn er natuurlijk verschillende kosten voor de verschillende mkb brandstofpassen. Vergelijk deze dus goed zodat u de beste deal voor u kunt vinden. Kijk ook of alleen u als DGA een mkb tankpas kunt gebruiken of dat u er wellicht meerdere passen nodig hebt voor uw werknemers. De mkb tankpassen van MKB Brandstof en Tango Tankpas hebben de mogelijkheid een om meerdere passen te verstrekken en per pas de uitgaven bij te houden.

Vergeet excel..

Wanneer u deze beide oplossingen, een mkb tankpas en een van de rittenregistratie inbouw oplossingen, hebt aangeschaft dan boekt u daar meerdere voordelen mee. Als belangrijkste voordeel is dat u en uw werknemers meer tijd kan besteden aan zinvolle activiteiten en geld bespaart. Al moet u natuurlijk eerst wel een investering doen, maar geloof me dat  het 100% waard zal zijn. 

Vergeet Excel dus en vergelijk hieronder de verschillende mkb brandstofpassen en bekijk op onze pagina verschillende rittenregistratie inbouw oplossingen. U zult hierna nooit meer iets anders willen, maar u moet eerst wel goed onderzoek doen zodat u een goede optie kiest.


MKB Tankpassen

 

MKB BrandstofEigenschappenExtra opties

 

Review MKB Brandstof (4,0)

  • Paskosten €7,00 per maand
  • Achteraf betalen, maandelijkse (btw) factuur
  • Landelijke dekking bij 4200 tankstations
  • Geschikt voor wagenpark van 1 tot 10 auto’s
  • Meest aangevraagd door het mkb

De pas is het meest geschikt voor het mkb met professionele wagenpark beheerders van één tot tien auto’s.

Direct aanvragen

  • Alleen tanken in Nederland (niet in andere landen)
  • Ook geschikt voor transportbedrijven en Stichtingen (mits ingeschreven bij KvK)
  • Pompprijs is leidend
  • Geen transactie kosten per tankbeurt
  • Contractduur 1 jaar,
  • 1 maand opzegtermijn
  • Borg van €200,-
  • Afrekenen van het autowassen (carwash) bij 1100 wasstraten
  • Beheerders tool voor het wagenpark
  • Niet geschikt voor elektrische of hybride auto’s
  • Geen pechhulp mogelijkheden
  • Geen mogelijkheid om tol te betalen

Deze pas is meeste waardevol voor professionele wagenpark beheerders in het mkb.

Vergelijk tankpassen uitgebreid met MKB Brandstof

Direct aanvragen

  • Medewerker app voor om tankstations te vinden waar je goedkoop kan tanken
  • Afrekenen bij alle parkeergarage  van Q-Park en P+R terreinen (+ €0,20 per transactie)
  • UBL koppeling mogelijk met boekhoudpakket
  • Beheerderstool

Direct aanvragen

Tango Tankpas

Q8 Liberty CardEigenschappenExtra opties

 

  • Gratis (geen maandelijkse paskosten)
  • Achteraf betalen, twee wekelijks (btw) factuur
  • Landelijke dekking bij 574 tankstations (Tango, Q8, Texaco)
  • Meest lage brandstofprijs
  • Meest aangevraagd door zzp en mkb

De Q8 Liberty tankpas is een gratis, geschikt voor zzp’ers en het mkb die het geen probleem vinden om bij vaste tankstations te tanken.

Direct aanvragen

  • Tanken in Benelux (niet in andere Europese landen)
  • Geschikt Stichtingen (mits ingeschreven bij KvK),
  • Niet geschikt voor  transportbedrijven
  • Pompprijs is leidend
  • Geen transactie kosten per tankbeurt
  • Contractduur 4 jaar, maar geen opzegtermijn
  • Geen (standaard) borg betaling
  • Beheerders tool voor het wagenpark
  • Niet geschikt voor elektrische of hybride auto’s
  • Geen pechhulp mogelijkheden
  • Geen mogelijkheid om tol en parkeergarage te betalen

Deze pas is meeste waardevol voor het mkb en zzp’er die een lage brandstofprijs het meest belangrijk vinden.

Q8 Liberty Tankpas

Direct aanvragen

Direct aanvragen

 

2017-11-18T14:41:40+00:00 10 okt 2017 |Administratie|

2 Reacties

  1. Emily Vanhaverbeke 13 december 2017 om 09:50

    Ik was nooit zo erg goed met excel… Veel gepruts, niet altijd handig, onoverzichtelijk. De tankadministratie is voorbij dankzij de tankpas. Dus eens met de blog.
    Excel gebruik ik nog wel voor boekhouding, ik vind een pakket nog te duur. Volgend jaar maar eens naar kijken.

  2. Louise De Bock 19 december 2017 om 14:38

    Ik ben zo’n type die alles in Excel opslaat. Nu mijn bedrijf begint te groeien moet ik toch maar eens nadenken of ik niet een deel van excel af kan. Want is veel werk. Geen zorgen moeten maken om bonnetjes vind ik wel een stap vooruit. Ik wil wel starten met een tankpas, al kost het wel weer geld….

Geef een reactie