Hoe doe ik aangifte btw?

Aangifte doen van de btw is een terugkomend administratief dingetje voor iedere ondernemer. Het is een vaak tijdrovende en vervelende klus waar we het liefst zo snel mogelijk klaar mee willen zijn. En daar komt bij dat het niet voor iedereen duidelijk is hoe het allemaal zit met die btw. Daarom dit artikel, zodat je niet uren zit aan te modderen met die btw aangifte.

1. Hoe doe je btw aangifte

Er zijn meerdere mogelijkheden om de aangifte te doen. De btw aangifte kun je doen via de Belastingdienst, maar veel ondernemers kiezen voor de elektronische aangifte. Hiermee verstuur je online, met behulp van bijvoorbeeld het programma waarmee je facturen opmaakt, de btw aangifte.

Je kunt ook gebruik maken van een boekhoudpakket. Dit soort pakketten worden steeds beter en daarmee gemakkelijker om in te vullen voor elke ondernemer. Bekijk hier onze top 10 van boekhoudpakketten die allemaal dit ondersteunen.

Eenvoudige boekhoudsoftware maakt het erg aantrekkelijk voor ondernemers die geen tijd kwijt willen raken aan de boekhouding, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en kleine mkb’ers op een rij.

1.1 Aangifte doen via de Belastingdienst

De meest gebruikelijke manier is via de website van de Belastingdienst. Via hun beveiligde portaal kun je daar alle kosten en ontvangsten invoeren. Voordeel hiervan is dat de Belastingdienst jou bij elke stap extra uitleg geeft over wat er precies van je gevraagd wordt.

De Belastingdienst geeft je uitleg bij elke stap van de btw aangifte

1.2 Huur een accountant in

Kom je er echt niet uit, kies dan voor een accountant of belastingadviseur. Een professional neemt je alle zorgen uit handen. 

Een accountant is overigens niet alleen handig voor als de btw aangifte te lastig is. Heb je veel bonnen en facturen dan is een accountant niet onverstandig. Hiermee voorkom je fouten in de administratie en in de aangifte.

Het enige nadeel van het inhuren van een accountant is: het kost wel wat centen.

2. Twee stelsels om btw te berekenen

Houd er met het invullen van de aangifte rekening mee dat er twee verschillende manieren zijn om de btw te berekenen: door middel van het factuurstelsel of het kasstelsel.

2.1 Btw aangifte met het factuurstelsel

Ondernemers en bedrijven die veelal actief zijn in de Business-to-Business markt, zijn verplicht om met facturen te werken. De btw bereken je dan aan de hand van de ontvangen en verstuurde facturen. Dit is het factuurstelsel.

Hierbij is de datum op de factuur belangrijk voor het tijdvak waarin de betaalde of ontvangen btw valt.

2.2 Kasstelsel voor ondernemers met particuliere klanten

Lever je goederen of diensten aan particuliere klanten, dan werk je niet altijd met facturen. In plaats daarvan gebruik je de administratie van de kas en bank als uitgangspunt. In dit geval werk je met het kasstelsel.

Het verschil met het factuurstelsel is dat je niet naar de datum van de factuur kijkt, maar naar wanneer de betaling is ontvangen of verstuurd. De datum van de betaling is leidend om te bepalen in welk tijdvak ontvangen of betaalde btw valt.

Voor sommige ondernemers is het zelfs verplicht om dit stelsel te gebruiken. De Belastingdienst heeft hier een handige lijst voor.

3. Voorkom dat je elke maand aangifte moet doen

De btw aangifte wordt meestal per kwartaal verstuurd. Maar het komt ook voor dat de aangifte jaarlijks of elke maand moet worden ingevuld. De keuze is helaas niet aan jou. De Belastingdienst bepaalt hoe vaak jij btw aangifte moet doen.

Ben jij vaak te laat met het doen van de aangifte, dan kan het zijn dat de Belastingdienst jou verplicht om maandelijks de aangifte te doen. Mocht je het juist prettig vinden om de aangifte maandelijks te doen, dan kun je dat aanvragen bij diezelfde Belastingdienst.

3.1 Uiterste datum van aangifte

Zorg er dus voor dat de aangifte op tijd binnen is bij de Belastingdienst. De uiterste datum van versturen van de aangifte is de laatste dag van de maand die volgt op de maand of het kwartaal waar je de btw aangifte over doet.

Doe je jaarlijks één keer aangifte, dan moet deze voor 1 april het jaar erop binnen zijn. Je hebt dan dus 3 maanden de tijd om de aangifte in orde te maken en te versturen.

3.2 Uiterste datum van betalen

Je moet er niet alleen voor zorgen dat je de aangifte op tijd invult en verstuurd. Ook het verschuldigde bedrag dat je moet betalen, moet voor die datum binnen zijn. Zo niet dan kunnen de consequenties je veel geld kosten. De boete bedraagt 3 procent van het bedrag dat je moet betalen. Dat kan dus flink oplopen tot maximaal 5.278 euro.

Dus als zowel de btw aangifte als de betaling van het eventueel verschuldigde bedrag voor het eerste  kwartaal moet voor 1 april binnen zijn.

3.3 Herinneringen voor de btw aangifte ontvangen

Een kleine tip: Weet je van jezelf dat je dit soort dingen wel eens vergeet? Of wil je er gewoon zeker van zijn dat je niet in de problemen komt door het te laat invullen en versturen van de btw aangifte?

Download dan de btw-alert app van de Belastingdienst (App store / Google Play). Je krijgt dan een melding op jouw smartphone als het weer tijd is voor de aangifte. Zo zorg je ervoor dat je het zelf niet hoeft te onthouden, maar ook niet vergeet.

Via het beveiligde portaal van de Belastingdienst kun je ook instellen dat je via de email een herinnering ontvangt voor de btw aangifte.

Een andere optie is dat je het in je zakelijke agenda zet voor de rest van het jaar.

Kortom, er zijn genoeg hulpmiddelen om te voorkomen dat jij je btw aangifte te laat indient en tegen een dikke boete aanloopt. 

4. BTW aangifte helaas verplicht

En als je je nu afvraagt of je überhaupt aan de btw aangifte moet beginnen, dan heb ik slecht nieuws. Het is namelijk verplicht om aangifte te doen. Er is geen manier om eronderuit te komen.

Ook als je een periode geen omzet draait en geen investeringen hebt gedaan, moet je aangifte doen. In dat geval heb je dus geen btw om aan te geven, maar moet je dit wel doorgeven. Anders kun je ook hiervoor een boete krijgen.

5. De redding van de kleineondernemersregeling (KOR)

Alleen de kleineondernemersregeling kan je redden. Voor ondernemers met een kleine omzet bestaat deze regeling. Kom je hiervoor in aanmerking dan betaal je geen btw en hoef je ook geen aangifte hiervan te doen.