>>De 7 nadelen van administratie in excel

De 7 nadelen van administratie in excel

3 minuten leestijd

De 7 nadelen van administratie in excel

Administratie in excel, wie is niet ooit zo begonnen? Wie zich verdiept in de wereld van de boekhoudsoftware, komt er al snel achter dat er best veel programma’s zijn waar u de boekhouding mee kunt verzorgen. En of het nu om boekhouden of alleen factureren gaat, voor ieders wens is er wel wat te vinden. Desondanks zijn er nog veel zzp’ers en mkb’ers die voor de boekhouding terugvallen op alom bekende Microsoft Excel. Zijn deze ondernemers nu slimmer doordat zij niet voor een betaald online boekhoudpakket kiezen of missen zij misschien iets? Waarschijnlijk dat laatste, want in dit artikel kijken we naar de 7 grootste nadelen van administratie in Excel. 

 

1. Kans op fouten bij zelf formules invoeren

Als u een boekhoudpakket gebruikt, dan start u natuurlijk een en ander configureren en de persoonlijk voorkeuren instellen. Als u de administratie in Excel doet, dan moet u vaak zelf boekhoudkundige overzichten en formules invoeren. De kans dat u hierbij iets fout doet of niet precies volgens de regel- en wetgeving werkt is aanzienlijk groter. Bovendien is een goed ingericht Excel-werkblad relatief makkelijk om de zeep te helpen zonder dat u iets doorhebt.

Moderne boekhoudpakketten, zoals InformerOnline, in ons top 10 online boekhoud pakketten overzicht, worden jaarlijks gecontroleerd in het kader van het keurmerk Zeker-OnLine. De werking van een Excel-boekhouding is vaak door geen enkele officiële instantie gecontroleerd en getest. Met Excel heft u dus een veel grotere kans op fouten in de cijfers en u weet niet of u alles volgens de regels doet.

 

2. U mag (moet..) alles zelf doen

U moet alles zelf doen? Met een boekhoudpakket toch ook? Nou nee hoor! Moderne boekhoudpakketten hebben allerlei handige functies ingebouwd, waardoor steeds meer van de boekhouding vanzelf gaat. Zo kan u met InformerOnline bijvoorbeeld factuurinformatie automatisch laten herkennen, zoals de verzamelfacturen van uw zakelijke tankpas. Of facturen automatisch laten boeken en de bankadministratie automatisch bij laten werken. En zelf hoeft u dan bijna niets te doen. Administratie in Excel kan dit allemaal niet. Waar de boekhoudpakketten alleen maar slimmer zullen worden, zal u in Excel waarschijnlijk het meeste zelf moeten blijven doen.

 

3. Facturen moet u 7 jaar bewaren. Waar?

Als u administratie in Excel gebruikt, dan staat daar waarschijnlijk netjes een overzicht met alle in- en verkoopfacturen. Maar u moet die facturen zelf natuurlijk ook ergens opslaan, en dat voor minimaal 7 jaar. Als u Excel gebruikt bent u zelf verantwoordelijk voor het bewaren van alle facturen. U moet ze ergens opslaan, op de computer of net als vroeger in een ordner. Met een boekhoudpakket in de cloud wordt dat allemaal voor u geregeld. U maakt een foto van een factuur en deze staat een seconde later voor minimaal 7 jaar in uw boekhouding en is bovendien overal ter wereld te raadplegen.

 

Online boekhouden voor ondernemers

 

4. Administratie is minder veilig

Eerder haalden we het Keurmerk Zeker-OnLine al aan. Dit keurmerk is samen met de Belastingdienst ontwikkeld en laat ondernemers zien of een boekhoudpakket veilig en betrouwbaar is. Als u de inhoud (data) van de administratie namelijk kwijt bent, voldoet u volgens de Belastingdienst niet aan de administratieplicht. Gevolg: u kunt een enorme boete krijgen. Alle normen en protocollen van het keurmerk Zeker-OnLine zien er op toe dat de data de hoogst mogelijke veiligheid kent. Bij een administratie in Excel bent u hier opnieuw helemaal zelf verantwoordelijk voor. Veel ondernemers slaan hun documenten en administratie op een lokale PC of losse harde schijf. Maar wat als er brand uitbreekt of ingebroken wordt? Dan bent u alsnog alles kwijt. Door te boekhouden in Excel neemt u dus een enorm risico op het gebied van veiligheid.

 

5. U bent enorm veel tijd kwijt

De opdracht is afgerond en u heeft een factuur gemaakt in Excel en u wilt deze verzenden. Alle risico’s met het per ongeluk dupliceren van facturen en dubbele factuurnummers buiten beschouwing latend, maakt u waarschijnlijk een PDF van de Excel-factuur. Vervolgens start u uw e-mailprogramma op. Vervolgens maakt u een nette e-mail richting de klant en zoekt u als bijlage de zojuist gemaakte factuur. In een online boekhoudpakket verstuurt u de factuur in één keer vanuit het boekhoudpakket zonder het e-mailprogramma in geweest te zijn. Bovendien wordt automatisch van de factuur een PDF gemaakt en heeftu nooit dubbele factuurnummers of iets dergelijks. Al met al is de keuze voor Excel een tijdrovende optie en kan het allemaal veel sneller met een gespecialiseerd boekhoudpakket.

 

6. Handmatig BTW aangifte doen

Elk kwartaal moet u als ondernemer btw aangifte doen. Als u de hele boekhouding netjes in Excel hebt staan, moet u uiteindelijk natuurlijk BTW aangifte doen. U, of uw boekhouder, zullen zelf de juiste informatie uit Excel moeten vissen en in moeten voeren in het aangifteprogramma. Als u een modern boekhoudpakket gebruikt kunt u aan het einde van het kwartaal in één keer de aangifte omzetbelasting naar de Belastingdienst sturen. Hoe? Met één druk op de knop vanuit het programma!

 

7. Niet overal inzicht in de cijfers

Afhankelijk van de complexiteit van je boekhouding kan het Excel bestand best ingewikkeld worden. In één oogopslag de belangrijkste cijfers naar boven halen kan al snel een heuse uitdaging zijn. Wilt u ook inzicht op uw smartphone? Dan wordt het helemaal lastig. Allereerst moet u de administratie in Excel in de cloud opslaan. Ten tweede moet uw smartphone de juiste app hebben om het Excel-bestand op een goede manier te presenteren. Met een echt boekhoudpakket is dit allemaal een stuk makkelijker. U download de speciale app voor de smartphone, logt in en de belangrijkste cijfers van je boekhouding vindt u netjes op het dashboard.

 

Stop met administratie in Excel: ga de cloud in

Gebruikt u op dit moment Excel voor uw administratie, overweeg dan eens een overstap naar een echt boekhoudpakket. U hebt dan geen last meer van bovenstaande 7 nadelen en u zult zelf ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Ook als u alleen facturen maakt of een hele kleine boekhouding hebt, kan het voeren van de administratie in een echt boekhoudpakket veel voordelen opleveren. Aarzelt u nog? Lees anders eerst artikel met 7 tips voor online boekhouden. Weet u het al? Bij e-Boekhouden heeft u voor factureren en boekhouden genoeg keuze! Probeer daarom hun innovatieve pakket geheel vrijblijvend 14 dagen gratis.


Voordelen zakelijke tankpas
  • Tankbonnetjes bewaren niet meer nodig
  • Sluitende administratie van de autokosten
  • Eén verzamelfactuur van de kosten en de betaalde btw
  • Goedkoper tanken en gegarandeerde de btw teruggave
  • Optioneel het betalen van parkeren, tol, autowasstraat enz.

 Tankpas vergelijken en aanvragen

2018-09-20T14:54:24+00:0010 nov 2017 |Administratie|

Geef een reactie