De 7 nadelen van administratie in excel

Administratie in excel, wie is niet ooit zo begonnen? Wie zich verdiept in de wereld van de boekhoudsoftware, komt er al snel achter dat er best veel programma’s zijn waar u de boekhouding mee kunt verzorgen. En of het nu om boekhouden of alleen factureren gaat, voor ieders wens is er wel wat te vinden.

Desondanks zijn er nog veel zzp’ers en mkb’ers die voor de boekhouding terugvallen op alom bekende Microsoft Excel.

Zijn deze ondernemers nu slimmer doordat zij niet voor een betaald online boekhoudpakket kiezen of missen zij misschien iets?

Waarschijnlijk dat laatste, want in dit artikel kijken we naar de 7 grootste nadelen van administratie in Excel.

1. Kans op fouten bij zelf formules invoeren

Als je een boekhoudpakket gebruikt, dan start je natuurlijk een en ander configureren en de persoonlijk voorkeuren instellen.

Bij administratie in een Excel spreadsheet, dan moet je vaak zelf boekhoudkundige overzichten en formules invoeren.

De kans dat je hierbij iets fout doet of niet precies volgens de regel- en wetgeving werkt is aanzienlijk groter. Bovendien is een goed ingericht Excel-werkblad relatief makkelijk om de zeep te helpen zonder dat je iets doorhebt.

Moderne boekhoudpakketten, zoals e-Boekhouden, in ons top 10 online boekhoud pakketten overzicht, worden jaarlijks gecontroleerd in het kader van het keurmerk Zeker-OnLine.

De werking van een Excel-boekhouding is vaak door geen enkele officiële instantie gecontroleerd en getest.

Met Excel heb je dus een veel grotere kans op fouten in de cijfers en je weet niet of je alles volgens de regels doet.

Eenvoudige boekhoudsoftware maakt het erg aantrekkelijk voor ondernemers die geen tijd kwijt willen raken aan de boekhouding, zeker als je bedenkt hoeveel uren jij op maandbasis bespaart! Hieronder drie voorbeelden van de beste online boekhoudprogramma’s voor zzp’ers en kleine mkb’ers op een rij.

2. Je mag (moet..) alles zelf doen

Je moet alles zelf doen? Met een boekhoudpakket toch ook? Nou nee hoor!

Moderne boekhoudpakketten hebben allerlei handige functies ingebouwd, waardoor steeds meer van de boekhouding vanzelf gaat. Zo kan je bijvoorbeeld met e-Boekhouden bijvoorbeeld factuurinformatie automatisch laten herkennen, zoals de verzamelfacturen van uw zakelijke tankpas.

Of facturen automatisch laten boeken en de bankadministratie automatisch bij laten werken. En zelf hoef je dan bijna niets te doen.

Administratie in Excel kan dit allemaal niet. Waar de boekhoudpakketten alleen maar slimmer zullen worden, zal je in Excel waarschijnlijk het meeste zelf moeten blijven doen.

3. Facturen moet je 7 jaar bewaren. Waar?

Als u administratie in Excel gebruikt, dan staat daar waarschijnlijk netjes een overzicht met alle in- en verkoopfacturen.

Maar je moet die facturen zelf natuurlijk ook ergens opslaan, en dat voor minimaal 7 jaar. Als je Excel gebruikt ben jezelf verantwoordelijk voor het bewaren van alle facturen. Je moet ze ergens opslaan, op de computer of net als vroeger in een ordner.

Met een boekhoudpakket in de cloud wordt dat allemaal voor je geregeld. Je maakt een foto van een factuur en deze staat een seconde later voor minimaal 7 jaar in uw boekhouding en is bovendien overal ter wereld te raadplegen.

4. Administratie is minder veilig

Eerder haalden we het Keurmerk Zeker-OnLine al aan. Dit keurmerk is samen met de Belastingdienst ontwikkeld en laat ondernemers zien of een boekhoudpakket veilig en betrouwbaar is.

Als je de inhoud (de data) van de administratie namelijk kwijt bent, voldoe je volgens de Belastingdienst niet aan de administratieplicht.

Gevolg: je kunt een enorme boete krijgen. Alle normen en protocollen van het keurmerk Zeker-OnLine zien er op toe dat de data de hoogst mogelijke veiligheid kent.

Bij een administratie in Excel ben je hier opnieuw helemaal zelf verantwoordelijk voor. Veel ondernemers slaan hun documenten en administratie op een lokale PC of losse harde schijf.

Maar wat als er brand uitbreekt of ingebroken wordt? Dan ben je alsnog alles kwijt. Door te boekhouden in Excel neem je dus een enorm risico op het gebied van veiligheid.

5. Je bent enorm veel tijd kwijt

De opdracht is afgerond en je hebt een factuur gemaakt in Excel en je wilt deze verzenden. Alle risico’s met het per ongeluk dupliceren van facturen en dubbele factuurnummers buiten beschouwing latend, maakt je waarschijnlijk een PDF van de Excel-factuur. Vervolgens start je het e-mailprogramma op.

Vervolgens maak je een nette e-mail richting de klant en zoek je als bijlage de zojuist gemaakte factuur. Zoals je ziet: allemaal handelingen.

In een online boekhoudpakket verstuur je de factuur in één keer vanuit het boekhoudpakket zonder het e-mailprogramma in geweest te zijn.

Bovendien wordt automatisch van de factuur een PDF gemaakt en heb je nooit dubbele factuurnummers of iets dergelijks. Al met al is de keuze voor Excel een tijdrovende optie en kan het allemaal veel sneller met een gespecialiseerd boekhoudpakket.

6. Handmatig btw aangifte doen

Elk kwartaal moet je als ondernemer btw aangifte doen. Als u de hele boekhouding netjes in Excel hebt staan, moet u uiteindelijk natuurlijk BTW aangifte doen.

Jij of je boekhouder, zullen zelf de juiste informatie uit Excel moeten vissen en in moeten voeren in het aangifteprogramma.

Als je een modern boekhoudpakket gebruikt kunt je aan het einde van het kwartaal in één keer de aangifte omzetbelasting naar de Belastingdienst sturen. Hoe? Met één druk op de knop vanuit het programma!

7. Niet overal inzicht in de cijfers

Afhankelijk van de complexiteit van je boekhouding kan het Excel bestand best ingewikkeld worden. In één oogopslag de belangrijkste cijfers naar boven halen kan al snel een heuse uitdaging zijn. Wil je ook inzicht op je smartphone? Dat kan, maar niet echt soepel.

Allereerst moet je de administratie in Excel in de cloud opslaan. Ten tweede moet uw smartphone de juiste app hebben om het Excel-bestand op een goede manier te presenteren. Als laatste hebben we het maar niet over of het scherm wel voldoende groot is. Met een echt boekhoudpakket is dit allemaal een stuk makkelijker.

Je download de speciale app voor de smartphone, logt in en de belangrijkste cijfers van je boekhouding vindt u netjes op het dashboard.

8. Stop met administratie in Excel: ga de cloud in

Gebruikt je op dit moment Excel voor uw administratie, overweeg dan eens een overstap naar een echt boekhoudpakket.

Je hebt dan geen last meer van bovenstaande 7 nadelen en je zult zelf ervaren hoe snel en makkelijk het eigenlijk allemaal kan. Ook als je alleen facturen maakt of een hele kleine boekhouding hebt, kan het voeren van de administratie in een echt boekhoudpakket veel voordelen opleveren.

Aarzel je nog? Lees anders eerst artikel met 7 tips voor online boekhouden.

Ludo Zwaan

Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd  zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.