Als ondernemer ontkom je er niet aan dat je de nodige uren moet steken in de bedrijfsadministratie. De belastingdienst verplicht alle ondernemers om een bepaalde administratie bij te houden. Welke zaken allemaal verplicht zijn, hangt af van de bedrijfsvorm van je onderneming. Als je een goede bedrijfsadministratie wil, is het handig om een bepaalde structuur vast te houden. Hoe je dat het beste kunt doen, kun je afleiden uit de 9 tips die in dit artikel beschreven staan.
1. Doe de bedrijfsadministratie op vaste tijdstippen
Bij het maken van je weekplanning kun je heel makkelijk een aantal uurtjes plannen die je gaat besteden aan de bedrijfsadministratie.
Door dit op vooraf vastgestelde momenten te doen, maak je de administratie daadwerkelijk een van de onmisbare vaste taken die je moet uitvoeren.
Daarnaast voorkom je dat er grote berken papieren en facturen liggen te wachten als je bijvoorbeeld de btw-aangifte moet doen.
2. Probeer automatisering programma’s uit
Er is de laatste jaren veel ontwikkeling op het gebied van bedrijfsadministratie. Zo zijn er tal van automatiseringsprogramma’s uitgekomen. Ze werken niet allemaal even makkelijk en handig, maar er zijn er een paar die daadwerkelijk taken uit handen nemen.
Zo worden mailtjes dan gescand zodat de facturen gelijk gesorteerd kunnen worden, en zijn er nog tal van mogelijkheden voor ondernemers.
Het kan de bedrijfsadministratie niet alleen sneller maken, het wordt ook wel leuker. Zeker als je een beetje van tech en innovatie houdt.
3. Van uitstel komt afstel – en dat leidt misschien boetes
De Belastingdienst is meestal niet mild als het gaat om te laat gedane aangiftes. Dit kunnen al snel boetes worden, en dat is natuurlijk zonde.
Met een goede bedrijfsadministratie verklein je de kans dat verplichtingen niet op tijd worden uitgevoerd. Ook het betalen van facturen aan leveranciers moet op tijd gebeuren. Zorg dat je niet achter de feiten aan gaat lopen!
4. Laat de bedrijfsadministratie soms controleren
Om zeker te weten dat alles goed gaat met je bedrijfsadministratie, kun je ervoor kiezen om eens in de zoveel tijd een professional in te huren. Deze kan alle papieren controleren en tips geven als je dingen over het hoofd ziet of bent vergeten.
Administratie kan in veel gevallen echt ingewikkeld zijn, en een professional weet altijd precies om wat voor subsidies of regelingen je recht hebt. Het is geen schande om dit soort kennis van buitenaf binnen te halen.
5. Houd altijd de gewerkte uren bij
Een belangrijk onderdeel van de bedrijfsadministratie is het aantal gewerkte uren. Dat geldt zowel voor ondernemers die personeel in dienst hebben als de zzp’er. Voor de inkomstenbelasting moet je bijvoorbeeld voldoen aan de urennorm.
De Belastingdienst kan hierom vragen. Met een goede urenregistratie is dit zo gebeurd. Ook het sturen van facturen aan klanten is makkelijker als je goed bijhoudt hoeveel uur je ergens aan werkt. Dit zorgt voor transparantie en duidelijkheid.
6. Zorg voor betaalmogelijkheden via iDEAL
Een van de grootste frustraties van ondernemers is het te laat betalen van facturen door klanten en opdrachtgevers. Er is gebleken dat iDEAL een uitkomst kan zijn.
Onderzoek toont aan de facturen met een iDEAL link 40% van de tijd binnen 1 dag betaald worden. Dat klinkt goed!
7. Digitale facturen helpen de bedrijfsadministratie
Veel bedrijven sturen hun facturen en rekeningen digitaal, maar soms krijg je weleens wat op papier. Om de kans te verkleinen dat je iets kwijtraakt, kun je vragen om digitale kopieën, of zelf de factuur inscannen. Dat maakt alles overzichtelijker!
8. Ruim de papieren goed op
Als de laatste tip niet goed lukt, raden we voor een goede bedrijfsadministratie in ieder geval aan om de papieren goed te sorteren. Investeer in een aantal goede mappen en maak van opruimen een vast onderdeel van het takenpakket.
9. Laat de cijfers tellen
Een goede bedrijfsadministratie is handig en overzichtelijk, maar het kan daadwerkelijk ook een kracht van je bedrijf worden. Mits je de cijfers echt laat tellen. Door goed te kijken naar welke onderdelen efficiënter kunnen, kun je je bedrijf laten groeien. Analyseer de administratie dus goed, en laat de cijfers tellen!
- Bedrijfsvorm (starter, zzp, mkb enz)
- Branche (handel, retail, flex enz)
- Het aantal medewerkers
- Functionaliteiten van het pakket
- Boekhoud mogelijkheden (zelf, of door boekhouder)
- Koppelingen (bankmutaties)
- En nog veel meer
Floris schrijft al jaren artikelen voor onze website. Bedreven in het vinden van zinvolle informatie en tips over tanken, kilometerregistratie en het zakelijk rijden.
