U bent zelfstandig fotograaf en opzoek naar een manier om de boekhouding zelf te regelen. Handmatig doen of met Excel is eigenlijk geen optie, maar wat kies je wel? Eigenlijk kunt u het beste kiezen tussen een manier van online boekhouden of toch een los boekhoudpakket. Wij geven voor- en nadelen van beide, vervolgens 7 tips om een boekhoudpakket aan te schaffen en tenslotte een online boekhouden pakket top 10.

Online boekhouden of een los boekhoudpakket

Zoals ik al noemde kunt u zowel een boekhoudpakket aanschaffen waardoor u alle boekhouding op uw eigen computer heb staan wanneer u zelf de boekhouding doet. Maar u kunt er ook voor kiezen de cloud in te gaan, ofwel online boekhouden. Dat is eveneens een boekhoudprogramma wat online werkt met als prettige bijkomstigheid dat er u er overal en op elk tijdstip erbij kunt. 

Er is wel onderscheid in de boekhoudpakketten qua omvang en mogelijkheden. Zoals bij tankpassen, zijn er online boekhoudpakketten voor de zzp’er (analoog aan tankpas zzp) en de mkb (tankpas mkb). Een mkb heeft doorgaans veel meer administratieve werkzaamheden dan een starter of zzp’er. Een financieel boekhoudpakket bevat voor een mkb veel meer functionaliteiten daar voor een zzp’er.

Voordelen en nadelen

Aan de ene kant is het niet handig dat u niet overal bij de boekhouding kan met een los boekhoudpakket maar het voordeel is aan de andere kant dat het wel veiliger is. Voorwaarde is natuurlijk wel zolang uw computer(s) natuurlijk goed beveiligd zijn en u op tijd een back-up maakt. 

Het voordeel van een online oplossing is dat het voldoet in het algemeen aan de laatste wet- en regelgeving en frequent security updates plaatsvinden. Een aantal maanden terug lagen de parkeergarages van Q-park plat door een ransomware aanval.  Regelmatig updates is daarom essentieel. Het is niet helemaal gratis, omdat u een maandelijks abonnement moet afsluiten, maar het is wel maandelijks opzegbaar.
Wanneer u een eigen boekhoudpakket gebruikt is dit niet het geval en is het uw eigen verantwoordelijkheid dat alles up-to-date blijft. Vaak is een onderhoudscontract nodig, die veelal niet gratis is. Bovendien is het erg handig dat je met online boekhouden overal bij de boekhouding kan, dus ook op een andere computer, tablet en bij een aantal aanbieders ook via een app op de smartphone. 

7 tips om een boekhoudpakket aan te schaffen

Wanneer u administratiesoftware gaat aanschaffen dan houdt dit niet in dat de duurste persé de beste is. U moet naar uw eigen verwachtingen en wensen kijken zodat je op basis hiervan een administratiesoftware kan kiezen wat het beste bij u past. Wij hebben totaal 7 tips  op een rij gezet, met daarna een top 10 van pakketten voor online boekhouden.

1. Functionaliteiten

Als eerste wil je kijken naar de functionaliteiten die het boekhoudpakket heeft. Elk pakket kan namelijk net wat anders. En de functies waarvoor u het pakket wilt gebruiken moeten wel mogelijk zijn. Mogelijk kunt u ook overleggen met uw eigen boekhouder of accountant welke taken je zelf wilt en kan uitvoeren, en dan er samen voor zorgen dat je een lijstje hebt met de dingen die de software moet kunnen. Neem daarbij overweging of de inhoud van het boekhoudpakket eenvoudig over te dragen is aan uw boekhouder. Zie ook tip 5.

2. Gebruikersgemak

Voordat u een los boekhoudpakket aanschaft is het sowieso verstandig om een proefpakket of proefabonnement te nemen. Op die manier kun je kijken of u er een beetje makkelijk mee werkt. De ene gebruiker kan van nature handiger omgaan met dit soort pakketten dan de ander. Als u elke 5 minuten de handleiding moet raadplegen schiet dat natuurlijk niet op en kan dat een reden zijn misschien een ander pakket kiezen.

3. Inzicht in de financiën

U wilt de boekhouding deels zelf doen om sneller erachter te komen hoe het financieel met uw onderneming gaat. Dan moet dit wel voor u voldoende overzichtelijk zijn in het boekhoud programma wat u gaat gebruiken. Nogmaals, probeer eerst een proefversie of abonnement te krijgen, voer enkele mutaties in, en bepaal en controleer of het gegeven overzicht u helpt snel inzicht te geven.

4. Klantenservice

Als je ooit problemen of vragen hebt met het boekhoudpakket dan is het wel zo fijn als er een helpdesk is waarbij je altijd aan kunt kloppen. Vergeet hier dus ook zeker naar te kijken. Denk daarbij aan de openingstijden, spreken ze Nederlands (!) en bekijk de online beschikbaarheid van handleidingen, FAQ enz.

5. Aansluitend systeem

Bij tip 1 al genoemd, maar als u het boekhouden maar deels zelf doet dan moet het systeem dat je gebruikt wel aansluiten op degene die uw accountant of boekhouder gebruikt. Daardoor kan de boekhouder sneller de jaarrekening opmaken wat hem of haar ook weer tijd scheelt en u geld. Overleg dit dus van tevoren zodat er geen misverstanden kunnen ontstaan. Online boekhouden is hierin een pre, omdat de boekhouder er eenvoudig bij kan: u geeft hem/haar een account en hij kan meekijken.

6. Een goede back-up

Back-ups zijn ontzettend belangrijk aangezien je de gegevens voor de belastingdienst zeven jaar lang moet bewaren. U wilt dus van tevoren weten hoe dit bij het programma geregeld is, zodat je niet zomaar al uw gegevens kwijt kunt zijn. Zeker als u een online boekhoudpakket aanschaft, wat kan u dan nog met de administratie van de voorgaande jaren. Daarom is de laatste tip zo belangrijk, want die wordt vaak vergeten.

7. Export- en overstapmogelijkheden

Als u ooit een ander pakket zou willen gebruiken dan moeten uw gegevens wel mee kunnen nemen. Waarom? U moet ze van onze vrienden van de belastingdienst namelijk nog 7 jaar bij de hand houden. Kijk dus hoe gemakkelijk uw gegevens kunt exporteren en/of kan overzetten naar een ander systeem.

Conclusie los of online boekhoudpakket

Zowel de losse als de online oplossingen hebben beide voor- en nadelen. De online cloud oplossingen zijn tegenwoordig volop aanwezig en voor een klein maandbedrag kunt u aan de slag. Sommige pakketten bieden het eerst jaar een gratis abonnement aan. Maar als u geen maandbedrag wilt betalen is een los boekhoudpakket een volwaardig alternatief. Hieronder vindt de meest gebruikt boekhoud oplossing en via onze boekhoudpakket vergelijker kunt u ze direct bestellen!

Top 10 online boekhoud pakketten

e-Boekhouden

Rompslomp

YourSminc

Informer

Kleisteen

Stel u wilt online wilt gaan boekhouden dan hebben wij de bekendste en meest gebruikt boekhoudpakket onder elkaar gezet. Deze zijn geschikt voor de starter, zzp’er en mkb bedrijven. Als u naar onze boekhoudpakket vergelijker gaat, dan kunt u snel de functionaliteiten (tip 1) selecteren en vervolgens de oplossingen bekijken en eventueel direct bestellen.

1. e-Boekhouden.nl: Een persoonlijke favoriet die je bovendien het eerste jaar als starende ZZP’er gratis kunt gebruiken
2. Rompslomp: Ooit opgericht door twee studenten, een topper waarvan de basisfunctionaliteit gratis is.
3. Ficsus: Een creatieve naam! Special voor de zzp’er en de eerst 35 dagen gratis (tip 2)
4. KLeisteen: Voor de mkb ondernemer tot 20 medewerkers 
5. Exact Online: Een erg uitbreidbare boekhoudingsoftware voor het mkb, waarmee je zo ver kan gaan als je zelf wilt
6. YourSminc: Niet erg duur en bekend om zijn gebruiksvriendelijkheid
7. Informer: Geschikt voor elk type onderneming, met aparte functies, te koppelen met tankpas.nl
8. Davilex: Een oude bekende uit losse boekhoudpakket wereld. 
9. Thinq: Zeer betaalbaar programma voor de (startende) zzp’er wat prima werkt
10. Digitaal Kantoor: Kun je helemaal zelf inrichten, geschikt voor het mkb

Ludo Zwaan

Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd  zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.