7 signalen dat je klaar met Excel bent

Ben jij al klaar met Excel? Misschien een rare vraag, maar voor steeds meer bedrijven en professionals is werken met spreadsheets niet meer relevant. Hoe zit dat bij jou? Ben jij nog de baas over het wirwar van Excel documenten of is het andersom? Excel kan de groei van jouw onderneming namelijk tegenhouden.

1. Tijdperk Excel is voorbij

Excel is onderdeel van het Microsoft pakket dat al jaar en dag op ieders desktop of laptop staat. Voor het verwerken van cijfers is dit misschien wel het meest gebruikte spreadsheet programma van de laatste decennia. Er wordt niet voor niets vaak gesproken over een ‘excel jungle’

Maar de laatste jaren zijn er steeds meer signalen gekomen dat het tijdperk Excel over is. Hieronder volgen 7 signalen die jou als professional vertellen dat het tijd is voor een andere manier van werken.

1.1 Professionals zijn klaar met het beperkte Excel

Maar Excel is niet meer van deze tijd. Sterker nog, ondernemingen die vast blijven houden aan Excel worden geremd in hun groei. Ondernemingen zijn ingewikkelde organisaties met allerlei organen, zelfs de kleine ondernemingen.

Groei is vaak nodig om een onderneming draaiende te houden en uit te breiden. Want stilstand is achteruitgang, niet waar?

Bedrijven kunnen steeds meer met data. En data ontwikkelt zich. Met data kunnen organisaties bijvoorbeeld hun doelgroep nog beter targetten. Maar om die data te verwerken heb je tools nodig.

Spreadsheets zijn dan niet langer goed genoeg. Professionals geven aan klaar te zijn met Excel. En gelukkig zijn er dan geautomatiseerde systemen die de complexiteit van moderne organisaties moeiteloos aankunnen.

1.2 Documenten onvindbaar, samenwerken is frustrerend

Misschien doe je het zelf wel, Excel documenten opslaan in mappen. Voor zelfstandige ondernemers is dit misschien nog wel bij te houden, maar stel je eens voor als je een honderden documenten hebt en je hebt er één nodig. Dan ben je snel klaar met Excel.

En stel je eens voor dat je met meerdere personen samenwerkt. Je slaat een document op, maar een ander gebruikt een ander document om zijn werkzaamheden in te verwerken. Voor je het weet heb je voor één project meerdere rondzwervende documenten.

1.3 Ingevoerde data is niet te achterhalen

Vervelend, frustrerend, maar vooral verwarrend. Spreadsheets in Excel zijn daarin achterhaald door specifieke programma’s die het mogelijk maken om gemakkelijk online met elkaar samen te werk.

Moderne verwerkingstools zijn gemakkelijker in gebruik, zeker wanneer samenwerking vereist is. Met Excel is het lastig om te zien waar bepaalde input vandaan komt. Stel je werkt met een team aan een jaarverslag, dan is het lastig te zien wie wat wanneer heeft ingevuld.

Deze vernuftige tools maken het mogelijk om tot in detail deze informatie na te gaan. Zo weet je altijd bij wie je terecht kunt als bepaalde data onduidelijk is.

1.4 Klaar met verschillende manieren van werken in Excel

Excel biedt allerlei mogelijkheden om een tabel in te voegen, vakken op te maken en data door te berekenen. Probleem is dat ieder daarin zijn eigen manier heeft. Waar de één graag werkt met meerdere tabbladen, zal een ander het overzicht willen behouden in één grote tabel.

Het standaardiseren van dit soort processen maakt het werk een stuk eenvoudiger. Hiermee zorg je ervoor dat data op gelijkerwijze wordt verzameld en verwerkt. Het zorgt voor een fijne en goede workflow.

Je voorkomt gedoe met het overzetten van data in gelijke tabellen en daarbij zorg je ervoor dat de data 24/7 beschikbaar is in de cloud.

1.5 Spreadsheetspecialisten zijn onmisbaar

Een groot nadeel van het gebruik van spreadsheets is dat een organisatie afhankelijk is van een paar spreadsheetspecialisten. Spreadsheets zijn ingewikkelde systemen die zeer foutgevoelig zijn.

Hiervoor heb je specialisten nodig. Maar wat als één van de paar specialisten de organisatie verlaat?

Je bent simpelweg afhankelijk van de kennis van een paar personen terwijl gestandaardiseerde systemen toegankelijk zijn voor iedereen.

1.6 Excel is enorm foutgevoelig

Spreadsheets bestaan uit rapportages met data die door mensen is ingevoerd. We zijn misschien wel geneigd te denken dat als we het verwerken van data op onze eigen manier doen, dat we dan het beste overzicht houden.

Maar mensen maken fouten. En omdat het maken van spreadsheets in Excel door mensenhanden wordt gedaan, is de kans op fouten groot. Onderzoeken verschillen over de hoogte van het foutenpercentage, maar zijn het erover eens dat Excel spreadsheets foutgevoelig zijn. Een goede reden om klaar te zijn met Excel.

Het is op zich geen probleem dat mensen wel eens fouten maken. Maar als je het kunt voorkomen dan moet je dat vooral doen. Het kan je veel tijd en geld schelen. En daarnaast wil je betrouwbaar overkomen.

Het ontwikkelen en/of gebruiken van gestandaardiseerde programma minimaliseert de kans op fouten.

1.7 Klaar met het zoeken naar verbanden in Excel spreadsheets

Hoeveel tijd ben je kwijt aan het analyseren van data uit Excel? Een eenvoudige balans is misschien nog te doen, maar een veelvoud aan data maakt een analyse niet te doen.

Zeker in grotere organisaties is het zoeken naar verbanden in data schier onmogelijk met spreadsheets. Organisaties zijn dan ook klaar met Excel.

Zoeken naar een kleine fout in een spreadsheet is als het zoeken naar een speld in de spreekwoordelijke hooiberg. En vind je die speld niet, dan is het duimen voor een goede afloop.

2. TransAlto helemaal klaar met Excel na miljoenenverlies

Er zijn verschillende voorbeelden waarbij het werken met spreadsheets totaal verkeerd uitpakt. Zo meldde The Guardian dat er voor de Olympische Spelen van 2012 in Londen teveel tickets waren verkocht voor een zwemevenement.

Maar liefst 10.000 tickets teveel, omdat in een spreadsheet niet 10.000, maar 20.000 was ingevuld. Die extra 10.000 tickets moesten opgewaardeerd worden.

Een ander bedrijf dat al een tijdje klaar is met Excel is het Canadese TransAlta. Door verkeerd kopiëren-plakken van data leed het bedrijf een exorbitant verlies van 24 miljoen dollar.

3. Voorkom een financiële dreun voor jouw onderneming

De voorbeelden van TransAlta en de Olympische Spelen zijn voorbeelden van grote organisaties. Maar ook voor zelfstandig ondernemers is het belangrijk om hierover na te denken. Een foutje in Excel is snel gemaakt.

Wees dit voor. Kies voor de juiste systemen, niet alleen voor nu, maar ook voor de toekomst en voorkom financiële dreunen zoals die van hierboven. Misschien niet van dezelfde omvang, maar wel met dezelfde impact.

Ben jij al klaar met Excel?