Het bijhouden van je administratie kan veel tijd kosten. Zeker als je niet alles op orde hebt. De manier waarop je je inkoopfacturen en bonnetjes bewaart kan een wereld van verschil maken voor de efficiëntie van je administratie. In dit artikel vind je 5 tips over hoe je dit het beste kunt doen!
1. Maak al je bonnen en inkoopfacturen digitaal
In een map al je belangrijke documenten bewaren is niet meer echt van deze tijd. Veel van de inkoopfacturen en andere bonnen die je krijgt of verstuurt zullen al digitaal zijn.
Voor diegenen die dat nog niet zijn, zijn makkelijke oplossingen te verzinnen. Zo kun je gewoon een foto maken met je telefoon en deze in de cloud bewaren. Een extra tip is om de gemaakte digitale kopieën gelijk te ordenen. Zo voorkom je een chaos!
2. Voldoet alles aan de eisen van de belastingdienst?
Alle eisen die de belastingdienst stelt aan bonnen en facturen kun je simpelweg vinden op hun website. Je moet hierbij denken aan dingen als data, prijs, verloopdatum van de factuur, enzovoorts.
Als deze niet op je inkoopfacturen staan, mogen ze officieel niet voorkomen in je administratie. We weten allemaal dat de belastingdienst streng kan zijn, dus dit kun je maar beter op orde hebben!
3. Gebruik een speciale app
Er zijn tegenwoordig tal van digitale oplossingen voor je administratie. Zo zijn er boekhoud applicaties die zowel op je telefoon als je computer kunnen lopen. Hiermee kun je zowel onderweg als thuis alles bijwerken, en heb je je administratie altijd bij je.
Hoeveel zo’n app kan, hangt af van hoeveel geld je eraan kwijt wil zijn. Er zijn gratis alternatieven waar je bijvoorbeeld alleen je inkoopfacturen in kunt plaatsen om te bewaren.
Als je meer wil, zoals je uren bijhouden, eventueel de data van werknemers, e.d. kan dat ook. Dan moet je waarschijnlijk wel een betaald alternatief gaan zoeken.
4. Regel je inkoopfacturen en bonnen op een vast tijdstip
Als je je administratie op een vast tijdstip doet, bijvoorbeeld een keer per week, is de kans kleiner dat je inkoopfacturen kwijtraakt.
Je komt namelijk niet over van de bonnen en documenten, omdat je wekelijks alles wegwerkt. Dan hoef je niet opeens alles op te gaan zoeken als de omzetbelasting weer moet worden ingevuld!
5. Schakel een extern iemand in
Als je zeker wil weten dat alles goed gaat, kun je er ook voor kiezen om een accountant of boekhouder in dienst te nemen. Deze heeft toegang tot al je inkoopfacturen en andere administratie, en houdt alles voor je bij.
Je kunt er natuurlijk ook voor kiezen om hem of haar slechts enkele administratieve zaken te laten regelen. Zorg in dat geval voor duidelijke afspraken. Zo blijven er geen dingen liggen of gebeuren zaken dubbel of dat je op kosten wordt gejaagd.
- Bedrijfsvorm (starter, zzp, mkb enz)
- Branche (handel, retail, flex enz)
- Het aantal medewerkers
- Functionaliteiten van het pakket
- Boekhoud mogelijkheden (zelf, of door boekhouder)
- Koppelingen (bankmutaties)
- En nog veel meer
Floris schrijft al jaren artikelen voor onze website. Bedreven in het vinden van zinvolle informatie en tips over tanken, kilometerregistratie en het zakelijk rijden.
