Ondernemers willen het liefst zo veel mogelijk tijd bezig zijn met de belangrijke onderdelen van hun bedrijf. Contact met klanten, binnenhalen van opdrachten en natuurlijk het leveren van goede diensten en/of producten. Maar er zijn ook minder in het oog springende aspecten van het leven van een ondernemer. Een daarvan is de online administratie. Als je hier niet zo goed in bent, of nog niet veel ervaring hebt, kan hier veel tijd in gaan zitten. En dat is natuurlijk erg zonde. Daarom hebben we deze 5 tips voor een goede en effectiefe online administratie op een rijtje gezet.
1. Doe de online administratie op een vast tijdstip
Om te voorkomen dat de zakelijke administratie een ondergeschoven kindje wordt waar je niet genoeg tijd in stopt, kan het handig zijn om een vast tijdstip in de week in te plannen. We raden wel aan om minstens elke week er even aan te gaan zitten.
1.1 Uitstel levert stress op
Het voordeel van een online administratie is dat zo’n boekhoudpakket 24/7 bereikbaar is en op elke plek. Een potentieel nadeel is dat je het gaat uitstellen (ik kan het toch altijd doen?). Een vast ritme is daarom wel belangrijk en kost uiteindelijk minder tijd.
Maar als je bijvoorbeeld naar maandelijks gaat, kan het zomaar voorkomen dat je geheugen minder goed is dan je van tevoren had gedacht.
Een avondje in de week de online administratie bijhouden is in onze beleving de beste optie.
Doe de online administratie op een vast tijdstip
2. Houd je privé en zakelijke inkomsten apart in je online administratie
Om het gemak en het overzicht te behouden van al je financiële transacties, kan een zakelijke rekening uitkomst bieden. Dit zal de online administratie een stuk makkelijker maken. Als je de uitgaven die je hebt gedaan voor je bedrijf uit je privérekening moet halen, zal je sneller iets over het hoofd zien.
Een extra tip is om op deze zakelijke rekening gelijk een aparte spaarrekening te openen voor de btw en/of inkomstenbelasting.
2.1 Zakelijke aftrekposten
Als je ingeschreven staat als ondernemer, dan mag je gebruik maken van zakelijk aftrekposten. In een uitgebreid artikel ‘Vier voorbeelden van handige zakelijke aftrekposten‘ kan je daar alles over lezen.
Kort samengevat zijn deze vier categorieën:
- Reiskosten (kosten overnachtingen, brandstofkosten, zakelijke tankpas ed)
- Hardware (computer/laptop, zakelijk mobiel, zakelijk mobiel abonnement)
- Relatiegeschenken (voor bestaande klanten)
- Zakenlunch-diner (met klant)
3. Keer een maandelijks ‘salaris’ uit aan jezelf
Je bent natuurlijk ondernemer geworden om geld te verdienen, zodat je kunt rondkomen in het dagelijkse leven. Dus zal je ook deel van de winst moeten uitkeren als salaris aan jezelf.
Het handigst voor je zakelijke administratie is, als dit een vast maandbedrag is. Dit is makkelijk voor de inkomstenbelasting, en bovendien geeft het je een duidelijk beeld van hoeveel je uitgeeft aan bijvoorbeeld boodschappen. 2 vliegen in 1 klap dus!
4. Kies voor een digitaal overzicht bij je online administratie
Het werken met papieren bonnetjes is niet meer van deze tijd. Voor een goede online administratie raden we je zeker aan om gebruik te maken van een digitale tool. Zoals eerder gezegd: online administratie is niet meer weg te denken en meeste pakketten zijn gebruikersvriendelijk.
Zo zijn er zal tal van diensten en applicaties die veel hulp bieden bij de boekhouding. Zo heb je je facturen, kalanders, in/verkoopstatements etc. allemaal op dezelfde plek. Zo houd je het overzicht! Een veel gebruikt boekhoud online administratie pakket is e-Boekhouden waar we recent een review over hebben geschreven.
5. Zorg voor een goede urenregistratie
Veel ondernemers houden niet goed bij hoeveel uren ze werken, waardoor ze uiteindelijk een beetje moeten gokken als ze een factuur opstellen. En dat terwijl het bijhouden van een goede urenregistratie een van de makkelijkste delen van de zakelijke online administratie is!
Het kan gewoon in Excel, of er zijn genoeg andere (gratis) opties die je ermee kunnen helpen. Bovendien moet je van de belastingdienst aan het urencriterium voldoen als je over bepaalde aftrekposten wil beschikken.
- Bedrijfsvorm (starter, zzp, mkb enz)
- Branche (handel, retail, flex enz)
- Het aantal medewerkers
- Functionaliteiten van het pakket
- Boekhoud mogelijkheden (zelf, of door boekhouder)
- Koppelingen (bankmutaties)
- En nog veel meer
Gestart in 2014 als initiatiefnemer van deze website, naast een baan bij Philips waarin ik veel hebt gereisd. Als (toen) deeltijd zzp-er altijd op zoek naar minimalisatie van administratie en schrijf graag voor mijn doelgroep: De Zakelijke Reiziger. Veel praktische kennis deel ik o.a. over zakelijke tankpassen en zakelijk auto leasen.
